Jak wdrożyć system whistleblowingu – komunikacja

Witamy w serii krótkich artykułów poświęconych temu, jak wdrożyć system whistleblowingu. Chociaż wdrożenie samego systemu może być proste i jest proste, jeśli skorzystamy z cyfrowego procesu wdrażania i uruchamiania firmy WhistleB, istnieją inne powiązane kwestie, których należy dopilnować, aby organizacja skorzystała w pełnym zakresie z wartości systemu whistleblowingu. Są to m.in. komunikacja, zasoby do zarządzania sprawami, spełnienie wymogów prawnych, angażowanie stron zewnętrznych itd. 

Pierwszy artykuł z serii poświęcony jest komunikacji związanej z systemem whistleblowingu. 

Kto musi wiedzieć o kanale zgłaszania nieprawidłowości?

Organizacje powinny dobrze przemyśleć, które grupy muszą być świadome istnienia kanału zgłaszania nieprawidłowości – często w szerszym zakresie, niż może im się wydawać. Do tego grona mogą należeć niemal wszyscy interesariusze, w tym wewnętrzni i zewnętrzni.  

W przypadku organizacji z siedzibą w UE jednym z powodów szerokiego grona odbiorców jest fakt, że nowa dyrektywa zapewni wkrótce ochronę zarówno interesariuszom wewnętrznym, jak i zewnętrznym, którzy zdecydują się zgłosić podejrzenie nielegalnego postępowania organizacji. Nowe prawo obejmie pracowników obecnych i byłych, wykonawców, stażystów, udziałowców, wolontariuszy, dostawców oraz klientów, którzy mogą mieć wiedzę o nielegalnym postępowaniu w kontekście pracy. Ponadto ochronie prawnej podlegają również osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia nieprawidłowości oraz osoby trzecie powiązane z osobą dokonującą zgłoszenia, które mogą paść ofiarą działań odwetowych w swojej pracy, np. koledzy lub krewni osoby informującej o nieprawidłowościach.

Wiele wskazuje na to, że lista będzie znacznie dłuższa, niż spodziewa się wiele organizacji.

Po co informować o systemie whistleblowingu?

Oprócz wypełnienia obowiązku prawnego istnieje wiele innych korzyści, które można uzyskać dzięki właściwej komunikacji na temat kanału zgłaszania nieprawidłowości. 

Zacznijmy od komunikacji z interesariuszami wewnętrznymi, co oznacza przede wszystkim pracowników organizacji. Badania wykazały, że wiele osób nie chce zgłaszać nieprawidłowości z obawy przed odwetem lub dlatego, że nie wierzy, że takie zgłoszenie wywoła jakąkolwiek reakcję. W rezultacie organizacje nie otrzymują informacji, których potrzebują, by powstrzymać niewłaściwe postępowanie i ograniczyć związane z tym ryzyko. W związku z tym znaczna część komunikacji z pracownikami powinna mieć na celu wzbudzenie zaufania do systemu i procesu whistleblowingu oraz do organizacji jako etycznego pracodawcy, a więc budowanie kultury zgłaszania wątpliwości.  

Niektóre organizacje początkowo obawiają się, że wdrożenie systemu whistleblowingu spowoduje masowy napływ przypadkowych zgłoszeń. Wyniki ankiet przeprowadzonych wśród klientów WhistleB pokazują, że zwykle tak nie jest. Niemniej jednak komunikacja ukierunkowana na to, co należy zgłaszać (patrz poniżej), stanowi gwarancję, że organizacja będzie otrzymywać właściwe zgłoszenia, a nie, na przykład, skargi, które należy składać innymi kanałami.

Wracając do zobowiązań prawnych, należy wspomnieć, że nowe przepisy dotyczące ochrony osób informujących o nieprawidłowościach w całej UE zobowiązują organizacje do informowania o określonych sprawach dotyczących whistleblowingu (patrz poniżej). Zatem właściwa komunikacja zmniejszy również ryzyko niedopełnienia wymogów prawnych.

Jeśli chodzi o interesariuszy zewnętrznych, w tym dostawców, klientów, partnerów i inwestorów, należy podkreślić dwie główne korzyści. Pierwsza dotyczy wspomnianego wyżej elementu zaufania. Wdrożenie whistleblowingu to sygnał wysyłany wszystkim stronom, że organizacja poważnie podchodzi do etyki i transparentności w biznesie. Jest to istotne dla profilu zrównoważonej działalności organizacji, który coraz częściej znajduje się w kręgu zainteresowania inwestorów.

