Jak wdrożyć system whistleblowingu – zarządzanie sprawami

W trzecim artykule z serii poświęconej wdrażaniu systemu whistleblowingu przyjrzymy się konkretnym elementom zarządzania sprawami wchodzącymi w zakres whistleblowingu. W pierwszym artykule przedstawiliśmy wskazówki, które miały zapewnić pomoc w prowadzeniu komunikacji dotyczącej whistleblowingu w celu budowania zaufania, poczucia bezpieczeństwa towarzyszącego zgłaszaniu nieprawidłowości oraz świadomości tego, co i jak zgłaszać. W drugim artykule skupiliśmy się na przygotowaniu organizacji (bez uwzględnienia systemu) w zakresie zespołu, kluczowych procedur i kwestii prawnych.

Dlatego teraz, gdy zaczynają napływać zgłoszenia nieprawidłowości, warto dowiedzieć się, jak je przetwarzać. 

1. Przyjęcie zgłoszenia.

Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
Gdy zespół przyjmujący zostanie powiadomiony o otrzymaniu zgłoszenia, oddelegowany personel powinien jak najszybciej się zalogować, aby sprawdzić zgłoszenie. Ponieważ reakcja jest kluczowym elementem budowania zaufania w procesie zarządzania sprawami w ramach whistleblowingu, osoba informująca o nieprawidłowościach musi szybko uzyskać potwierdzenie, że zgłoszenie zostało przyjęte. Unijna dyrektywa w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach definiuje „terminową odpowiedź” jako przekazanie osobie zgłaszającej potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w ciągu siedmiu dni. Może to nastąpić automatycznie dzięki rozwiązaniu cyfrowemu.

Ocena, czy zgłoszenie stanowi sprawę wchodzącą w zakres whistleblowingu
Następnie zespół analizujący informacje o nieprawidłowościach musi ocenić treść zgłoszenia i podjąć decyzję, czy powinno ono zostać przyjęte, czy odrzucone jako sprawa, która nie wchodzi w zakres whistleblowingu. W przypadku odrzucenia zgłoszenia dobrą praktyką jest poinformowanie o tym fakcie osoby zgłaszającej i skierowanie jej do odpowiedniego kanału. (Link to previous blog in the series). Zespół analizujący informacje o nieprawidłowościach może odrzucić zgłoszenie, jeśli:

• domniemana nieprawidłowość nie podlega zgłoszeniu zgodnie z wytycznymi organizacji dotyczącymi procedur informowania o nieprawidłowościach;
• zgłoszenie nie zostało przekazane w dobrej wierze;
• nie ma wystarczających informacji, aby przeprowadzić dalsze dochodzenie.

Przekazanie zgłoszenia i monitorowanie go w całym procesie zarządzania sprawą
Jeśli zgłoszenie ma być potraktowane jako sprawa rozpatrywana w ramach whistleblowingu, powinno ono zostać skategoryzowane i przekazane bezpieczną drogą właściwemu pracownikowi lub zespołowi przydzielonemu do zarządzania sprawą na potrzeby podjęcia dalszych działań. Sprawy powinny być również stale monitorowane, aby mieć pewność, że po ich przekazaniu posuwają się naprzód.

2. Dochodzenie w sprawie zgłoszenia w ramach whistleblowingu 

Choć każda sprawa musi zostać zbadana w kontekście konkretnej sytuacji, to jednak system whistleblowingu powinien umożliwiać zadbanie o:

Zachowanie pełnego bezpieczeństwa
Wszelka komunikacja związana ze sprawą musi być zgodna z surowymi przepisami dotyczącymi ochrony danych oraz gwarantować poufność i/lub anonimowość osoby zgłaszającej. Aby to ułatwić, należy rozważyć wdrożenie systemu whistleblowingu, który umożliwia bezpieczne prowadzenie rozmów między upoważnionymi osobami, bezpieczne ponowne przydzielanie spraw oraz bezpieczną komunikację z osobą informującą o nieprawidłowościach. Szyfrowanie przesyłanych i przechowywanych danych oraz brak możliwości śledzenia adresów IP to tylko niektóre z zabezpieczeń, które powinny zostać wprowadzone.

