Wie man ein Hinweisgebersystem implementiert – Organisation

Willkommen zum zweiten Teil der kurzen Reihe von Blogartikeln von WhistleB, in denen es darum geht, wie man ein Hinweisgebersystem implementiert. Im ersten Blogbeitrag haben wir die Bedeutung der Kommunikation vor der Implementierung hervorgehoben und einige Tipps zu den Personenkreisen, Meldungen und Kommunikationskanälen gegeben. 

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf erste organisatorische Überlegungen. Diese umfassen u. a. das Whistleblowing-Team, die Prozesse sowie Verfahren und rechtliche Aspekte bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems.

Stellen Sie das richtige Whistleblowing-Team zusammen und schulen sie es

Wer wird die über Ihr Hinweisgebersystem gesendeten Meldungen erhalten und bearbeiten? 

Es muss sorgfältig darüber nachgedacht werden, wer im Whistleblowing-Team sein soll, damit die richtigen Personen ausgewählt werden. Es gibt mehrere Gründe dafür. Der erste ist ein rechtlicher Aspekt. Aufgrund der EU-Whistleblowing-Richtlinie sind die meisten Organisationen in den EU-Mitgliedsstaaten dazu verpflichtet, eine kompetente, unabhängige Person auszuwählen, die alle Meldungen erhält und weiterverfolgt. Organisationen werden deshalb in den nächsten Jahren eine Person auswählen müssen, die diese Aufgaben übernimmt und entweder aus dem Unternehmen stammt oder ein externer Dienstleister ist. Der zweite Grund ist, dass es einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg und die Glaubwürdigkeit des Whistleblowing-Prozesses hat, wie die Person oder die Teammitglieder, die die Meldungen empfangen, wahrgenommen werden und welche Fähigkeiten sie haben. Hinweisgebende müssen darauf vertrauen können, dass ihre Bedenken ernst genommen und ihre Meldungen professionell bearbeitet werden, darum ist es ein ausschlaggebender Faktor, wer in den Prozess involviert ist.

Wer sollte nun also in das Team? Wir empfehlen, mindestens zwei Personen auszuwählen, die die Meldungen empfangen sollen. Diese sollten große Integrität haben und sehr vertrauenswürdig sein. Zudem sollten sie vorzugsweise für diese Aufgabe geschult worden sein und über die Fähigkeiten verfügen, sensible Fälle, die verschiedenste Fachgebiete betreffen können, zu beurteilen und zu bearbeiten. Die Faustregel ist: Das Team sollte klein gehalten werden, aber die Mitglieder sollten aus unterschiedlichen Kompetenzbereichen der verschiedenen Organisationsteile stammen. Das so entstehende Spektrum an Fähigkeiten stärkt die Integrität des Teams. Für gewöhnlich wird das Team aus Personen der Bereiche Recht und Compliance, Innenrevision und Risikomanagement sowie Ethik und Personalwesen zusammengestellt. Es wird auch immer üblicher, Vertreter aus dem Vorstand im Team zu haben. 

Legen Sie Whistleblowing-Verfahren und -Prozesse fest 

Es gibt eine Reihe von wichtigen Prozessen, die vor der Implementierung eines Hinweisgebersystems festgelegt werden müssen. Den drei wichtigsten – dem Meldeverfahren, dem Fallbearbeitungsverfahren und dem Ermittlungsverfahren – werden wir separate Artikel widmen. In diesem Artikel werden wir uns auf zwei weniger offensichtliche Verfahren konzentrieren: das Eskalationsverfahren und den Umgang mit Meldungen, die keine Whistleblowing-Fälle sind.

Eskalation: Wenn Sie ein Eskalationsverfahren festlegen, bedeutet das, dass Ihre Organisation immer auf das Schlimmste vorbereitet ist. Wenn jemand in Ihrem Team, Geschäftsleitung / CEO oder die/der Vorsitzende durch eine hinweisgebende Person beschuldigt wird – egal, ob es sich am Ende als richtig herausstellt oder nicht – ist dies eine unangenehme Situation und das Team sollte ausreichend Unterstützung und Kenntnisse haben, um zu wissen, wie sie dann handeln müssen. Die folgenden Vorgehensweisen werden für gewöhnlich angewendet:

• Falls jemand im Whistleblowing-Team beschuldigt wird, sollte diese Person unverzüglich aus der Untersuchung ausgeschlossen werden.
• Wenn die Geschäftsleitung oder die/der CEO beschuldigt wird, sollte das Team dies der/dem Vorstandsvorsitzenden melden.
• Wird der/die Vorstandsvorsitzende beschuldigt, muss das Team dies einem anderen Mitglied des Vorstandes melden.

