Como implementar um sistema de denúncia – a subcontratação de partes externas
Quando se trata de analisar a melhor forma de implementar um sistema de denúncia na sua organização, criar um sistema de denúncia personalizado a partir do zero pode não ser a decisão certa para quem quer começar a funcionar de imediato, nem a opção mais segura. Avaliar o conteúdo dos casos para os gerir de forma adequada pode exigir competências de que não dispõe internamente. E as investigações provavelmente irão levá-lo a áreas para as quais apenas as equipas especializadas têm formação.
Neste quarto artigo da nossa série sobre como implementar um sistema de denúncia, debruçamo-nos sobre como os fornecedores externos podem ajudar.
O que envolve a subcontratação da gestão de casos de denúncia?
Trata-se de casos em que uma parte externa, ou um ombudsman, recebe os relatos do denunciante em nome da sua organização. Por sua vez, essa parte externa classifica os casos, responde ao denunciante, associa recursos de especialistas externos à equipa caso a caso, e assim por diante.
Que tipos de empresas fornecem estes serviços normalmente?
Depende exatamente de que parte do processo de denúncia pretende subcontratar. No entanto, os tipos de empresas com as competências e os serviços certos incluem sociedades de advogados, empresas de auditoria, especialistas em emprego e empresas especializadas em investigação forense. Estes são os tipos de empresas que a WhistleB tem na sua rede internacional de parceiros através do seu programa de parceiros.
Quais são as vantagens de usar um terceiro para a gestão de casos de denúncia?
A utilização de partes externas para a gestão de casos de denúncia pode garantir um maior nível de transparência. A parte externa analisa cada caso, é independente da política interna e pode escalar mais facilmente os casos para o Conselho de Administração caso haja membros seniores da equipa de gestão implicados, ou se surgirem outras informações que requeiram a atenção do Conselho de Administração.
Dada a natureza variada dos casos de denúncia, desde questões ambientais até assuntos relacionados com os colaboradores ou crimes económicos, uma outra vantagem é a abrangência de competências que podem ser chamadas quando se recorre a fornecedores externos. Além disso, os especialistas externos possuem formação especial para lidar de forma adequada com os relatos de denunciantes e em conformidade com as leis relevantes. São, portanto, capazes de apoiar as equipas de gestão em discussões, investigações e outros processos de seguimento, se necessário.
No caso das pequenas e médias empresas, uma das vantagens é que uma parte externa será, em teoria, mais independente dos colaboradores e gestores da empresa. Para os colaboradores, isso gera credibilidade e confiança de que haverá maior probabilidade de o denunciante permanecer anónimo.
Por que razão a gestão interna pode, apesar de tudo, ser a melhor opção?
A gestão interna de casos de denúncia também tem uma série de vantagens claras. Um representante interno consegue compreender melhor o contexto de quaisquer relatos. Este pode ter acesso a informações de outras áreas do negócio, permitindo-lhe juntar as peças do puzzle de eventos para obter uma imagem mais clara. No entanto, para as empresas da UE, é importante lembrar que, em breve, todas as organizações com 50 colaboradores ou mais serão obrigadas, por lei, a designar uma “pessoa ou departamento imparcial” para fazer o seguimento dos relatos de denúncias. A pessoa designada deve ocupar o tipo de cargo que permita um certo grau de independência e autonomia.
É possível recorrer a partes externas de forma segura?
Absolutamente, desde que tenha uma solução de denúncia com as características de segurança certas, como a solução da WhistleB. Por exemplo, se uma parte externa estiver incumbida de receber relatos de denunciantes em nome de uma empresa, o sistema da WhistleB permite que a empresa adicione a parte externa como um utilizador aprovado ao sistema seguro, com apenas alguns cliques. Depois de a parte externa avaliar o relato e o atribuir ao recurso interno apropriado para seguimento, isso acontece dentro do mesmo sistema seguro. Em alternativa, se um recurso interno receber o relato em primeiro lugar, com vista a trazer competências externas para a gestão de casos, isso também acontece de forma segura.
Há muitas formas de se implementar um sistema de denúncia corretamente. Leia os nossos outros blogs desta série para obter dicas sobre os aspetos relacionados com a comunicação, organização e gestão de casos em matéria de denúncia.
Através do nosso Programa de parcerias, a WhistleB fornece uma plataforma segura, fácil de utilizar e baseada na Web, e os nossos parceiros fornecem experiência no processamento e investigação de casos. Temos parceiros ativos em toda a Europa, e os nossos clientes mútuos tiram partido do benefício da experiência de duas organizações, abrangendo a receção, o processamento e a investigação de casos. Uma maneira eficaz de implementar um sistema de denúncia, de forma bastante simples.
Karin Henriksson, Founding partner e Senior Advisor, WhistleB
karin.henriksson@whistleb.com
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