Slik implementerer du et varslingssystem – tjenesteutsetting til eksterne parter
Hvis du har planer om å implementere et varslingssystem i organisasjonen din, har du kanskje tenkt at det beste vil være å bygge opp et skreddersydd varslingssystem fra grunnen av. Men dette kan både være svært tidkrevende og er heller kanskje ikke den tryggeste løsningen. Vurdering av innholdet i varslingssakene kan kreve kompetanse som kanskje ikke finnes internt i organisasjonen. Og etterforskningen må sannsynligvis utføres av profesjonelle spesialistteam.
I denne fjerde artikkelen i serien om hvordan du implementerer et varslingssystem, fokuserer vi på hva eksterne leverandører kan bidra med.
Hva innebærer tjenesteutsetting av varslingssystemer?
En ekstern part eller en ombudsmann mottar varslingssaker på vegne av organisasjonen din. De kategoriserer varslingssakene, gir tilbakemelding til varsleren, kobler de eksterne ekspertressursene til teamet etter behov, og mer.
Hvilke bedrifter bruker vanligvis disse tjenestene?
Det avhenger av hvilken del av varslingsprosessen du vil tjenesteutsette. Men bedrifter med riktig kompetanse og egnede tjenester inkluderer både advokatfirmaer, revisjonsfirmaer, arbeidsspesialister og kriminaltekniske eksperter. Dette er bedrifter som WhistleB har i sitt internasjonale partnernettverk via partnerprogrammet.
Hva er fordelene med å bruke en tredjepart ved håndtering av varslingssaker?
Bruk av eksterne parter i varslingssystemet kan bidra til mer åpenhet. En uavhengig tredjepart går gjennom hvert enkelt varslingssak og kan enkelt eskalere varslingssaker til styret hvis ledergruppen er involvert, eller ved annen relevant informasjon som krever styrets oppmerksomhet.
Ettersom alle varslingssaker er forskjellige, med alt fra miljøspørsmål og medarbeidere som varsler om kritikkverdige forhold til økonomisk kriminalitet, vil bruk av eksterne leverandører gi deg ekspertisen som kreves i et varslingssystem. Eksterne eksperter har spesialkompetanse som gjør de i stand til å håndtere varslingssaker på riktig måte, og i henhold til gjeldende lovgivning. De vil også levere support til ledergruppen etter behov, slik som samtaler, undersøkelser og annen oppfølging.
I små- og mellomstore bedrifter kan det være en fordel å bruke en uavhengig tredjepart. For de ansatte skaper dette økt troverdighet og tillit ettersom varsleren mest sannsynlig er anonymisert.
Hvorfor intern håndtering kan være den beste løsningen
Intern håndtering av varslingssaker har også en rekke fordeler. En bedriftsrepresentant har bedre forutsetninger for å forstå interne varslingssaker. De kan ha tilgang til informasjon fra andre forretningsområder og har derfor muligheten til få et totalbilde av situasjonen. I EU vil det snart vil være et lovpålagt krav å utnevne en nøytral person eller avdeling som følger opp varslingssaker i organisasjoner med 50 ansatte eller mer. Den utnevnte personen skal ha en stilling som tillater en viss grad av uavhengighet og autonomi.
Er det trygt å bruke eksterne parter?
Absolutt! Gitt at du bruker et varslingssystem med de rette sikkerhetsfunksjonene, slik som WhistleB. En ekstern part kan for eksempel motta varslingssaker på vegne av bedriften og WhistleB-systemet lar bedriften legge til den eksterne parten som en godkjent bruker i varslingssystemet med noen få tastetrykk. Den eksterne parten vurderer varselet og sender det til en egnet intern ressurs for oppfølging i samme varslingssystem. Hvis en intern ressurs mottar varselet først og bringer inn ekstern ekspertise for videre håndtering av varselet, skjer også dette i samme varslingssystem.
Et varslingssystem kan implementeres på mange ulike måter. Les bloggen vår i denne serien for flere tips om kommunikasjon, organisasjon og håndtering av varslingssaker.
Via partnerprogrammet leverer WhistleB en sikker, brukervennlig, nettbasert plattform, og partnerne våre leverer eksperthjelp ved håndtering og etterforskning av varslingssaker. Vi har aktive partnere over hele Europa og våre felles kunder drar nytte av ekspertise fra to organisasjoner, som dekker mottak, håndtering og etterforskning av varslingssaker. Vi gjør det enkelt å implementere et varslingssystem for bedriften din!
Karin Henriksson, grunnlegger, partner og seniorrådgiver, WhistleB
karin.henriksson@whistleb.com
+46 70 444 32 16