Uzyskanie dodatkowych informacji od osoby informującej o nieprawidłowościach 
Zgłoszenia napływające od osób informujących o nieprawidłowościach rzadko są od razu gotowe do rozpoczęcia dochodzenia. Z tego powodu proces whistleblowingu powinien umożliwiać komunikację z osobą zgłaszającą za pomocą rozwiązania technologicznego lub w oparciu o inny wydajny proces przekazywania informacji zwrotnej. Dialog buduje zaufanie i pozwala dotrzeć do sedna problemu. System powinien zatem pozwalać na bezpieczne przesyłanie plików przez osobę informującą o nieprawidłowościach, jeśli zespół oddelegowany do sprawy zażąda takich materiałów jako dowodów. 

Wyznaczenie odpowiednich ekspertów
Ponieważ tematyka zgłoszeń bywa wyjątkowo zróżnicowana, nierzadko prawidłowe zbadanie sprawy wymaga zaangażowania dodatkowych ekspertów. Mogą to być na przykład specjaliści z zakresu prawa pracy lub ścigania przestępstw gospodarczych – osoby zarówno z wewnątrz, jak i spoza organizacji. Gdy sprawa zostanie skategoryzowana, system powinien umożliwiać bezpieczne dodanie takich ekspertów do zespołu indywidualnie dla każdej rozpatrywanej sprawy.

Przekazanie dalszej informacji zwrotnej osobie informującej o nieprawidłowościach
Zgodnie z dyrektywą w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach organizacje będą musiały przekazać każdej osobie informującej o nieprawidłowościach w ciągu trzech miesięcy informację zwrotną na temat działań podjętych w związku ze zgłoszeniem. Niezależnie od tego, czy dana firma podlega temu obowiązkowi, czy nie, dobrą praktyką jest przekazywanie informacji zwrotnej w celu budowania zaufania. Należy jednak znaleźć właściwą równowagę między uprawnieniami i obowiązkami osoby informującej o nieprawidłowościach, firmy oraz innych zaangażowanych osób (np. osoby oskarżonej). Dlatego w tej materii należy postępować ostrożnie. Nie należy przekazywać osobie zgłaszającej poufnych informacji, ponieważ może to zaszkodzić dochodzeniu i rozwiązaniu problemu. Jeśli osoba zgłaszająca zachowuje anonimowość, może być konieczna dodatkowa ostrożność, aby możliwe było zbudowanie obustronnego zaufania. Technologia może pomóc w komunikacji z zachowaniem anonimowości osoby informującej o nieprawidłowościach. 

3. Prawidłowe zarejestrowanie, usunięcie i zarchiwizowanie zgłoszenia

Zarejestrowanie: Należy zawsze prowadzić wymaganą ewidencję i przetwarzać wszystkie dane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Oznacza to ewidencjonowanie każdego otrzymanego zgłoszenia oraz działań podjętych przez każdego członka zespołu zarządzającego sprawą.

Usunięcie: Dane osobowe zawarte w zgłoszeniach dokonywanych w ramach whistleblowingu oraz dokumentacji dochodzeniowej należy usunąć zaraz po zakończeniu dochodzenia. Wyjątkiem są wszelkie dane osobowe, które muszą być przechowywane ze względów prawnych. 

Zarchiwizowanie: Przepisy prawa mogą nakładać wymóg, aby zarchiwizowana dokumentacja dochodzeniowa i zgłoszenia od osób informujących o nieprawidłowościach były przechowywane w postaci anonimowej. Innymi słowy: nie mogą one zawierać danych osobowych, za pomocą których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować takie osoby. 

Jeśli potrzebujesz bardziej praktycznych wskazówek, jak wdrożyć system whistleblowingu, polecamy zapoznanie się z naszym przystępnym podręcznikiem: Przewodnik ABC — budowa rozwiązania whistleblowingu, które zwiększy satysfakcję klientów i pracowników. Pobierz wersję elektroniczną albo zamów wersję papierową za pośrednictwem serwisu Amazon lub Bokus.