Ponadto system whistleblowingu może być wydajnym substytutem zarządzania w odległych obszarach łańcucha wartości, np. w organizacjach międzynarodowych z globalnymi łańcuchami dostaw. W takim przypadku osoby z zewnątrz mogą być bardzo przydatne jako potencjalni informatorzy o nieprawidłowościach. Udostępnienie części zgłoszeniowej systemu whistleblowingu osobom z zewnątrz jest równoznaczne z uzyskaniem większego zasięgu oraz wysłaniem sygnału, że kierownictwo faktycznie chce wiedzieć, czy klient lub dostawca nie podejrzewa niewłaściwego postępowania.

Co należy przekazać na temat kanału zgłaszania nieprawidłowości?

Mając na uwadze powyższe zastrzeżenia, celem komunikacji powinno być:


Budowanie zaufania do organizacji i systemu.

• Podkreślanie wartości i celu whistleblowingu w zakresie zwiększania transparentności, ograniczania ryzyka i strat oraz zapobiegania bezprawnym działaniom na możliwie najwcześniejszym etapie.
• Włączenie whistleblowingu do mechanizmów wzmocnienia podstawowych wartości i kodeksu postępowania organizacji.
• Docenienie osób informujących o nieprawidłowościach, które działają w dobrej wierze, za lojalność i odwagę.

Pomoc ludziom w tym, by mogli czuć się bezpiecznie. 

• W miarę możliwości dopuszczenie dokonywania anonimowych zgłoszeń z zapewnieniem możliwości zachowania anonimowości przez cały czas trwania dalszych czynności i dochodzenia.
• Podkreślenie aspektów bezpieczeństwa systemu, takich jak szyfrowanie i ochrona danych, hasła, brak możliwości zidentyfikowania tożsamości osób zgłaszających nieprawidłowości itp.
• Poinformowanie zainteresowanych osób o możliwości dokonywania zgłoszeń w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca oraz przy wykorzystaniu wybranego urządzenia.
• Udzielenie gwarancji, że nie będą podejmowane działania odwetowe za zgłoszenia dokonane w dobrej wierze. W przypadku przedsiębiorstw z siedzibą w UE należy poinformować, że wkrótce będzie to niezgodne z prawem i karalne.

Edukowanie na temat właściwych zgłoszeń.

• Wyjaśnienie, jakie sprawy będą traktowane jako zgłoszenia w ramach whistleblowingu zarówno z prawnego punktu widzenia, jak i z punktu widzenia wewnętrznej polityki organizacyjnej w odróżnieniu od zgłoszeń, które powinny być dokonywane za pośrednictwem innych procesów lub kanałów.
• Opisanie informacji, które muszą zostać uwzględnione.

Przekazanie, że sprawy będą rozpatrywane z zachowaniem zasad rzetelności.

• Opisanie czynności podejmowanych po otrzymaniu zgłoszenia.
• Podanie spodziewanego terminu potwierdzenia zgłoszenia i udzielenia informacji zwrotnej. Ta kwestia zostanie uregulowana w nowej dyrektywie UE w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach.
• Wskazanie charakteru ról lub obowiązków osób, które zostaną przypisane do zarządzania otrzymanymi zgłoszeniami.

Dopełnienie wymogów prawnych.

• Zgodnie z unijną dyrektywą organizacje będą zobowiązane do przekazywania, że osoba informująca o nieprawidłowościach będzie nadal podlegać ochronie, jeżeli skorzysta z przysługującego jej prawa do zwrócenia się do podmiotów zewnętrznych, takich jak właściwe władze.
• Inne przepisy krajowe mogą również nakładać wymóg, by organizacje informowały o określonych powiązanych kwestiach.

Wskazówki dotyczące kanałów komunikacji

Jak dotrzeć do odbiorców z komunikacją poświęconą whistleblowingowi? Oprócz zwykłych kanałów komunikacji, takich jak wewnątrzfirmowy Internet i intranet, organizacje powinny umieszczać informacje o znaczeniu whistleblowingu w kodeksie postępowania pracowników, w materiałach wprowadzających oraz w innych treściach szkoleniowych, a także podczas spotkań integracyjnych. Należy również opublikować odrębną politykę whistleblowingu. Natomiast w przypadku kanałów cyfrowych informacje mogą być dostępne w samym systemie whistleblowingu po zalogowaniu.  

Do interesariuszy zewnętrznych można dotrzeć za pośrednictwem takich kanałów, jak witryna internetowa organizacji, kodeks postępowania dostawcy, biuletyny informacyjne dla klientów, raporty dotyczące zrównoważonej działalności, aktualności dla inwestorów czy raport roczny.

Jeśli potrzebujesz bardziej praktycznych wskazówek dotyczących wdrażania systemu whistleblowingu, zachęcamy do zapoznania się z naszym przystępnie napisanym przewodnikiem po kolejnych etapach wdrażania rozwiązania do obsługi zgłoszeń w ramach whistleblowingu z myślą o zwiększaniu poziomu zadowolenia klientów i pracowników. Pobierz e-book albo zamów wersję papierową za pośrednictwem serwisu Amazon lub Bokus.