Dodatkowe pytania dotyczące unijnej dyrektywy w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach

WhistleB współpracuje z kancelariami prawnymi i innymi podmiotami, aby pomóc klientom w praktycznym rozwiązywaniu kwestii dotyczących unijnej dyrektywy o ochronie osób informujących o nieprawidłowościach i jej skutków prawnych. W ramach naszej misji maksymalnego uproszczenia procedur dostosowania się firm do nowych przepisów prawnych, w ostatnich miesiącach we współpracy z naszymi partnerami w dziedzinie prawa opracowaliśmy serię webinariów. Ich uczestnicy zasypali nas mnóstwem pytań dotyczących rozwiązań praktycznych i kwestii prawnych. Z wielką radością dzielimy się z Wami odpowiedziami na te pytania. 

W tym poście zgrupowaliśmy odpowiedzi na pytania otrzymane w trakcie webinarium prowadzonego wspólnie z kancelarią prawną ze Szwecji Advokatfirman Delphi. Chociaż niektóre z tych pytań w sposób naturalny dotyczą rynku szwedzkiego, odpowiedzi na nie mogą być użyteczne także dla przedsiębiorstw z innych krajów. Rebecka Thörn, Partner kancelarii Delphi, przedstawiła zagadnienia prawne, a dyrektor WhistleB Karin Henriksson omówiła praktyczne aspekty dotyczące unijnej dyrektywy o ochronie osób informujących o nieprawidłowościach.


Pytania dotyczące niezależności lub charakteru osoby przyjmującej zgłoszenie.

Pytania: Na czym polega wymaganie niezależności osoby badającej zgłoszenie? Czy to musi być ktoś spoza organizacji? Czy pracownik organizacji lub przedsiębiorstwa może być rzeczywiście uznawany za osobę bezstronną?

To nie musi być osoba spoza organizacji. Zgodnie z proponowanymi rozwiązaniami prawnymi (w Szwecji), wymagane jest, aby osoba była „niezależna”, ale ta osoba może być zatrudniona w danej organizacji. Wyznaczona osoba powinna być zatrudniona na stanowisku, które zapewnia pewien zakres autonomii i niezależności, w szczególności od wyższej kadry kierowniczej. Można tu przywołać jako przykład stanowisko inspektora danych osobowych, taka osoba nie potrzebuje uprawnień do zatrudniania i zwalniania innych osób. Zgłoszenia dotyczące nieprawidłowości są zwykle przyjmowane przez osobę lub grupę osób z następujących działów: prawnego, zgodności, kadr lub finansów.

Ponadto, niektóre organizacje decydują się na powierzenie przyjmowania zgłoszeń i zarządzania nimi zaufanym podmiotom zewnętrznym.  


Pytania dotyczące przekazywania informacji zwrotnych anonimowej osobie zgłaszającej nieprawidłowości.

Pytanie: Jak w praktyce można przekazać informacje zwrotne anonimowej osobie zgłaszającej nieprawidłowości? Czy robi się to bezpośrednio czy przez otwarty kanał komunikacyjny? Jeśli bezpośrednio, jak to zrobić, skoro zgłoszenie zostało przesłane anonimowo?

Dyrektywa stanowi, że osoba przesyłająca zgłoszenie („sygnalista”) powinna otrzymać odpowiednie informacje zwrotne, co oznacza, że pracodawca, powinien odpowiedzieć na zgłoszenie w racjonalnym terminie.  Praktyczna realizacja tego postulatu zależy od kanału komunikacyjnego używanego w danej organizacji do zgłaszania nieprawidłowości. Na przykład, system firmy WhistleB umożliwia przesyłanie informacji zwrotnych do sygnalisty, a także zadawanie pytań. To jednak wymaga, aby sygnalista zalogował się w kanale do zgłaszania nieprawidłowości (nadal anonimowo) w celu odczytania informacji zwrotnych.

W przypadku zgłoszenia otrzymanego w anonimowej wiadomości e-mail, uzasadnione będzie przesłanie informacji zwrotnych na adres e-mail użyty przez sygnalistę. Jednak oczywiste jest, że jeśli kontakt z anonimowym sygnalistą nie jest możliwy, przekazanie mu informacji zwrotnych nie jest wymagane. 

Pytanie: Jak można zbadać zgłoszenie w sposób prawnie bezpieczny, jeśli sygnalista jest anonimowy?

W rozwiązaniach prawnych proponowanych w Szwecji zaleca się szereg środków gwarantujących bezpieczeństwo prawne. Należy do nich między innymi wymaganie podjęcia działań dotyczących zgłoszenia przekazanego kanałami zgłaszania. Takie działania powinny również być podejmowane przez niezależne i bezstronne osoby, co powinno wzmocnić bezpieczeństwo prawne. Każda osoba, która zostanie umyślnie fałszywie oskarżona, musi mieć możliwość zgłoszenia tego na policję, jeśli na przykład uważa, że została zniesławiona.   


Pytania dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.

