Hva menes med en hotline for varsling?

En hotline for varsling er en kanal som tillater ansatte og andre å komme med konfidensielle bekymringsmeldinger om illojalitet. Det er et viktig verktøy for å redusere risiko og bygge tillit fordi det gjør det mulig for ledere å ta tak i illojale handlinger på et tidlig tidspunkt. En hotline for varsling fyller en preventiv rolle ved å være der og derfor være en grunn for at folk tenker seg om to ganger med hensyn til å oppføre seg illojalt, være korrupt, utføre et bedrageri, være trakasserende overfor andre, eller andre former for krenkende og ulovlig adferd. Hotline for varsling kom skikkelig i søkelyset i 2002, når lovbestemmelsene som fikk navnet Sarbanes-Oxley Act krevde at alle amerikanskregistrerte selskaper måtte ha en kanal og en prosess for varsling. På den tiden var den vanlige måten varsle på å bruke telefon eller gi muntlige beskjeder. Dette forklarer hvorfor en bruker begrepet hotline om varsling selv i dag, selv om det er like sannsynlig at det skjer ved en elektronisk løsning og et mer omfattende varslingssystem. I denne artikkelen vil vi beskrive:

• Hvilke typer hotline for varsling finnes?
• Komponentene i et hotline varslingssystem
• De fire kritiske faktorene for en suksessrik hotline for varsling

Hvilke typer hotline for varsling finnes?

1. Digital hotline for varsling

Digital hotline for varsling er en kanal som tillater at folk kan varsle online via moderne telefoner eller dataplattformer gjennom et web-basert varslingssystem. Den største fordelen er at dette tillater varsleren anonymitet, en nøkkel faktor for å oppmuntre å rapportere bekymringer uten frykt for gjengjeldelse. Systemet tillater også varsleren å legge til filer med tekst eller bilder som bevis for deres observasjoner. Online varsling sørger også for at all informasjon kan lagres på ett sted, og det viktigste av alt, at alt skjer på en sikker måte, i samsvar med GDPR og andre nasjonale regelverk. Samsvar med lovgivning kan bli en integrert del av programvaren for en digital hotline for varsling, noe som tar vare på organisasjonens plikt til å opptre lovmessig. Endelig, administrasjon av varslingssaker med meldinger, dokumenter og undersøkelser kan logges og gis automatiske avanserte funksjoner innenfor et elektronisk hotline system.

2. Telefonbasert hotline for varsling

En telefonbasert hotline for varsling gjør det mulig for folk å varsle via telefon til en person som er oppnevnt som mottaker av bekymringsmeldinger på vegne av organisasjonen. En slik ordning kan gjøres tilgjengelig som en digital løsning 24/7/365 og tillate en del anonymitet. En slik ordning er mindre sikker ettersom informasjonen ikke kan krypteres fra varsleren til mottakeren av bekymringsmeldingen. Telefonbaserte varslinger er mindre kostnadseffektive fordi de ikke tillater en integrert oppfølgning ettersom informasjonen som kommer frem må logges manuelt. Når en telefonisk ordning ikke tillater bruk av data plattformer annet enn telefon, blir ordningen mindre brukervennlig. På den annen side, i land hvor internetbaserte løsninger ikke er så lett tilgjengelig, eller det forekommer grupper av medarbeidere som ikke er vant med skriftlig rapportering, vil en telefonbasert løsning være et godt alternativ.

3. Varsling person til person

Personlig varsling eller bruk av ”åpen dør”  er for mange den vanligste form for varsling. Det er en måte for en leder eller annen myndighetsperson å vise varsleren at informasjon skal meldes til de personene som har ansvar eller en rolle i linjeorganisasjonen for å ta vare på de bekymringer som kommer frem. Selv om varsleren får umiddelbar tilbakemelding, er det ikke noe automatiske funksjoner som beskytter data som kommer frem og heller ikke en effektiv oppfølgning av saken som legges frem. Det er åpenbart ikke noen form for anonymitet, noe som krever stor tillit mellom partene, og det innebærer en tydelig ulempe sammenlignet med andre former for hotline varsling. ”Åpen dør” er selvsagt den viktigste kommunikasjonsformen i en organisasjon.

