Meer vragen over de Europese Klokkenluidersrichtlijn

WhistleB werkt samen met advocatenkantoren en andere partijen om klanten te helpen met praktische vragen over de Europese Klokkenluidersrichtlijn en de juridische implicaties daarvan. Omdat wij compliance met de nieuwe wetten zo eenvoudig mogelijk willen maken voor bedrijven, hebben we de afgelopen maanden samen met onze juridische partners een aantal webinars gegeven. Onze deelnemers hebben een groot aantal juridische en praktische vragen gesteld, die we graag met u delen. 

In dit bericht vatten we de antwoorden samen die we kregen tijdens een webinar met het Zweedse advocatenkantoor Delphi. Alhoewel sommige antwoorden natuurlijk specifiek zijn gericht op de Zweedse markt, kunnen ze toch waardevol zijn voor bedrijven in andere landen. Rebecka Thörn, partner bij Delphi, belichtte het juridische aspect, terwijl de CEO van WhistleB, Karin Henriksson, praktische tips geeft naar aanleiding van deze vragen over de Europese Klokkenluidersrichtlijn.

Vragen over de onafhankelijkheid of de aard van de persoon die het rapport ontvangt.

Vragen: Wat wordt er bedoeld met dat de persoon die de melding onderzoekt, onafhankelijk moet zijn? Moet het dan iemand van buiten de organisatie zijn? Kan een medewerker van een organisatie of onderneming als onpartijdig worden beschouwd?

Het hoeft niet iemand van buiten de organisatie zijn. In het wetsvoorstel (in Zweden) wordt geëist dat de persoon ‘onafhankelijk’ is, maar hij of zij kan wel degelijk een medewerker van de organisatie zijn. De aangewezen persoon moet een relatief onafhankelijke en autonome positie bekleden, met name ten opzichte van het hogere management. Het is vergelijkbaar met de status die een Data Protection Officer momenteel heeft en de persoon hoeft ook geen bevoegdheid te hebben om mensen aan te nemen of te ontslaan. Meldingen van klokkenluiders worden meestal ontvangen door een persoon of personen van de volgende afdelingen: Legal, Compliance, Human Resources of Finance.

Ten slotte kiezen sommige organisaties ervoor om de ontvangst en het beheer van dossiers uit te besteden aan betrouwbare externe partijen.  

Vragen over het geven van feedback aan een anonieme klokkenluider.

Vraag: Hoe kunnen we in de praktijk feedback geven aan anonieme klokkenluiders? Gaat dat via een open kanaal of rechtstreeks? En als het rechtstreeks is, hoe kunnen we deze persoon dan bereiken als de melding anoniem is?

De richtlijn bepaalt dat de persoon die een melding indient (de klokkenluider) passende feedback moet krijgen. Dat betekent dat de werkgever op de een of andere manier en binnen een bepaalde termijn moet reageren.  Hoe dit in de praktijk gebeurt, hangt af van het klokkenluiderskanaal dat de organisatie gebruikt. Met het systeem van WhistleB is het bijvoorbeeld mogelijk om een klokkenluider feedback te geven en hem of haar vragen te stellen. Dit betekent echter wel dat de klokkenluider moet inloggen op het klokkenluiderskanaal (anoniem) om de feedback te kunnen lezen.

Als er bijvoorbeeld een melding binnenkomt via een anonieme e-mail, moet de feedback naar het e-mailadres worden gestuurd dat de klokkenluider heeft gebruikt. Het is uiteraard niet verplicht om feedback te geven aan een anonieme klokkenluider als het niet mogelijk is om contact met hem of haar op te nemen. 

Vraag: Hoe kan een zaak op een juridisch kloppende manier worden onderzocht als de klokkenluider anoniem is?

In het Zweedse onderzoek (naar het wetsvoorstel) wordt een aantal maatregelen voorgesteld om juridische veiligheid te garanderen. Het gaat dan bijvoorbeeld om voorschriften voor de afhandeling van kwesties die via klokkenluiderskanalen zijn ingediend. Deze afhandeling moet ook worden verricht door onafhankelijke en onpartijdige personen, wat de juridische zekerheid verhoogt. Iemand die opzettelijk vals beschuldigd wordt, kan bij de politie aangifte doen, bijvoorbeeld als er volgens de betrokken persoon sprake is van laster.   

Vragen over externe meldingen.

Vraag: Kunt u iets specifieker zijn over externe meldingen? Kunnen meerdere plaatselijke autoriteiten/gemeenten een gemeenschappelijke externe onderzoeker aanstellen en inzetten?