Pytanie: Na czym polega zgłaszanie zewnętrzne? Czy kilka lokalnych organów władzy centralnej/samorządowej może korzystać z jednego wspólnego podmiotu zewnętrznego, który będzie prowadził postępowanie wyjaśniające?

Tak, w Szwecji samorządy/lokalne organy władzy mogą współpracować w tym obszarze. 

Pytanie: Do jakich zewnętrznych organów będzie mógł zwrócić się sygnalista? 

Dyrektywa wymaga, aby przedsiębiorstwa podawały informacje o dostępnych zewnętrznych kanałach zgłaszania, ale w większości krajów jeszcze nie powołano właściwych organów, które zostałyby wyznaczone do tej roli. W Szwecji rozważa się obecnie propozycję, aby około dziesięciu organów państwowych zaimplementowało zewnętrzne kanały zgłoszeniowe, chodzi między innymi o Urząd podatkowy i Urząd do Zwalczania Przestępstw Gospodarczych. Kiedy nowe prawo zostanie uchwalone, będziemy wiedzieć, w których organach wymagane będzie stworzenie takich kanałów.


Pytania dotyczące rodzajów naruszeń prawa/niewłaściwego postępowania, które mogą być zgłaszane.

Pytanie: Czy zgłaszane mogą być tylko przypadki naruszenia określonych kategorii przepisów prawnych, czy również naruszenia regulaminów wewnętrznych?

Unijna dyrektywa w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach obejmuje ochroną sygnalistów zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej. Każdy kraj członkowski Unii Europejskiej określi następnie inne obszary, w których sygnaliści zostaną objęci ochroną. W Szwecji proponowane przepisy krajowe mają również objąć ochroną osoby zgłaszające naruszenia prawa szwedzkiego oraz osoby przekazujące informacje o nieprawidłowym postępowaniu, które nie stanowi naruszenia prawa, ale w przypadku którego w interesie publicznym leży poznanie wszystkich okoliczności. Naruszenia regulaminów wewnętrznych można zaliczyć do tej drugiej kategorii, jednak wymagałoby to indywidualnej oceny zgłoszeń.

Pytanie: Czy organizacja może ograniczyć rodzaje niewłaściwego postępowania, które mogą być zgłaszane? Na przykład, czy można zignorować zgłoszenie przypadku tyranizowania, które faktycznie powinno zostać zgłoszone zgodnie z normalnymi procedurami zgłaszania skarg?

Celem Dyrektywy jest objęcie ochroną prawną osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa unijnego, krajowego oraz niewłaściwego postępowania o dużej wadze. Jeśli zgłoszenie nie zawiera informacji dotyczących tych konkretnych obszarów, z prawnego punktu widzenia nie może zostać uznane za zgłoszenie sygnalisty i jako takie nie powinno być przetwarzane w systemie whistleblowingu. W takich przypadkach najlepiej jest powiadomić osobę, która przesłała zgłoszenie, i skierować ją do odpowiedniego menedżera, działu HR lub innej komórki.

Pytanie: Czy celowe jest, aby zgłoszenia dotyczące incydentów i wypadków były obsługiwane w systemie whistleblowingu, czy powinny one raczej być obsługiwane w osobnym systemie zgłaszania?

Tego rodzaju zgłoszenia powinny być obsługiwane poza systemem whistleblowingu, zgodnie z obowiązującymi procedurami, które mogą na przykład wymagać powiadomienia inspekcji pracy.


Pytania dotyczące implikacji dla innych przepisów prawnych.

Pytanie: Czy ograniczenia wprowadzone przepisami o ochronie danych osobowych będą nadal obowiązywały po wprowadzeniu przepisów o ochronie sygnalistów?

Ograniczenia i zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych będą nadal obowiązywać, tak samo jak inne przepisy o ochronie danych osobowych.

Pytanie: W jaki sposób instytucje państwowe i inne organizacje publiczne zapewnią anonimowość sygnalisty lub zachowają poufność zgłoszeń i postępowań wyjaśniających, skoro po zamknięciu staną się one informacjami publicznymi? Czy takie dokumenty nie są objęte przepisami o dostępie do informacji publicznych?

W Szwecji zaproponowano istotne zmiany prawa w zakresie tajności i dostępu do informacji publicznych. Na przykład proponuje się, aby sygnaliści byli chronieni bezwzględną poufnością oraz aby nie ujawniać informacji, które mogłyby prowadzić do ujawnienia osoby zgłaszającej nieprawidłowości.

Pytanie: Czy zostaną wprowadzone jakieś zmiany w obecnej ochronie przed działaniami odwetowymi?

Proponuje się, aby obecny zakaz działań odwetowych obowiązujący w Szwecji (2016:749), który dotyczy ochrony przed działaniami odwetowymi pracowników alarmujących o poważnych nieprawidłowościach, przenieść na nowe prawo o ochronie sygnalistów. W związku z tym, nie oczekuje się istotnych zmian stanu dotychczasowego.

Jeśli masz pytania dotyczące unijnej dyrektywy w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach, skontaktuj się z nami lub odwiedź naszą witrynę.