4. Varsling via dedikert epost

Varsling via en dedikert epost for varslere er en annen for varsling som en del organisasjoner har satset på. Selv om dette er enkle og billige løsninger følger det med en del risiko. Epost kan ikke være kryptert slik at data er formidlet på en sikker måte til den endelige mottaker. I mange land vil dette ikke være en lovlige løsning. Bekymringsmeldingen kan også leses og tukles med av personer som ikke har en rolle i oppfølgning av varsler. Denne usikre måten å kommunisere på reduserer tilliten som en potensiell varsler vil ha behov for i en hotline for varsling og det vil redusere sannsynligheten for å formidle en bekymringsmelding. Endelig, som ved bruk av telefon, har ikke varsling via epost noen integrerte oppfølgningsfunksjoner, noe som ikke bare gjør at varsling oppleves som risikabelt men det er også en lite hensiktsmessig form for hotline varsling.

Hva er et hotline varslingssystem?

Et hotline varslingssystem er egentlig et misvisende begrep, som nevnt ovenfor. Det gir inntrykk av å være en kanal slik som en telefonlinje, for at folk  kan blåse i fløyta omkring en bekymring eller et problem. Men, verdens tilnærming til å varsle har utviklet seg mye til siden 2000 årsskiftet.  Nå har selskaper lært at varsling også blir sett på som en forpliktelse hvor medarbeiderne forventes å håndtere varsler på en ordentlig måte. Da blir det behov for mer enn en kanal for de ansatte å blåse gjennom, det være seg via telefon eller online datalinje. Det blir stadig mer vanlig at en hotline varslingskanal er bare en komponent i et større system. Som tilbydere av hotline varslingstjenester er det i alle fall slik vi anbefaler våre kunder å tilnærme seg varsling i organisasjoner. Så hva er det dette større varslingssystemet består av?

1. Kommunikasjon om hotline varslingssystem

Kommunikasjon til de grupper hvor varslingstjenesten tilbys er essensiell. Det kan integreres i organisasjonens retningslinjer, en policy for varsling, en påbygning til etablert forretningsetikk, og så videre. Målsetningen med slik kommunikasjon er å sette varslingsrutinene som en del av de større regelsett for etikk og forventet adferd, arbeidet for å motvirke korrupsjon, skape tillit, og dermed oppfordre folk til å bruke hotline for varsling dersom de ser noe som gir grunn for bekymring i andres adferd.  En hotline for varsling vil kunne føre til:

• Gi svar på hva, hvor, når, hvorfor og hvordan, om hotline varslingstjenesten? Hva kan det varsles om og ikke? Hvor finner folk link til varslingskanalen? Når er hotline kanalen tilgjengelig? Hvorfor skal folk bry seg på denne måten? hvorfor stole på at varslingskanalen fungerer som lovet? Hvordan blåser man i fløyten?
• Beskriv saksbehandlingen. Hva skjer med bekymringsmeldingen, hvordan følges den opp, løftet på rett nivå og undersøkt?
• Tilby detaljer om hvem som tar tak i sakene. Hvem er organisasjonens representanter i teamet som jobber med varslingssaker, og hvorfor de?
• Forklar at en som varsler kan rapportere anonymt, og forbli anonym gjennom etterfølgende dialog og undersøkelsesprosess om han eller hun måtte ønske de. Forklar også at dersom de er trygge på å stå frem med navn så vi de ha beskyttelse for enhver form for gjengjeldelse. Potensielle varslere skal også vite om deres egne rettigheter, rettigheter som tillegges den som det varsles om, hvorledes data behandles med forsiktighet og sikkerhet og hvorledes et eget saksbehandlingsprogram og arkiv er sikret slik at data ikke kommer på avveier eller lagres unødig lenge.

2. Informasjon om selve hotline varslingssystemet

Dette er en kanal for å rapportere bekymringsmeldinger, og den må derfor være enkel å bruke for å ta vekk alle hindringer for at en rapport faktisk blir levert. En seriøs varsler vil mest sannsynlig kun gjøre det en gang, og det kan gi alvorlige ringvirkninger som skaper mye omtanke og ansvarsfølelse hos varsleren. Det blir viktig å hjelpe varsleren med en enkel prosess, la kanalen være lett tilgjengelig, og tilrettelegge for at han eller hun starter prosessen som en anonym varsler. Legg til rette for at rapportering kan skje på mange språk slik at ansatte eller andre berørte kan rapportere på sitt morsmål. Sørg for at hotline for varsling har funksjonalitet til å ha vedlegg som kan brukes som bevis i saken.

