W jaki sposób system whistleblowingu WhistleB wspiera spełnienie wymogów unijnej dyrektywy w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach?

System WhistleB wspiera spełnienie wymogów unijnej dyrektywy w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach („Dyrektywy”), pomagając organizacjom w ograniczaniu ryzyka złamania prawa. Gwarantuje on poufność, bezpieczeństwo, szybką informację zwrotną, rzetelne zarządzanie sprawami, prywatność oraz wiele innych korzyści.  

Ponadto monitorując zmieniające się ustawodawstwo krajowe, zespół WhistleB wspiera spełnienie wymogów Dyrektywy oraz jej transpozycję do prawa krajowego.

Organizacje powinny wziąć pod uwagę wymienione dalej minimalne wymagania Dyrektywy. W WhistleB pomagamy w ich spełnieniu:

1. Obowiązki, jakie nakłada Dyrektywa: Wymagane jest ustanowienie kanału odbierania zgłoszeń osób informujących o nieprawidłowościach. Kanał musi być zorganizowany, skonfigurowany i prowadzony w sposób bezpieczny. Powinien gwarantować anonimowość osób informujących o nieprawidłowościach i wymienionych w zgłoszeniach osób trzecich oraz uniemożliwiać dostęp nieupoważnionemu personelowi. Na życzenie osoby informującej o nieprawidłowościach tego rodzaju kanały muszą umożliwiać przekazywanie zgłoszeń w formie pisemnej i/lub ustnej – telefonicznie lub za pomocą innych narzędzi komunikacji głosowej. 

System whistleblowingu WhistleB to gwarancja, że tożsamość zarówno osoby informującej o nieprawidłowościach, jak i osób trzecich nie zostanie ujawniona przez cały czas trwania procesu. Anonimowość osób informujących o nieprawidłowościach zapewnia rozwiązanie techniczne wykorzystywane zarówno podczas zgłaszania, jak i w toku dalszych działań. Cała komunikacja jest szyfrowana podczas przechowywania i przekazywania. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe zapewnia bezpieczny dostęp do narzędzia do zarządzania sprawami, dzięki czemu zgłoszenia są dostępne tylko dla upoważnionych osób.

2. Obowiązki, jakie nakłada Dyrektywa: Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia musi zostać przekazane osobie informującej o nieprawidłowościach w terminie do siedmiu dni od jego otrzymania. 

System WhistleB pilnuje, aby przekazanie informacji zwrotnej odbyło się w ciągu siedmiu dni. System wysyła również powiadomienia do osoby odpowiedzialnej, jeżeli wpłyną nowe zgłoszenia.

3. Obowiązki, jakie nakłada Dyrektywa: Wymagane jest wyznaczenie bezstronnej osoby lub odrębnego działu do monitorowania zgłoszeń, prowadzenia komunikacji, pozyskiwania dalszych informacji oraz przekazywania informacji zwrotnej osobom informującym o nieprawidłowościach.

Narzędzie do zarządzania sprawami WhistleB pozwala zarządzać sprawami zgodnie z wymogami dyrektywy na wszystkich etapach – dostarczenia usługi, przyjęcia zgłoszenia, prowadzenia dochodzenia oraz zamknięcia, archiwizacji i usunięcia sprawy. 

4. Obowiązki, jakie nakłada Dyrektywa: Wymagane jest prowadzenie dokumentacji każdego otrzymanego zgłoszenia z zachowaniem wymogów poufności.

System WhistleB wykorzystuje dzienniki aktywności i użytkowników na potrzeby bezpiecznego dokumentowania wszystkich etapów zarządzania sprawami.

5. Obowiązki, jakie nakłada Dyrektywa: Wymagane jest wyznaczenie osoby lub działu pod kątem dalszego prowadzenia sprawy po otrzymaniu zgłoszenia, co dotyczy również zgłoszeń anonimowych, o ile przewiduje to prawo krajowe. 

Narzędzie do zarządzania sprawami w systemie WhistleB zapewnia bezpieczne podejmowanie dalszych działań zgodnie z tymi wymogami. System umożliwia przydzielanie spraw zespołom oraz zapewnia bezpieczną wymianę informacji między członkami zespołów. W indywidualnych przypadkach do zespołu mogą być bezpiecznie dodawani specjaliści zewnętrzni, na przykład w dziedzinie dochodzeń lub prawa. Oprócz tego w centrum zasobów WhistleB dostępne są przydatne informacje na temat krajowych wymogów prawnych w zakresie dalszych działań. 

6. Obowiązki, jakie nakłada Dyrektywa: Wymagane jest zagwarantowanie osobie informującej o nieprawidłowościach dostępu do informacji zwrotnej na temat dalszych działań w związku ze zgłoszeniem w terminie do trzech miesięcy od daty potwierdzenia odbioru. 

System WhistleB pilnuje, aby przekazanie informacji zwrotnej na temat wszczęcia dochodzenia odbyło się w terminie do trzech miesięcy. Dotyczy to także zgłoszeń  anonimowych. 

7. Obowiązki, jakie nakłada Dyrektywa: Wymagane jest, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z przepisami RODO.

System WhistleB umożliwia spełnienie wymogów, jakie nakładają przepisy RODO w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych. System jest skutecznie szyfrowany, a wszystkie dane przechowywane są na bezpiecznych serwerach zlokalizowanych na terenie UE. Dostęp do danych mają jedynie osoby wskazane przez klienta.

Aby dowiedzieć się więcej o zgodności systemu WhistleB z unijną dyrektywą w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach, zamów bezpłatną prezentację. Możesz się także z nami skontaktować.