Een klokkenluidersysteem invoeren – organisatie

Welkom bij het tweede blog in deze korte serie van WhistleB over het invoeren van een klokkenluidersysteem. In het eerste blog hebben we het belang van communicatie voorafgaand aan uw implementatie benadrukt en gaven we tips over doelgroepen, berichten en communicatiekanalen. 

In dit artikel richten we ons op initiële overwegingen binnen een organisatie, waaronder het klokkenluidersteam, processen en procedures, en juridische aspecten rondom het implementeren van een klokkenluidersysteem.

Het juiste klokkenluidersteam samenstellen en trainen

Wie ontvangt en behandelt de klokkenluidersrapportages die via uw klokkenluidersysteem worden verzonden? 

Er moet goed worden nagedacht over het aanstellen van de juiste mensen in het klokkenluidersteam. Daar zijn verschillende redenen voor. De eerste is juridisch: op grond van de Europese Klokkenluidersrichtlijn moeten de meeste organisaties in de EU een competente, onafhankelijke persoon aanwijzen om alle meldingen te ontvangen en op te volgen. Bedrijven worden de komende jaren verplicht om zo iemand aan te wijzen, en dat mag iemand intern of extern zijn. De tweede reden is dat de capaciteiten en de perceptie van de ontvanger (persoon of team) een bepalende invloed heeft op het succes en de geloofwaardigheid van het klokkenluidersproces. Klokkenluiders moeten erop kunnen vertrouwen dat hun zorgen serieus worden genomen en professioneel worden afgehandeld, en de ‘wie’ achter dit proces is een uiterst belangrijke factor.

Wie moeten er dan deel uitmaken van dat team? We raden aan om ten minste twee ontvangers te kiezen. Mensen die integer en betrouwbaar zijn, en bij voorkeur opgeleid voor de rol en die beschikken over de vaardigheden om gevoelige zaken over allerlei verschillende onderwerpen te beoordelen en te beheren. Als vuistregel geldt dat het team klein moet worden gehouden, maar wel allerlei competenties uit verschillende delen van de organisatie moet omvatten. Dit scala aan vaardigheden versterkt de integriteit van het team dat meestal mensen van Legal en Compliance, Internal Audit en Risk, Ethics en HR bevat. Het komt ook steeds vaker voor dat de raad van bestuur is vertegenwoordigd in het team. 

Klokkenluidersprocedures en -processen definiëren 

Er zijn een aantal belangrijke processen die moeten worden gedefinieerd, voordat een klokkenluidersysteem wordt geïmplementeerd. We publiceren later nog afzonderlijke artikelen over de drie belangrijkste, de rapportageprocedure, de casemanagementprocedure en de onderzoeksprocedure. In dit artikel richten we ons echter op twee minder voor de hand liggende procedures: de escalatieprocedure en hoe om te gaan met niet-klokkenluiderskwesties.

Escalatie: Als u een escalatieprocedure heeft, dan betekent dit dat uw organisatie altijd op het ergste is voorbereid. Als iemand in uw team of misschien de algemeen directeur/CEO of de voorzitter wordt beschuldigd door een klokkenluider – al dan niet ten onrechte – dan ontstaat er een onaangename situatie en moet het team voldoende ondersteuning en kennis hebben om dit in behandeling te nemen. De volgende stappen worden vaak ingepast:

• Als iemand in het klokkenluidersteam wordt beschuldigd, moet deze persoon onmiddellijk worden uitgesloten van het onderzoek.
• Als de AD/CEO wordt beschuldigd, moet het team dit melden aan de voorzitter van de raad van bestuur.
• Als de voorzitter van de raad van bestuur wordt beschuldigd, moet het team dit melden bij de andere leden van de raad van bestuur.

Niet-klokkenluiderskwesties Dankzij duidelijke communicatie (LINK naar blog 1 in de serie) en een definitie van klokkenluiderszaken heeft uw organisatie de kans verkleind dat niet-klokkenluiderszaken worden ontvangen. Dergelijke rapportages kunnen echter nog steeds binnenkomen, zoals klachten met betrekking tot promoties, de werkomgeving of collega’s die zich ongepast gedragen. 

Het juiste proces voor meldingen die niet in de categorie klokkenluiden vallen, is dat ze worden doorgestuurd naar degenen die dit soort zaken moeten afhandelen. In dit soort situaties wordt vaak contact opgenomen met degene die de melding heeft gedaan en hij of zij wordt dan doorverwezen naar de verantwoordelijke manager of andere afdelingen, zoals HR. Nogmaals, houd er rekening mee dat u ervoor moet zorgen dat mensen het klokkenluidersproces vertrouwen, dus zelfs niet-klokkenluidersrapporten moeten professioneel worden afgehandeld. Daarom moet het ook mogelijk zijn om via het klokkenluiderssysteem de rapportage veilig toe te wijzen aan andere bevoegde afdelingen.

Houd rekening met allerlei juridische zaken

De juridische aspecten van klokkenluiden mogen niet worden onderschat. Moet de identiteit van de klokkenluider geheim blijven? Op welk niveau moeten gegevens worden beschermd? Moeten er specifieke functies aanwezig zijn in het systeem? Hieronder vindt u enkele van de belangrijkste overwegingen en een samenvatting van enkele van de meest relevante juridische zaken.

Nationale wetgeving: De nationale wetten met betrekking tot klokkenluiden zijn overal ter wereld anders. In landen waar klokkenluiders op nationaal niveau worden beschermd, is de wetgeving vaak van toepassing op een beperkt aantal sectoren, bijvoorbeeld de financiële dienstverlening of de publieke sector. In andere landen is er regelgeving over de vraag of anonieme meldingen zijn toegestaan of niet. Weer andere landen zijn zeer specifiek over de inhoud en scope van klokkenluidersbeleid bij bedrijven.  Cruciaal hierbij is dat uw organisatie moet voldoen aan de huidige wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming, bescherming van klokkenluiders, enz. in alle landen waar u de klokkenluidersregeling aanbiedt.

Strengere wetgeving op het gebied van gegevensbescherming: De regelgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens wordt wereldwijd strenger. De EU liep voorop in deze trend en stelde via de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de wereldwijd strengste wetgeving inzake gegevensbescherming vast. Klokkenluidersystemen bevatten mogelijk zeer gevoelige gegevens. Het is dus begrijpelijk dat de AVG een verstrekkende invloed had op de klokkenluidersystemen van bedrijven toen deze richtlijn in 2018 in de hele EU van kracht werd.

Europese Klokkenluidersrichtlijn: Deze richtlijn is in dit artikel meerdere malen genoemd en treedt in december 2021 in werking. De richtlijn heeft als doel klokkenluiders in de hele EU te beschermen en aan te moedigen om verslag uit te brengen over wangedrag op hun werkplek dat in strijd is met de EU-wetgeving. De nieuwe regels hebben betrekking op fraude, corruptie, belastingontwijking en schade aan de gezondheid en het milieu van mensen. 

In dit artikel hebben we een aantal organisatorische zaken besproken. Als u meer praktische richtsnoeren wenst voor de invoering van een klokkenluidersysteem, raden wij u aan ons eenvoudige handboek te raadplegen: De ABC-gids voor het opzetten van een klokkenluidersoplossing die de tevredenheid onder klanten en werknemers verhoogt.Download het e-book of bestel een gedrukt exemplaar bij Amazon of Bokus.