Bezpieczeństwo, prostota i wygoda – czy to nie czas, by przejść na cyfrowy whistleblowing?

Już od pierwszych wspólnych pomysłów na działalność firmy WhistleB wiedziałyśmy z Karin, że chcemy wyznaczać standardy odniesienia dla cyfrowych usług whistleblowingu. Dostrzegłyśmy na rynku lukę, która mogła zostać wypełniona elastyczną, atrakcyjną cenowo i nowoczesną alternatywą dla tradycyjnych procesów whistleblowingu – jednak przede wszystkim usługą, która zapewniła klientom najwyższe bezpieczeństwo oraz ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości.

Anonimowość osób zgłaszających nieprawidłowości ma zasadnicze znaczenie dla możliwości wydobycia większej wartości z usługi whistleblowingu. Zachowując anonimowość, sygnalista będzie czuł się bezpieczniej, a wówczas łatwiej odważy się zgłosić swoje podejrzenia. W ten sposób firma ma większą szansę na uzyskanie cennych informacji na temat potencjalnie niewłaściwego postępowania. Kluczem do zagwarantowania anonimowości w całym procesie – od zgłoszenia, przez zarządzanie sprawą, dochodzenie, aż po zamknięcie – są bezpieczne rozwiązania technologiczne.

Cyfrowy whistleblowing – perspektywa osoby zgłaszającej nieprawidłowości

Główną korzyścią z punktu widzenia osoby informującej o nieprawidłowościach – oprócz możliwości zachowania anonimowości – jest prostota procesu. Poza tym młodsze pokolenie traktuje komunikację cyfrową jako coś naturalnego.  Cyfrowa usługa whistleblowingu zapewnia uproszczenie wstępnego procesu zgłaszania nieprawidłowości, a tym samym usuwa ona niektóre bariery logistyczne i psychologiczne, które mogą zniechęcać osoby do zgłaszania potencjalnych naruszeń przepisów.

Na czym to polega?

Po pierwsze: kanały cyfrowe można udostępniać za pośrednictwem przyjaznego interfejsu na wszystkich urządzeniach, o każdej porze dnia i nocy oraz z dowolnego miejsca na świecie. Dzięki temu osoba zgłaszająca nieprawidłowości nie musi szukać sposobu na uczynienie tego w dyskretny sposób.

Uzyskawszy dostęp do zaszyfrowanego kanału w ramach naszego rozwiązania, osoba zgłaszająca nieprawidłowości otrzymuje pomoc w przekazaniu informacji w postaci prostego kwestionariusza. Krótkie pytania eliminują wątpliwości dotyczące tego, które informacje należy przekazać, oraz ułatwiają uniknięcie błędów językowych.

Ponadto za pomocą rozwiązania cyfrowego osoba zgłaszająca nieprawidłowości może z łatwością skontaktować się z przedstawicielem/zespołem, który został odpowiednio przeszkolony w zarządzaniu zgłoszeniami w wyważony, empatyczny oraz zgodny z przepisami sposób. Pozwala to zmniejszyć wysiłek i obawy związane z koniecznością znalezienia właściwej osoby. System może również generować automatycznie potwierdzenia odbioru zgłoszeń nieprawidłowości. Oprócz tego z usługą whistleblowingu może zostać zintegrowane bezpieczne oprogramowanie do tłumaczenia tekstów, które eliminuje wiele barier związanych z nieznajomością języków w organizacji międzynarodowej.

Cyfrowy whistleblowing – perspektywa osoby zarządzającej sprawami

Bezpieczeństwo danych to główna zaleta z punktu widzenia potrzeb zespołu analizującego informacje o nieprawidłowościach. Cyfrowa usługa whistleblowingu znacząco zmniejsza zagrożenia dla bezpieczeństwa informacji. Jedną z głównych korzyści jest wzrost wydajności spowodowany tym, że cyfryzacja minimalizuje nakłady związane z zarządzaniem sprawami. W ramach cyfrowej usługi whistleblowingu możliwe jest zagwarantowanie dostępności i pełnej funkcjonalności wszystkich procesów, w tym procedur rozpatrywania sprawy, priorytetyzowania, przydzielania, ustrukturyzowanej ścieżki audytu, komunikacji z osobą zgłaszającą nieprawidłowości, dokumentowania informacji, efektywnego dochodzenia, przesyłania i przetwarzania dowodów, zapewnienia statystyk online na potrzeby śledzenia dalszych działań w czasie rzeczywistym, a także archiwizacji. Przekłada się to na znaczące skrócenie czasu oczekiwania na rozpatrzenie zgłoszenia oraz usprawnienie procesu, gdy jest on realizowany cyfrowo.