Meldungen, die keine Whistleblowing-Fälle sind: Durch eine klare Kommunikation (LINK zum 1. Blogbeitrag der Reihe) und die Definition von Angelegenheiten, die Whistleblowing-Fälle sind, kann Ihre Organisation die Wahrscheinlichkeit verringern, dass sie Meldungen erhalten, die keine Whistleblowing-Fälle sind. Derartige Meldungen können jedoch trotzdem übermittelt werden, beispielsweise Beschwerden über Beförderungen, das Arbeitsumfeld oder unangemessenes Verhalten von Kolleginnen und Kollegen. 

Die richtige Art und Weise mit Meldungen umzugehen, bei denen es sich nicht um Whistleblowing nach der strikten Definition handelt, ist, diese Nachrichten dorthin weiterzuleiten, wo die Angelegenheit normalerweise bearbeitet werden sollte. Die optimale Vorgehensweise ist, die Person, die die Meldung gesendet hat, zu benachrichtigen und sie an die zuständigen Vorgesetzten oder andere Abteilungen, z. B. die Personalabteilung, zu verweisen. Auch hier gilt, dass Sie immer darauf achten sollten, Vertrauen in den Whistleblowing-Prozess zu schaffen, deshalb ist es wichtig auch Meldungen, die keine Whistleblowing-Fälle sind professionell bearbeitet werden. Zur Unterstützung in solchen Situationen sollte das Hinweisgebersystem dem zuständigen Team ermöglichen, die Meldung auf sichere Weise anderen geeigneten Abteilungen zuzuweisen.

Beachten Sie rechtliche Anforderungen

Die rechtlichen Aspekte beim Whistleblowing dürfen nicht unterschätzt werden. Müssen Sie die Identität der hinweisgebenden Person vertraulich behandeln? In welchem Umfang müssen Sie den Datenschutz gewährleisten? Gibt es bestimmte Funktionen, die im System integriert sein müssen? Hier sind einige der wichtigsten Überlegungen sowie eine Zusammenfassung über einige der relevantesten Rechtsfragen für Geschäftsleitungen.

Nationale Gesetze: Die Whistleblowing-Gesetze sind auf der ganzen Welt verschieden. Dort, wo es auf nationaler Ebene Gesetze zum Schutz Hinweisgebender gibt, umfassen diese häufig nur eine begrenzte Anzahl von Bereichen, z. B. Finanzdienstleistungen oder den öffentlichen Sektor. In anderen Ländern wird geregelt, ob anonyme Meldungen erlaubt sind oder nicht. Es gibt auch einige nationale Gesetze, in denen sehr genau bestimmt wird, welchen Inhalt und Umfang Organisationsrichtlinien zum Whistleblowing haben sollten.  Sehr wichtig ist hierbei, dass Ihre Organisation die aktuellen Gesetze und Verordnungen zum Datenschutz, Schutz von Hinweisgebenden usw. in allen Ländern, in denen Sie die Whistleblowing-Lösung anbieten, einhalten muss.

Strengere Datenschutzgesetze: Die Verordnungen zum Schutz personenbezogener Daten werden weltweit immer strenger. Die EU hat was dies betrifft eine Vorreiterrolle eingenommen, da sie mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) die weltweit strengste Verordnung zum Datenschutz erlassen hat. Hinweisgebersysteme enthalten möglicherweise hochsensible Daten Als 2018 die DSGVO in der gesamten EU in Kraft trat, wirkte sich dies deshalb verständlicherweise bedeutend auf die Hinweisgebersysteme von Organisationen aus.

EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern: Diese Verordnung wurde in diesem Artikel bereits mehrfach erwähnt und wird Dezember 2021 in Kraft treten. Ihr Ziel ist es, in der gesamten EU Hinweisgebende zu schützen und zu ermutigen, die Fehlverhalten an ihrem Arbeitsplatz melden, das gegen EU-Recht verstößt. Die neue Richtlinie umfasst Betrug, Korruption, Steuervermeidung von Unternehmen und Gesundheits- und Umweltschäden. 

In diesem Artikel haben wir über organisatorische Aspekte gesprochen. Wenn Sie weitere praktische Ratschläge zur Implementierung eines Hinweisgebersystems möchten, empfehlen wir Ihnen einen Blick in unser leicht verständliches Handbuch zu werfen: The ABC guide for establishing a whistleblowing solution that increases customer and employee satisfaction. Laden Sie das E-Book herunter oder bestellen Sie das Buch über Amazon oder Bokus.