Ja, op basis van wat we in Zweden hebben geleerd, kunnen plaatselijke autoriteiten/gemeenten op dit gebied samenwerken. 

Vraag: Met welke externe instanties kan een klokkenluider contact opnemen? 

De richtlijn schrijft voor dat ondernemingen informatie moeten verstrekken over externe klokkenluiderskanalen, maar in veel landen is hier nog geen geschikte instantie voor aangewezen. Het voorstel in Zweden is op dit moment dat ongeveer tien overheidsinstanties externe meldingskanalen openen, waaronder de Zweedse belastingdienst en de Zweedse Economic Crime Authority. Zodra de nieuwe wet van kracht is, weten we ook welke instanties dergelijke kanalen moeten aanbieden.

Vragen over de wetsovertredingen/misdragingen die gemeld kunnen worden.

Vraag: Moet een melding altijd gaan over een inbreuk op de wetgeving, of kan een inbreuk op intern beleid bijvoorbeeld ook worden gemeld?

De Europese Klokkenluidersrichtlijn beschermt mensen die melding doen van inbreuken op de EU-wetgeving. Elke Europese lidstaat moet vervolgens andere gebieden aanwijzen waar klokkenluiders ook beschermd zullen worden. In het geval van Zweden zou de voorgestelde landelijke wetgeving ook mensen beschermen die overtredingen van de Zweedse wet melden, of die informatie verstrekken over wangedrag dat geen directe overtreding van de wet is, maar waarbij het wel in het algemeen belang is om hier ruchtbaarheid aan te geven. Inbreuken op intern beleid kunnen in principe onder deze laatste categorie vallen, maar iedere melding wordt per geval beoordeeld.

Vraag: Kunnen organisaties bepalen welke soorten wangedrag wel en niet gemeld mogen worden? Als er bijvoorbeeld sprake is van pesterijen, kan een kwestie dan genegeerd worden, terwijl ze volgens de normale klachtenprocedure eigenlijk gemeld zou moeten worden?

Het basisidee achter de richtlijn is om mensen die inbreuken op Europese wetgeving, landelijke wetgeving en ernstige wanpraktijken melden, te beschermen. Als de melding geen verband houdt met deze specifieke gebieden, is het juridisch gezien geen klokkenluidersaangelegenheid en moet ze dus ook niet via het klokkenluiderssysteem worden afgehandeld. In dit soort situaties is het vaak het beste om contact op te nemen met degene die de melding heeft gedaan en hem of haar door te verwijzen naar de verantwoordelijke manager, de HR-afdeling enzovoort.

Vraag: Is het de bedoeling dat incidenten en ongevallen via het klokkenluiderssysteem worden gemeld, of moeten deze in een afzonderlijk systeem worden behandeld?

Dit soort meldingen moet buiten het klokkenluiderssysteem om worden behandeld volgens de daarvoor geldende procedures – bijvoorbeeld door een klacht in te dienen bij de landelijke instantie op het gebied van veiligheid op de werkplek.

Vragen over de gevolgen voor andere wetten.

Vraag: Gelden de beperkingen die op dit moment gelden voor gegevensbescherming, ook voor de nieuwe klokkenluiderswetten?

De beperkingen en regels met betrekking tot de behandeling van persoonsgegevens blijven van kracht, net als eventuele andere privacywetgeving.

Vraag: Hoe kunnen overheidsinstanties en andere organisaties de anonimiteit van klokkenluiders garanderen, of hun onderzoeken en verslagen vertrouwelijk houden, op het moment dat een afgesloten zaak openbaar wordt? Valt deze informatie niet onder het principe van de openbaarheid van officiële documenten?

In Zweden worden belangrijke wetswijzigingen behandeld op het gebied van geheimhouding en de openbaarheid van informatie. Een van deze voorstellen is bijvoorbeeld dat klokkenluiders absoluut anoniem moeten blijven en dat informatie die herleid kan worden tot de betreffende persoon, niet vrijgegeven mag worden.

Vraag: Wat is het verschil met de bestaande bescherming tegen represailles?

Het voorstel is om het huidige verbod op represailles, zoals opgenomen in de Zweedse wet (2016:749) inzake bescherming tegen represailles voor medewerkers die aan de bel trekken bij ernstig wangedrag, overgeheveld moet worden naar de nieuwe klokkenluiderswet. Er worden dus geen grote veranderingen verwacht.

Als u vragen heeft over de Europese Klokkenluidersrichtlijn, neem dan gerust contact met ons op of kijk op onze website.