Bästa praxis för visselblåsning

Med visselblåsarregleringen på frammarsch globalt, och en ny tid av ansvarsskyldighet och transparens som konvergerar med flexibla arbetstrender, frågar fler chefer efter bästa praxis för visselblåsning. Detta var bakgrunden till ett webbinarium som nyligen anordnades av WhistleB:s moderbolag NAVEX Global, och som också inbegrep WhistleB:s Jan Stappers.

Fler än 500 deltagare anslöt sig till webbinariet ”Workplace Whistleblowing: Vad din styrelse behöver veta” och kvantiteten och kvaliteten på de frågor som mottagits har lett till denna uppföljningsartikel. Frågorna varierade från att identifiera lämpliga visselblåsarkanaler , till att hantera rapporter om icke-visselblåsning och skapa en  kultur där man talar ut. I den här artikeln har vi grupperat frågorna under gemensamma teman och besvarat dem som bästa praxis för visselblåsning, som kommer att vara värdefulla för alla organisationer som vill bygga ett effektivt visselblåsarprogram.

Skapa en förtroendekultur för att uppmuntra rapportering från visselblåsare

• Vad kan en organisation göra för att förbättra visselblåsarfrekvensen från kända källor snarare än anonyma källor? Och varför kan en organisation tendera att få rapporter mer från anonyma källor?

Rädsla för repressalier verkar vara det främsta skälet till att människor väljer anonym rapportering. Vi ser att organisationer som lyckas skapa en förtroende- och öppenhetskultur får mer konfidentiella (i motsats till anonyma) rapporter. En kultur som är trygg och uppmuntrar till att ta upp frågor är oerhört kraftfull.

Högsta ledningen måste öva på det som predikas: upprätthålla en sund visselblåsarstruktur, erkänna att man talar om missförhållanden och ständigt upprätthålla medvetenheten om detta ämne. 

På taktisk nivå kommer pågående utbildning och skapande av medvetenhet om företagets värderingar sannolikt att förbättra visselblåsarmiljön. Detta kan göras genom online- och on-demand-utbildningsprogram och kommunikation som en del av standard HR-processer (induktion, 1:1s, teammöten).

• Används visselblåsarkanalen som en återspegling av bristande förtroende för linjehanteringsprotokoll?

Nej, tvärtom: intern visselblåsning visar att människor litar på att organisationen hanterar saker ordentligt. Det kan tyda på en öppnare atmosfär, en sund kultur inom organisationen – annars skulle anställda välja extern rapportering eller offentliggörande.

• Borde jag vara orolig för att vi har ett mycket litet antal avslöjanden? 

Kanske har din organisation lyckats skapa en miljö där riskincidenter tas upp eller potentiella missförhållanden åtgärdas i ett tidigt skede. I vilket fall som helst kan det vara värt att överväga medvetandehöjande aktiviteter, utbildning och en tredjepartsbedömning av effektiviteten i din visselblåsarstruktur.

• Ska organisationer uppmuntra visselblåsning?

Ja, även om incitament kan komma i många former, av vilka ett erkännande är viktigt. Att tacka visselblåsaren för deras värdefulla insats är ett ofta förbisett steg.

• Har du några tankar på hur du kan främja visselblåsning som en positiv aktivitet för personalen?

Mer transparenta, etiska organisationer är trevligare miljöer att arbeta och utvecklas i. Detta kommer säkert att tilltala majoriteten av personalen.

Du kan överväga att dela resultaten från klagomål från visselblåsare med anställda i allmänhet. Detta är en viktig del i att skapa och visa engagemang. Detta skulle kunna göras genom att förklara de allmänna åtgärder som föranleddes av en rapport eller genom att dela anonymiserad statistik.

Lämpliga system och förfaranden för rapportering från visselblåsare

• Är vanlig post fortfarande ett genomförbart alternativ för en global hotline för visselblåsare?

Med tanke på säkerhetsrisken, risken för förseningar och risken för att den fysiska posten går förlorad, och med tanke på att hanteringen av visselblåsarärenden omfattas av dataskyddslagar, minskar ständigt utrymme för mindre säkra rapporteringssystem. 

Där arbetsplatser tillåter kan rapporter också lämnas in personligen (även kallade ”walk up”-rapporter). Dessa kan laddas upp till ditt ärendehanteringssystem och sedan spåras, hanteras och rapporteras på samma sätt som rapporter som tas emot via andra kanaler.

• Hur är det med system för små organisationer  som har 20 anställda eller så?

Det faktum att människor har ett nära samarbete gör det till en utmaning att garantera konfidentialitet och anonymitet. Att utse en tredje part för att bedöma inkommande rapporter kan vara en lösning. Digitala system finns också tillgängliga, som nästan är ”plug-and-play” med datasäkerhets- och skyddslagar inbäddade, vilket stöder mindre företag att följa sådana lagar. 

• Anses det vara god praxis att uppmuntra anställda att tala direkt till ledningen först, eller bör huvudfokus ligga på rapportering via visselblåsarkanalen?