Co ważne, cały proces zarządzania sprawami staje się mniej zależny od poszczególnych osób, ponieważ wszystkie sprawy są dostępne w cyfrowym rozwiązaniu do obsługi zgłoszeń, a nie w skrzynce odbiorczej czy na komputerze jednej osoby.

Rozwiązanie firmy WhistleB ma na celu przede wszystkim ułatwienie pracy zespołowi analizującemu informacje o nieprawidłowościach jeszcze przed rozpoczęciem właściwej procedury. Usługa jest łatwa do wdrożenia, w najwyższym stopniu funkcjonalna i wymaga niewielkich nakładów pracy związanych z uruchomieniem. Jedynym warunkiem wstępnym jest dysponowanie przeglądarką internetową.

Dzięki prostocie korzystania cyfrowe usługi whistleblowingu stanowią wydajną i opłacalną alternatywę dla tradycyjnych rozwiązań.

Cyfrowy whistleblowing – perspektywa zarządu

Zdecydowanie największą zaletą cyfrowej usługi whistleblowingu z punktu widzenia potrzeb zarządów spółek jest sposób, w jaki wspiera ona utrzymanie ładu i przejrzystości. W cyfrowym systemie wszystko można zarejestrować: każde zgłoszenie, każde działanie w sprawie oraz każdą osobę uczestniczącą w dochodzeniu – niczego nie można ukryć ani usunąć. Pozwala to umocnić zaufanie do systemu w stopniu, jakiego nie da się osiągnąć z wykorzystaniem kanałów innych niż cyfrowe.

Oprócz pełnego bezpieczeństwa danych osobowych cyfrowe usługi whistleblowingu zapewniają aktualne statystyki, które pozwalają na analizowanie wielu wskaźników, na przykład trendów, rodzajów nieprawidłowości, luk czy regionów podwyższonego ryzyka. Tego rodzaju informacje umożliwiają zarządowi i kierownictwu skupienie uwagi na tych obszarach, które wymagają wprowadzenia środków wspierających etyczną stronę działalności.

Ponadto zarządy firm korzystających z cyfrowych usług whistleblowingu mogą mieć większą pewność zachowania zgodności z prawem. Bardziej rygorystyczne przepisy dotyczące ochrony danych, np. europejska dyrektywa RODO, powodują, że ryzyko niespełnienia wymogów prawa jest obecnie bardzo duże. Interpretację złożonych przepisów można jednak zintegrować i skonfigurować jako najlepsze praktyki w ramach cyfrowych rozwiązań w dziedzinie whistleblowingu, co pomaga zminimalizować ryzyko złamania prawa oraz ujawnienia informacji.

Po co zatem obok cyfrowej usługi whistleblowingu oferujemy jeszcze dodatkowo telefoniczną infolinię?

Choć faktycznie w ramach rozwiązania dostępna jest globalna infolinia, w WhistleB zalecamy zawsze korzystanie przede wszystkim z usługi cyfrowej. Obecnie około 95% naszych klientów korzysta z usługi wyłącznie przez Internet, a jedynie 5% łączy się z nami dodatkowo telefonicznie. Jest to niewielki i stale malejący odsetek.

Współczesne organizacje często poważnie zastanawiają się, czy poszczególne grupy docelowe i kraje faktycznie potrzebują opcji telefonicznej, porównując ją z najbezpieczniejszą opcją zgłaszania nieprawidłowości – tj. cyfrową.

Wprawdzie technologia nigdy nie zastąpi wiedzy prawnej, umiejętności analitycznych czy doświadczenia w zarządzaniu zgłoszeniami nieprawidłowości, to jednak cyfrowa usługa whistleblowingu dostarcza potężnych narzędzi, które upraszczają zgłaszanie, usprawniają procesy, zwiększają wydajność, wzmacniają przejrzystość oraz wspierają budowanie zaufania.

Czy chcesz dowiedzieć się więcej o cyfrowych rozwiązaniach w dziedzinie whistleblowingu?

Kontakt:
Gunilla Hadders
Założycielka i partnerka firmy WhistleB
46 (0)70 214 88 73
gunilla.hadders@whistleb.com