Wie man ein Hinweisgebersystem implementiert – Nutzung externer Dienstleister
Wenn Sie überlegen, wie Sie ein Hinweisgebersystem am besten in Ihrer Organisation implementieren können, ist es für Sie gegebenenfalls weder der schnellste noch der sicherste Weg, ein individuelles System komplett neu zu entwickeln. Die inhaltliche Beurteilung der Fälle, um sie angemessen zu bearbeiten, kann Fähigkeiten erfordern, die Sie intern nicht haben. Zudem ist es Wahrscheinlich, dass Ermittlungen in Fachgebieten angestellt werden müssen, für die nur spezialisierte Teams ausgebildet sind.
In diesem vierten Artikel unserer Reihe zur Implementierung eines Hinweisgebersystems erklären wir, wie externe Dienstleister helfen können.
Was umfasst die Nutzung externer Dienstleister in der Fallbearbeitung von Whistleblowing-Fällen?
Es bedeutet, dass eine externe Partei oder ein Ombudsmann/-frau die Meldungen der hinweisgebenden Personen im Auftrag Ihrer Organisation erhält. Die Meldungen werden anschließend von den beauftragten Parteien kategorisiert, beantwortet und je nach Fall werden externe Fachleute hinzugezogen und vieles mehr.
Welche Arten von Unternehmen bieten diese Dienstleistungen normalerweise an?
Das hängt davon ab, welchen Teil des Whistleblowing-Prozesses Sie auslagern möchten. Zu den Unternehmen, die die passenden Fähigkeiten und Dienstleistungen haben, können u. a. Anwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Fachleute für Arbeitsrecht und spezialisierte Anbieter von forensischen Untersuchungen zählen. Das sind die Arten von Unternehmen, die WhistleB im Rahmen seines Partnerprogramms in sein internationales Netzwerk aufgenommen hat.
Was sind die Vorteile der Nutzung einer dritten Partei für die Fallbearbeitung von Whistleblowing-Meldungen?
Wenn Sie externe Parteien für die Fallbearbeitung der Whistleblowing-Meldungen einsetzen, kann dies für mehr Transparenz sorgen. Die dritte Partei überprüft jede Meldung, ist unabhängig von der internen Firmenpolitik und kann Fälle einfacher eskalieren, sodass der Vorstand Maßnahmen ergreifen kann, wenn hochrangige Mitglieder des Managementteams in einen Vorfall verwickelt sind oder andere relevante Informationen gegeben werden, die die Aufmerksamkeit des Vorstands erfordern.
Angesichts der vielfältigen Whistleblowing-Fälle – die von Umweltkriminalität über Angelegenheiten von Beschäftigten bis hin zu Wirtschaftskriminalität reichen können – liegt ein weiterer Vorteil im breitgefächerten Fachwissen, auf das bei der Nutzung externer Anbieter zurückgegriffen werden kann. Darüber hinaus werden externe Fachleute speziell geschult, um Meldungen von hinweisgebenden Personen angemessen und unter Einhaltung der relevanten Gesetze zu bearbeiten. Sie können Managementteams somit bei Diskussionen, Untersuchungen und anderen Folgemaßnahmen unterstützen, falls Bedarf besteht.
In kleinen und mittleren Unternehmen ist ein Vorteil der Nutzung externer Dienstleister, dass eine dritte Partei theoretisch unabhängiger von den Beschäftigten und den leitenden Verantwortlichen im Unternehmen ist. Bei den Beschäftigten fördert dies die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen darin, dass die hinweisgebenden Personen mit größerer Wahrscheinlichkeit anonym bleiben.
Warum die interne Bearbeitung dennoch der beste Weg sein kann
Auch die interne Bearbeitung von Whistleblowing-Fällen hat eine Reihe von klaren Vorteilen. Ein internes Team kann besser verstehen, in welchem Zusammenhang Meldungen stehen. Es kann Zugang zu Informationen aus anderen Bereichen des Unternehmens haben und sich aus den einzelnen Ereignissen ein klareres Gesamtbild verschaffen. Für Unternehmen in der EU ist es jedoch wichtig, daran zu denken, dass es bald für alle Organisationen mit 50 oder mehr Beschäftigten per Gesetz Pflicht sein wird, eine „unparteiische Person oder Abteilung“ zu bestimmen, die den von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern gemeldeten Vorfällen nachgeht. Die ausgewählte Person sollte in einer Position sein, in der sie ein gewisses Maß an Unabhängigkeit und Autonomie hat.
Kann die Sicherheit bei der Zusammenarbeit mit externen Parteien gewährleistet werden?
Auf jeden Fall – vorausgesetzt, Sie haben eine Whistleblowing-Lösung mit den richtigen Sicherheitsfunktionen, wie WhistleB. Wenn beispielsweise eine externe Partei im Auftrag eines Unternehmens Meldungen von Hinweisgebenden erhalten soll, ermöglicht das System von WhistleB dem Unternehmen, die externe Partei mit wenigen Klicks als autorisierten Benutzer in das sichere System aufzunehmen. Sobald die externe Partei die Meldung beurteilt hat und sie nun zur Weiterverfolgung an die passende interne Stelle weiterleiten möchte, geschieht dies innerhalb desselben sicheren Systems. Wenn Sie sich dazu entscheiden, dass eine interne Person die Meldung zuerst erhalten soll und dann externe Fachleute für die Fallbearbeitung hinzugezogen werden, geschieht dies ebenfalls auf sichere Weise.
Es gibt viele Möglichkeiten, ein Whistleblowing-System richtig zu implementieren. Lesen Sie unsere Blog-Artikel dieser Reihe, um Tipps zur Kommunikation, Organisation und Fallbearbeitung für Whistleblowing zu erhalten.
Über das Partnerprogramm von WhistleB stellen wir eine sichere, bedienfreundliche, webbasierte Plattform bereit und unsere Partner stehen ihnen bei der Bearbeitung und Untersuchung von Fällen zur Seite. Wir haben aktive Partner in ganz Europa, und unsere gemeinsamen Kundinnen und Kunden profitieren vom Fachwissen zweier Organisationen in den Bereichen Empfang, Bearbeitung und Untersuchung von Whistleblowing-Fällen. Einfach ein effektiver Weg, ein Whistleblowing-System zu implementieren!
Karin Henriksson, Mitbegründerin und Senior-Beraterin, WhistleB
karin.henriksson@whistleb.com
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