Visselblåsaren bör vara fri att välja den lämpligaste rapporteringskanalen, utan att riktas mot en viss kanal.

• Vilka är argumenten för att bredda den grupp människor som får rapportera?

Att bredda gruppen av potentiella visselblåsare, till att kanske inkludera kunder, leverantörer och tidigare anställda, ökar sannolikheten för att få värdefulla rapporter. Personer som är mer avlägsna från en organisation är ibland bättre lämpade att rapportera om en känslig fråga, jämfört med dem inom den. Att öppna upp för fler intressenter är också ett sätt att kommunicera att din organisation menar allvar med att göra affärer etiskt och transparent och stoppa missförhållanden i hela värdekedjan.

Bästa praxis för hantering av visselblåsarärenden och teamprocesser

• Måste organisationen dela resultatet med visselblåsaren? 

I samband med intern rapportering är det mycket viktigt att informera den rapporterande personen, så långt det är juridiskt möjligt och på ett så omfattande sätt som möjligt, om uppföljningen av rapporten för att bygga upp förtroendet för effektiviteten i det övergripande systemet för skydd av visselblåsare. Det minskar också sannolikheten för ytterligare onödiga rapporter eller offentliga tillkännagöranden. 

Den rapporterande personen bör informeras inom rimlig tid om den planerade eller planerade åtgärden som uppföljning av rapporten och skälen till valet av uppföljning. Uppföljningen kan omfatta hänskjutande till andra kanaler eller förfaranden, avslutande av förfarandet på grund av brist på tillräckliga bevis eller andra skäl, inledande av en intern utredning och eventuellt dess resultat och eventuella åtgärder som vidtagits för att ta itu med den fråga som tagits upp, eller hänskjutande till en extern myndighet för vidare utredning. 

I samtliga fall bör den rapporterande personen informeras om utredningens framsteg och resultat. Det bör vara möjligt att be den rapporterande personen att lämna ytterligare information under utredningens gång, om än utan att det finns någon skyldighet att lämna sådan information.

(Om du är baserad i EU kommer detta område att regleras genom införlivandet av EU:s direktiv om skydd för visselblåsare i nationell lagstiftning senast i december 2021).

• Men finns det ingen risk att uppdatera visselblåsaren om hur ett klagomål fortskrider?

Man måste faktiskt hitta rätt balans mellan visselblåsarens, organisationens och andra berörda personers rättigheter och skyldigheter (t.ex. de anklagade). Om rapporten gjordes anonymt kan tekniken bidra till att möjliggöra en dialog medan en visselblåsares anonymitet upprätthålls. Visst, ingen känslig information bör delas med visselblåsaren, eftersom den kan vara skadlig för utredningsprocessen och lösningen av missförhållandena.

• Är det fortfarande nödvändigt att omedelbart undersöka en anonym rapport om specifika uppgifter inte lämnas?

Din visselblåsarprocess bör underlätta uppföljningen med rapportören, antingen genom en tekniklösning eller annan robust feedbackprocess. En dialog skapar förtroende och gör att du kan komma till kärnan i en rapport. Alla rapportörer vill dock inte lämna ytterligare information. Din utredningsstrategi bör ta hänsyn till situationer där uppföljningsinformation från rapportören kanske inte är tillgänglig. 

(Om du är baserad i EU kommer detta område att regleras genom införlivandet av EU:s direktiv om skydd för visselblåsare i nationell lagstiftning senast i december 2021).

• Har du en ”rekommenderad” tidsram för snabb uppföljning? 

Det är upp till varje organisation hur snabbt rapporterna följs upp. Den rekommenderade svarstiden beror på frågan och hur brådskande de rapporterade missförhållandena är och hur komplicerad utredningen är. I vilket fall som helst rekommenderas att visselblåsaren informeras om att rapporten behandlas. 

(Om du är baserad i EU kommer detta område att regleras genom införlivandet av EU:s direktiv om skydd för visselblåsare i nationell lagstiftning senast i december 2021).

• Många visselblåsare tillhandahåller inte data för att stödja sina anklagelser.Hur hanterar vi sådana rapporter?

Visselblåsarrapporter kommer sällan helt ”förpackade”. En robust triage- och utredningsprocess som möjliggör dialog och kommunikation med en rapportör rekommenderas. Det åligger organisationen, inte rapportören, att utreda rapporter och fastställa deras meriter. Tänk på att många rapportörer är försiktiga och rädda för återverkningar, så man kan välja att undanhålla detaljerad information tills de får tillförsikt i processen.

• Hur skyddar vi visselblåsarens identitet när vi försöker utreda frågor?

Genom att upprätthålla visselblåsarens anonymitet eller konfidentialitet, t.ex. genom att införa säkra kanaler och erfarna, opartiska personer som hanterar rapporten. 

• Hur får man ibland isolerade team att hantera ärenden så att alla element tas i beaktning?

Visselblåsarrapporter kan variera kraftigt i ämnet och kräva många expertområden. Det är en bra idé att utse individer som övervakar hela processen. Detta kan också läggas ut på tredje part, till exempel advokatbyråer. I större organisationer kan det också vara värdefullt att inrätta ett visselblåsarteam som består av representanter från en rad områden, inklusive juridik, efterlevnad, HR, redovisning, etik och så vidare. 

