Hoe versterkt het klokkenluidersysteem van WhistleB de naleving van de Europese Klokkenluidersrichtlijn?

Het klokkenluidersysteem van WhistleB versterkt de naleving van de Europese Klokkenluidersrichtlijn, zodat ondernemingen hun compliancerisico’s kunnen beperken. Het garandeert vertrouwelijkheid, veiligheid, snelle feedback, zorgvuldig dossierbeheer, ‘privacy by design and default’ (gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen) en nog veel meer.  

Bovendien houdt het team van WhistleB nationale wetgeving in de gaten om naleving van de richtlijn en de implementatie ervan in landelijke wetgeving te ondersteunen.

Organisaties moeten rekening houden met de volgende minimumeisen van de richtlijn en WhistleB helpt ze daarbij:

1. Verplichting in de richtlijn: er moet een kanaal komen waar klokkenluiders hun rapportages kunnen indienen. Dit kanaal moet op een veilige manier worden ontworpen, geïnstalleerd en gebruikt, zodat de identiteit van de klokkenluider en eventuele externe partijen die in de rapportage worden genoemd, vertrouwelijk blijven en niet-bevoegde medewerkers geen toegang kunnen krijgen. Via deze kanalen moeten rapportages schriftelijk en/of mondeling kunnen worden ingediend. In het laatste geval telefonisch of via een andere systeem voor gesproken berichten. 

Het klokkenluidersysteem van WhistleB garandeert dat de informatie van de klokkenluider en eventuele externe partijen gedurende de volledige procedure vertrouwelijk blijft. De anonimiteit van de klokkenluider wordt gewaarborgd door de technologie van het systeem, zowel wanneer de rapportage wordt ingediend als wanneer deze wordt opgevolgd. Alle verstuurde en opgeslagen communicatie is voorzien van end-to-end-encryptie. Twee-factor-authenticatie zorgt voor veilige toegang tot de casemanagementtool, zodat alleen bevoegde personen toegang hebben tot de rapportages.

2. Verplichting in de richtlijn: de klokkenluider moet maximaal zeven dagen na ontvangst van de rapportage een bevestiging krijgen dat de rapportage is ontvangen. 

Het systeem van WhistleB kan klokkenluiders binnen zeven dagen feedback sturen en stuurt ook een melding naar de verantwoordelijke persoon als er nieuwe rapportages zijn binnengekomen.

3. Verplichting in de richtlijn: er moet een onpartijdige persoon of afdeling worden aangewezen die de rapportages opvolgt, de communicatie onderhoudt, meer informatie verzamelt en de klokkenluider voorziet van feedback.

De casemanagementtool van WhistleB zorgt ervoor dat gebruikers hun cases conform de richtlijn beheren; van de ontvangst, het onderzoek, afsluiten en archiveren tot het verwijderen van een case. 

4. Verplichting in de richtlijn: van elke ontvangen rapportage moet een dossier worden bijgehouden, conform de vertrouwelijkheidsvoorschriften.

Het systeem van WhistleB bevat activiteits- en gebruikerslogboeken, zodat alle stadia van het casemanagement zorgvuldig kunnen worden bijgehouden.

5. Verplichting in de richtlijn: de verantwoordelijke persoon of dienst moet de rapportage nauwgezet opvolgen; dit geldt ook voor anonieme rapportages, indien de landelijke wetgeving in die mogelijkheid voorziet. 

De casemanagementtool van het WhistleB-systeem bevat een reeks veilige opvolgingstools, zodat ondernemingen aan deze eisen kunnen voldoen. Het biedt ook de mogelijkheid om de verwerking van bepaalde cases toe te wijzen aan andere teams. Daarnaast kunnen teamleden binnen het systeem veilig met elkaar communiceren. Externe specialisten, bijvoorbeeld onderzoekers of juristen, kunnen op een veilige manier aan het team worden toegevoegd, mocht dat nodig zijn. Daarnaast bevat het WhistleB Resource Centre belangrijke informatie over de landelijke juridische voorschriften voor de follow-up. 

6. Verplichting in de richtlijn: de klokkenluider moet binnen een redelijke termijn feedback ontvangen over de opvolging van de rapportage, in ieder geval binnen drie maanden na de ontvangstbevestiging. 

Het systeem van WhistleB kan klokkenluiders binnen drie maanden feedback sturen over de onderzoeksprocedure. Dat geldt ook voor anonieme klokkenluiders. 

7. Verplichting in de richtlijn: alle gegevens moeten in overeenstemming met de AVG worden verwerkt.

Met het WhistleB-systeem kunnen gebruikers voldoen aan de AVG-richtlijn voor de verwerking van persoonsgegevens – privacy is het uitgangspunt en de norm. Bovendien is het systeem zwaarbeveiligd en alle gegevens worden op veilige servers in de EU bewaard. Alleen personen die door de klant zijn aangewezen, hebben toegang tot de gegevens.

Als u meer wilt weten over het klokkenluidersysteem van WhistleB en hoe het u kan helpen om de naleving van de Europese Klokkenluidersrichtlijn te verbeteren, vraag dan via deze link een gratis demonstratie aan. Of neem contact met ons op.