Wdrażasz system whistleblowingu? Poznaj nasze najważniejsze trzy wskazówki

Czy pracujesz w jednej z tysięcy organizacji, które stoją w obliczu wdrożenia systemu whistleblowingu w ciągu kilku najbliższych lat? Jeśli tak, nowy podręcznik whistleblowingu firmy WhistleB może być tym, czego potrzebujesz. Przewodnik ABC — budowa rozwiązania whistleblowingu, które zwiększy satysfakcję klientów i pracowników został napisany, aby pomóc europejskim firmom zapewnić zgodność z nowymi przepisami o ochronie osób zgłaszających i uzyskać maksimum korzyści w wyniku implementacji systemu whistleblowingu.

W tej serii letnich artykułów na blogu będziemy publikować fragmenty z naszego podręcznika whistleblowingu, w których poruszone zostały zagadnienia związane z bezpieczeństwem danych, zasobami, inicjowaniem spraw, aspektami prawnymi, kulturą i wiele innych. Zatem usiądź wygodnie i przeczytaj pierwszy odcinek serii: Trzy główne przykazania firmy WhistleB — nasze najważniejsze wskazówki dotyczące wdrożenia efektywnego systemu whistleblowingu opartego na zaufaniu.

1. Wykrywaj sprawy o krytycznym znaczeniu dla firmy, promując i udostępniając łatwo dostępne kanały zgłoszeń, którym będą ufać pracownicy

Rozpropaguj informacje o przeznaczeniu rozwiązania whistleblowingu. Komunikacja musi być ciągła, aby stymulować zaangażowanie i pomagać pracownikom przełamać opory przed zgłaszaniem. Obejmuje ona przekazywanie podstawowych wartości organizacji oraz filozofii prowadzenia biznesu zgodnie z kodeksem postępowania.

Po pierwsze, zadbaj o właściwy ton na najwyższych szczeblach, aby zbudować zaufanie. Po drugie, zwykle dana osoba dokonuje zgłoszenia tylko raz w życiu, co sprawia, że jest to dla niej niezwykle stresująca sytuacja. „Oddramatyzuj” proces dokonywania zgłoszenia w swojej komunikacji i zadbaj o prosty przebieg procesu zgłaszania. Pamiętaj, że liczy się bezpieczeństwo — informuj o swoich rozwiązaniach w zakresie bezpieczeństwa, aby zbudować zaufanie.

Rozpraszaj obawy przed odwetem. W kwestii pozyskiwania informacji o krytycznym znaczeniu dla firmy, ten postulat sprowadza się do stworzenia anonimowego systemu dokonywania zgłoszeń. Wdrożenie faktycznie anonimowych kanałów zwiększa prawdopodobieństwo pozyskiwania zgłoszeń dotyczących poważnych uchybień, a tym samym zwiększa szansę zminimalizowania ryzyka i szkód. Ludzie muszą ufać, że będą chronieni przed działaniami odwetowymi.

Zadbaj o łatwe składanie zgłoszeń. Usuń wszelkie bariery ograniczające dokonywanie zgłoszeń, takie jak czas, miejsce lub wyznaczone urządzenie. Umożliw składanie zgłoszeń w dowolnym języku. Nie komplikuj procesu rozbudowanymi kwestionariuszami. Kanał komunikacyjny dla osób dokonujących zgłoszenia powinien być maksymalnie łatwy w obsłudze.

2. Utrzymuj zaufanie, udostępniając system o wysokim bezpieczeństwie danych oraz angażując profesjonalny zespół do rzetelnej obsługi zgłoszeń

Przydziel profesjonalny zespół do odbierania zgłoszeń. Zespół powinien składać się z profesjonalistów; osób cechujących się wielką rzetelnością, zaufaniem i kwalifikacjami do obsługi bardzo delikatnych spraw. Przyjmij praktyczną zasadę unikania nadmiernej rozbudowy zespołu, ale uwzględnij różne kompetencje — zakres ról wzmacnia rzetelność zespołu.

Odpowiadaj na każde zgłoszenie. Traktuj wszystkie zgłoszenia z najwyższą poufnością, aby chronić tożsamość zarówno osoby zgłaszającej, jak i oskarżanej. Odpowiadaj szybko i z szacunkiem. Reakcja to krytyczny element budowy zaufania w procesie obsługi zgłoszeń nieprawidłowości. Zachowaj jednak wielką ostrożność i ograniczaj podawane informacje — szczególnie w przypadku, kiedy osoba zgłaszająca pozostaje anonimowa.

Zadbaj o wiarygodne i bezpieczne procesy. Bezpieczeństwo się liczy. Twoim obowiązkiem jest ochrona anonimowych osób zgłaszających, a także przekazywanych i badanych informacji poufnych. Po pierwsze, dopilnuj, aby Twoje rozwiązanie cechował najwyższy poziom bezpieczeństwa danych oraz aby było ono ciągle monitorowane.

Po drugie, Twoje procesy muszą być zgodne z krajowym prawem ochrony danych i przepisami dotyczącymi whistleblowingu — obejmuje to bezpieczne dzienniki działań wykonywanych przez osoby obsługujące sprawy oraz bezpieczne prowadzenie postępowań wyjaśniających w celu ochrony osób nimi objętych. Po trzecie, po zamknięciu sprawy dane pośrednie i bezpośrednie powinny być trwale usunięte w każdej organizacji administrującej danymi na terenie UE.

3. Komunikuj swoje obowiązki i analizuj swoje wyniki

Rozpowszechniaj swój obowiązek właściwego postępowania swoim klientom. Wszystko co robisz powinno pozytywnie wpływać na poziom zadowolenia klientów lub przyciągać nowych klientów. Kiedy Twoje rozwiązanie whistleblowingu będzie gotowe, poinformuj o tym klientów. Twoi klienci są w tej samej sytuacji, co Ty — muszą zagwarantować, że ich łańcuch wartości działa w sposób zrównoważony.

Rozpowszechnij informacje o swoim zaangażowaniu w budowę bezpiecznego i zrównoważonego miejsca pracy, aby przyciągnąć największe talenty. Zaangażowani i odpowiedzialni pracownicy są najlepszym sposobem na utrzymanie wysokiej satysfakcji klientów i zrównoważonych zysków. Takie osoby wniosą do firmy wszystko, co najlepsze — zarówno z mechanizmami, takimi jak kodeks postępowania, jak i bez nich. Przyciągnij je do swojej firmy! Młodsza generacja chętniej będzie wybierać pracodawcę z trwałym ładem korporacyjnym, etycznymi wartościami oraz ugruntowanym kodeksem postępowania.

Analizuj wyniki i dopilnuj ciągłego monitorowania przez zarząd. System whistleblowingu jest pomocny w pozyskiwaniu informacji o krytycznym znaczeniu dotyczących organizacji. Zadbaj o to, aby zarząd miał pełny dostęp do systemu, przyjmowanych zgłoszeń, sposobu obsługi spraw i zbiorczych statystyk. Oprócz alertów dotyczących poważnych incydentów, którymi należy zająć się natychmiast, system whistleblowingu udostępnia efektywną kontrolę kondycji.

Chcesz przeczytać całą książkę i rozpocząć wdrażanie systemu whistleblowingu? Pobierz e-book albo zamów drukowany egzemplarz w sklepie Amazon lub Bokus.

Kontakt:

Gunilla Hadders, współautor i starszy doradca w Centrum whistleblowingu firmy WhistleB
+46  70 214 88 73, gunilla.hadders@whistleb.com