• Vad händer om ett företag anställer en chef som inte är pålitlig för att ta emot rapporter?

En person kan verkligen vara flaskhalsen. Det är här ett team av utsedda personer (som nämnts ovan) också är värdefulla, så att rapporter kan bedömas korrekt och mer självständigt. Mixen av roller och avdelningar kan förbättra teamets integritet. Det är också bra att upprätta en eskaleringsprocedur när du ställer in ditt program, så att ditt team är redo för sådana tillfällen. 

• Under vilken funktion ska visselblåsarprocessen placeras? 

En kombination av juridik, regelefterlevnad och kanske revision är optimalt. Överväg också att inrätta en tillsynsnämnd och etikråd.

Metodtips för hantering av fall som inte är visselblåsning eller skadliga fall

• Bör separata klagomålsförfaranden integreras i ett visselblåsarförfarande, eller kan de hanteras separat?

Detta beror på egenskaperna hos varje organisation. Det rekommenderas att inte lägga bördan av att kategorisera rapporten på visselblåsaren, utan att få detta gjort av experter på mottagarsidan.

Vi rekommenderar att du ser bortom de strikta rättsliga definitionerna av visselblåsning. Till exempel kan HR-relaterade rapporter mycket väl vara en bra indikation på en oönskad arbetskultur, vilket är mer sannolikt att det leder till att missförhållanden äger rum. I händelse av att dessa typer av ärenden tas emot är det god praxis att meddela den person som skickade rapporten och hänvisa dem till relevant chef, HR-avdelningen eller liknande, när så är lämpligt.

• Hur kan ledningen skilja faktisk visselblåsning från skadliga rapporter från anonyma anställda?

En skadlig rapport är en som är känd för att vara osann, eller avsiktligt vilseledande. Att ta reda på dessa från anonyma rapportörer är svårt. Dialogen med en visselblåsare kan ge vissa indikationer på om en rapport är äkta eller mal.

Förhindra repressalier mot visselblåsare

• Varför behandlas vissa visselblåsare illa för att de fattar mycket svåra beslut i ofta obehagliga situationer och hur kan vi skydda dem effektivt?

Vissa personer kan känna sig hotade av rapporten och därför hämnas mot visselblåsare.

Ett sätt att minimera repressalier kan vara att öppet behandla visselblåsare som hjältar. Till exempel anlitade modeföretaget H&M visselblåsaren på Cambridge Analytica som forskningschef.

• Hur hanterar du eventuella repressalier mot visselblåsare från tredje part?

Detta bör fördömas och förhindras, eftersom det avskräcker från visselblåsning. Minimera riskerna för repressalier eller negativa konsekvenser för visselblåsaren genom att se till att all information som lämnas hålls konfidentiell.

(Om du är baserad i EU kommer detta område att regleras genom införlivandet av EU:s direktiv om skydd för visselblåsare i nationell lagstiftning senast i december 2021).

Slutligen, frågor relaterade till EU:s direktiv om skydd av visselblåsare

• Är det bara bedrägeri och korruption som klassas som visselblåsarfrågor? 

Nej, direktivet omfattar överträdelser av all EU-lagstiftning. Det förväntas att åtminstone vissa medlemsstater kommer att utvidga omfattningen av de täckta upplysningarna. Vi rekommenderar att eventuella missförhållanden på arbetsplatsen betraktas som relevanta. Detta kan vara bedrägeri eller korruption, mutor, människorättsfrågor, datasekretess etc.

• Om visselblåsaren inte följer stegen i direktivet och offentliggör, kan då en rättslig åtgärd inledas mot dem?

Direktivet ger uttryckligen skydd för visselblåsaren i sådana scenarier. Visselblåsaren kan offentliggöra direkt, om detta beslut fattades av rimliga skäl, kanske om de inte litar på det interna systemet. Om så inte vore fallet skulle rättsliga åtgärder verkligen kunna vara ett alternativ. Organisationerna bör dock överväga riskerna för den berörda organisationen: att stämma en visselblåsare är en känslig fråga.

• Hur navigerar du bland de olika definitioner som förekommer i olika jurisdiktioner, liksom olika standarder?

Välj lösningar som gör det möjligt för dig att följa de olika nationella rättsliga ramarna. Vid överlappande skyldigheter rekommenderar vi att man följer den strängaste ramen. På detta sätt ser du till att du följer alla tillämpliga lagar och din organisation visar sitt engagemang för etik.

Om du vill titta på en inspelning av webbinariet kan du se den här. Du kan också hämta den infografiksom avses i det här webbseminariet. För fler metodtips för visselblåsning rekommenderar vi att du laddar ner vår lättlästa handbok: ABC-guiden för att upprätta en visselblåsarlösning som ökar kund- och medarbetarnöjdheten. 


För mer information, kontakta:

Jan Tadeusz Stappers, LL.M.

Chef för partnerskapsutveckling

jan.stappers@whistleb.com