3. En hotline for varsling

Når en melding kommer gjennom en hotline for varsling, beskriv gruppen av medarbeidere som mottar og jobber med bekymringsmeldingene. De vil ta stilling til om meldingen skal løftes opp, hvem internt som må informeres, og de må ta stilling til om saken krever ekspertise som tilføres teamet i den påfølgende undersøkelsesprosessen. De vil ha relevant kunnskap og erfaring fra typiske varslingstema på tvers i organisasjonen og opplæring i å behandle etisk vanskelige tema. Blant våre kunder ser vi disse rollene besatt av HR, intern revisjon og kontroll, finans, juridisk og organisasjonsutvikling. Det kan også være frittstående styremedlemmer. Dette varslingsteamet bør være så lite som mulig, men bestå av mer enn en person for å skape troverdighet og nøytralitet.

4. Et dedikert saksbehandlingsverktøy for varsling

Dette er stedet i varslingssystemet hvor saker logges og behandles. Det bør være et sømløst system hvor meldinger kommer inn, den etterfølgende dialogen og undersøkelser og bevis behandles. For at teamet kan administrere og etterforske saker må det være intuitivt enkelt å arbeide med slik at saker behandles korrekt, vise rekkefølge på tiltak og sørge for at saken følger sikkerhetsmessige og juridiske krav gjennom hele saken. For å kunne tilfredsstille juridiske krav og de strenge reglene i GDPR må en hotline for varsling inneholde eget arkiv og funksjonalitet for å slette data det ikke er bruk for senere.

5. Programvare for en hotline varslingskanal

Grunnlaget som gjør det mulig for hele varslingskanalen å fungere til de strenge forventningene til en velfungerende system er en robust hotline varslingskanal programvare. Markedsledende leverandører av varslingskanaler nå for tiden sikrer at deres løsninger inneholder de strengeste sikkerhetsfunksjoner for å ta vare på personvern og datasikkerhet i henhold til ny lovgivning (se nedenfor). På samme tid må løsningen gjøre deg i stand til å ha kontroll på egne data og gi deg mulighet til å følge med på at din hotline for varsling ikke er tilgjengelig for uvedkommende som ikke er gitt adgang.

De fire elementene i et suksessfullt hotline varslingssystem

Uansett format, så vil alle hotline varslingssystemer omfatte et visst antall elementer som vil øke sjansene for suksess. Hva mener vi med suksess? At folk stoler på tjenesten. At varsleren blir behandlet med respekt. At bekymringsmeldinger tas på alvor, på en korrekt måte, med forsiktighet og omtanke, og effektivt. At systemet opptrer forebyggende og dermed reduserer risikoen for at illojale handlinger forekommer. Disse fire kritiske elementene er muligens gjentaking av noen poeng reist ovenfor, men de er så viktige for å ha suksess med et hotline varslingssystem at vi tror det er verdt med litt repetisjon.

1. Sikker og anonym

Hotline varslingssystemer kan inneholde meget sensitive personlige og inkriminerende data. Over alt i verden er denne type informasjon strengt regulert (se neste tema) så det å oppbevare data på en sikker måte og personers identitet slik at de ikke kan spores tilbake er en topp prioritert funksjon i alle varslingssystemer. Sikkerhet må være viktigst i programmets design plattform, slik at det styrer over lagringsfunksjonen, programmets øvrige funksjoner, tilgangsrettigheter, arkivering og sletting med mer. Du må forsikre deg om at din leverandør av et hotline varslingssystem har de høyest mulig oppnåelige sikkerhetssertifikater og funksjonaliteter på tvers av dataapplikasjonen, at de med jevnlige mellomrom sjekker sårbarheten i systemet for mulige lekkasjer i krav til sikkerhet, og at de alltid er på ballen med hensyn til oppdateringer og vedlikehold av disse kravene, og dermed holder sitt hotline varslingssystem oppdatert til enhver tid.

