Rok do pierwszego terminu wskazanego w dyrektywie UE w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach: 3 wskazówki dotyczące tego, jak budować kulturę wyrażania wątpliwości

Pozostał mniej niż rok do pierwszego terminu określonego w dyrektywie UE w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach. W związku z tym przyszła pora, by członkowie kierownictw i zarządów firm zdobyli się na autorefleksję. Czy udało się zbudować kulturę wyrażania wątpliwości, która zachęca ludzi do wewnętrznego zgłaszania problemów?

Od 17 grudnia 2021 r. pracownikom i innym osobom związanym z organizacją będzie przysługiwać ochrona w przypadku zgłoszenia podejrzenia nielegalnych lub nieetycznych działań, a organizacje będą zobowiązane do zapewnienia w tym celu bezpiecznych kanałów zgłaszania. Ochrona ta rozciąga się również na osoby informujące o nieprawidłowościach na zewnątrz – na przykład właściwe organy państwowe lub media. 

Jednak żaden poziom ochrony prawnej nie przekona nikogo do dokonania zgłoszenia wewnętrznego, jeśli kultura organizacyjna sprzyjała do tej pory powstrzymywaniu się od wyrażania wątpliwości. Kultura wyrażania wątpliwości sprowadza się do zaufania, a jej zbudowanie wymaga czasu. Organizacje zatrudniające ponad 250 osób mają rok na wdrożenie obowiązków wynikających z dyrektywy UE w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach. Oto, co można zrobić już teraz, aby ludzie chcieli najpierw wyrażać swoje wątpliwości wewnętrznie, gdy otrzymają ochronę prawną sprzyjającą komunikowaniu problemów na zewnątrz. 

1. Należy ustanowić właściwy ton ze strony kierownictwa i okazać wsparcie osobom informującym o nieprawidłowościach. 

Punktem wyjścia może być okazanie i komunikowanie zaangażowania organizacji w etyczne prowadzenie działalności, czego wyrazem mogą być podstawowe wartości i kodeks postępowania. Ustanowienie właściwego tonu ze strony kierownictwa stanowi podstawę zaufania. Członkowie kierownictwa oraz zarządu muszą popierać whistleblowing i podkreślać jego wartość z puntu widzenia dbałości o etyczną stronę działalności. Należy podkreślać, że budowanie bezpiecznego i etycznego środowiska jest obowiązkiem każdego z nas, oraz dawać ludziom do zrozumienia, że mogą oni w dobrej wierze zgłaszać swoje zastrzeżenia. Należy wyjaśniać, że celem istnienia kanału whistleblowingu jest stworzenie bezpiecznych warunków do zapewnienia organizacji pomocy w eliminowaniu niewłaściwych zachowań i minimalizowaniu szkód z nimi związanych. Ważne jest docenienie odwagi osób decydujących się na poinformowanie o nieprawidłowościach.

2. Należy wyjaśnić, na czym polega whistleblowing i umożliwić anonimowe zgłaszanie wątpliwości. 

Należy opisać, w jaki sposób można przekazać zgłoszenie, co się z nim dalej stanie oraz jakich informacji zwrotnych należy się spodziewać i kiedy. Każdy musi mieć pewność, że wszystkie zgłoszenia będą traktowane poważnie oraz będą właściwie przetwarzane przez kompetentny personel. Z prawnego punktu widzenia taki personel musi zostać powołany przed upływem terminu dyrektywy UE w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach w grudniu 2021 r.

Istotne jest wyjaśnienie, czym jest, a czym nie jest whistleblowing. Niemniej należy też pamiętać, że to nie zgodność z definicją jest najważniejsza. Warto rozmawiać o wszystkim, co wydaje się komuś niewłaściwe. Zgłoszenia wykraczające poza definicję whistleblowingu również muszą być traktowane poważnie. 

Pracownicy muszą mieć możliwość dokonywania zgłoszeń anonimowo. Z naszego doświadczenia wynika, że wiele osób woli informować o nieprawidłowościach anonimowo. W związku z tym liderzy powinni zapewnić nie tylko poufność wymaganą zgodnie z postanowieniami dyrektywy, ale także pełną anonimowość. Właśnie to może mieć największy wpływ na powodzenie budowy bezpiecznej kultury wyrażania wątpliwości.

Największy nacisk należy położyć na bezpieczeństwo systemu.Pewne elementy bezpieczeństwa, poufności i ochrony danych muszą spełniać wymogi unijnej dyrektywy w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach. Liderzy mogą jednak pójść dalej w budowaniu zaufania, wdrażając możliwie najlepszy system oraz informując pracowników o kwestiach technicznych związanych z bezpieczeństwem. 

3. Należy wykluczyć możliwość odwetu. 

Ludzie muszą mieć pewność, że nie grozi im odwet ani żadne inne negatywne konsekwencje w razie dokonania wewnętrznego zgłoszenia. Potrzeba ta została także uwzględniona w nowej dyrektywie. Z dniem wejścia w życie jej wymogów wszelkie formy odwetu będą niezgodne z prawem i będą podlegać sankcjom. Jednocześnie jednak sami pracownicy mogą nie być tego świadomi. Dlatego rolą liderów jest poinformowanie o tym pracowników, a także zdefiniowanie zabronionych działań odwetowych.

W świecie, w którym pracownicy mają wybór, czy dokonać zgłoszenia wewnętrznie, czy zewnętrznie, członkowie kierownictw i zarządów powinni zrobić wszystko, co w ich mocy, by pracownicy chcieli najpierw wyrazić wątpliwości wewnętrznie. Dobra wiadomość jest taka, że do pierwszego terminu wskazanego w unijnej dyrektywie w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach pozostał rok. Jest zatem wystarczająco dużo czasu, aby wprowadzić zmiany i zadbać o zbudowanie kultury zgłaszania nieprawidłowości.