2. Lovmessig oppdatert

Lovkrav til datasikkerhet og personvern får store følger for et hotline varslingssystem ettersom det får betydning for hvordan inkriminerende og personlige informasjoner oppbevares. Denne type lovgivning er forskjellig fra land til land, noe som gjør det vanskeligere for organisasjoner å ha en god oversikt til enhver tid. Når du velger din leverandør for en hotline varslingstjeneste, må du forsikre deg om at leverandøren og funksjonaliteten allerede er på plass for å tilfredsstille lovkrav slik at du ligger foran lov-utviklingen. Et undersøkelsesteam vil være på den sikre siden når de tar i bruk en dataløsning og følger prosessen som er lagt inn i programmet uten at de risikerer å gjøre feil og lovbrudd  

3. Brukervennlig

Dersom en person ønsker å varsle om noe og tar stilling til bruk av en hotline varslingsløsning, så vil han eller hun som regel opptre på best mulig måte for det som tjener organisasjonen. De er vitne til en uregelmessighet som de ønsker å gjøre noe med, men uten at de deretter vil ha noe med saken å gjøre uansett hva som skjer i saken etterpå. Ofte vil en varsler være en person som har nær til det det varsles om, så det å ta skrittet ut og varsle er fullt av bekymringer. Dette er grunnen for at vi insisterer på at en hotline varslingsrutine må gjøre skrittene å gå så lette som mulig, hvis ikke vil du ikke motta de små tips eller bekymringer som skal til for at du kan ta tak i et regelbrudd tidlig og begrense skadene. En måte å gjøre dette på er å forsikre seg om at varsleren kan velge utstyr som er mest mulig tilgjengelig og enklest å bruke, det være seg en mobiltelefon eller en hvilken som helst  datamaskin for å skrive sin rapport. Dermed tar vi vekk at det må skje på jobb. Og samtidig som vi tilrettelegger et hotline varslingssystem skal være intuitivt å bruke, så skal alle potensielle varslere også motta opplæring som er knyttet opp til organisasjonen retningslinjer.

Et hotline varslingssystem fungerer best når det er harmonisert med organisasjonens arbeid med forretningsetikk og krav til oppførsel. Selv om varslingssystemet ikke er det eneste virkemidlet i organisasjonen kamp mot korrupsjon, ulovlig diskriminering, bedrageri og så videre, så er det lite tvil om at det er et effektivt tiltak for å forebygge og det blir en integrert pådriver i organisasjonens anstrengelser for å opptre etisk forsvarlig og være transparent med hensyn til hvilke verdier og omdømme organisasjonen ønsker å stå for. Det viser ovenfor de som har interesse for organisasjonen at etikk tas med alvor og at uregelmessigheter vil bli fulgt opp i tråd med hva som utrykkes skriftlig slik at en skaper en kultur hvor man opptrer lovmessig og i tråd med egne krav til forretningsetikk.  Det gir også ansatte anledning til å gjøre deres del og vise ansvar ved å rapportere i god tro enhver bekymring de måtte ha gjennom et hotline varslingssystem de har tillit til.

Hvilket hotline varslingssystem er rett for deg?

Nå forstår du at det er forskjellige typer varslingssystemer og at en hotline må være mer enn et enveis kanal for en person til å blåse i en fløyte dersom han eller hun har en bekymringsmelding. Det bør være et hotline varslingssystem. Du forstår hva systemet består av for å skape den suksess du ønsker deg. Så hva må til for å skaffe deg et godt system? Vi har en del spørsmål til deg som vil være til hjelp for ditt valg. Hvem skal være dine brukere av varslingssystemet, ansatte, kunder, leverandører, andre?  Hvor raskt vil du komme i gang? Vil organisasjonen din gjennomgå mange endringer i nærmeste fremtid? Da vil du ha bruke for en løsning som er lette å tilpasse endringene, være en mest mulig fleksibel tjeneste for din organisasjon. Til slutt et tip! Hva om du sjekker vår løsning før du gjør ditt valg? Du kan lære mer om oss på vår hjemmeside, hvor vi tilbyr en gratis prøveperiode av vår WhistleB whistleblowing hotline og tjenester.

For mer informasjon om våre tjenester, kontakt oss:

Andreas Middelthon

WhistleB Norge

Email: andreas.middelthon@whistleb.com

Telephone: +47 97180381