ISO 37002 om visselblåsningssystem – Det etiska perspektivet
ISO 37002 är en standard för visselblåsningssystem som kommer att publiceras senare i år. Det här är den första ISO-standarden som enbart handlar om visselblåsning. Den syftar specifikt till att hjälpa organisationer att införa ett visselblåsningssystem så att de kan hantera inkomna rapporter på ett effektivt sätt och få långsiktiga fördelar av att ha ett sådant system på plats.
Experter från WhistleB deltar i utvecklingen av ISO 37002 som leds av ISO:s sammankallande dr Wim Vandekerckhove. WhistleBs Jan Stappers har pratat med dr Vandekerckhove om hur han tror att standarden kommer hjälpa organisationer att skapa transparens, tillit och en etisk kultur med hjälp av visselblåsningssystem.
”Vi behöver inte fler visselblåsare. Vi måste bara bli bättre på att lyssna på dem vi redan har.” dr Wim Vandekerckhove
1. Berätta lite om dig själv, Wim.
Jag är professor i affärsetik vid Greenwichuniversitetet i London. Min forskning handlar om visselblåsningens institutionella aspekter och i ett större perspektiv om processers och förfarandens tillförlitlighet i organisationsmiljöer. Jag är en av cheferna för CREW, Centre for Research on Employment and Work, där jag specifikt undersöker de sociala effekterna av vår forskning utanför den akademiska världen. Jag är också chefredaktör för en tidskrift med titeln Philosophy of Management. Därifrån hämtar jag mycket inspiration.
2. Varför ägnar sig en professor i affärsetik åt att bygga upp en ISO-standard för visselblåsningssystem?
För mig är forskningens påverkan utanför den akademiska världen väldigt viktig. I min forskning har jag alltid intresserat mig för visselblåsandets institutionella sida, alltså inte för själva visselblåsaren utan för de som tar emot rapporter från visselblåsare. Vad gör de med rapporterna? Vad gör de inte med dem? ISO 37002-standarden handlar om just detta.
Det var mycket diskussioner kring vilken form ISO-standarden skulle ha. Vi tittade på innehållet i flera befintliga nationella riktlinjer (Australien, Kanada, Frankrike, Japan och Storbritannien) och såg att var och en av dem hade sitt eget fokus, sina egna luckor och sin egen stil. Vi enades om att ISO 37002 skulle vara en vägledande standard med fokus på visselblåsningssystem. Vad måste man planera för? Vilken omfattning? Hur tillämpar och följer man upp systemet? Hur kontrollerar man det? Det är som den typiska ledningscykeln. Vad behöver ledarskapet göra? Hur möjliggör man det?
3. På vilket sätt anser du att ett systematiskt arbete med visselblåsning ökar transparensen i organisationer och på arbetsplatser?
Det finns ett enormt gap mellan vad som händer på arbetsgolvet och vad organisationens högsta ledning känner till, inte bara i fråga om etik, överträdelser och missnöje, utan också när det gäller operativa aspekter på arbetsgolvet som går fel eller är problematiska. Ibland är det svårt att förmedla sådant upp till beslutsfattarna och då uppstår den här typen av kommunikationsgap.
Ett rapporteringssystem kan faktiskt öka transparensen och överbrygga sådana gap. En organisation består av arbetarna på golvet, mellancheferna och högsta ledningen. Om den högsta ledningen inte vill lyssna fungerar naturligtvis inte visselblåsningssystemet. Många organisationer och de flesta som ingår i det översta ledarskiktet vill höra om problemen, men ibland stoppas de nånstans på mitten. Det är inte så att mellanchefer avsiktligt vill tysta ner saker, men de ansätts från två håll och ett visselblåsningssystem kan verkligen hjälpa till att kompensera för det.
Om det tillämpas på rätt sätt ökar systemet alltså transparensen för både högsta ledningen och fotfolket. Med rätt kommunikation kring systemet, och med de lärdomar man kan dra av det, kan man faktiskt visa medarbetarna på golvet att det finns en opartisk kanal, att organisationen reagerar och att eventuella problem verkligen reds ut. Det är alltså preventivt på så sätt att det signalerar till missdådare att de inte kommer att komma undan.
4. Om vi tittar på tjänstefel, vilka är de vanligaste problem som organisationer ställs inför idag eller kommer att ställas inför under de närmaste åren?
Det kommer att vara covid-relaterat. Arbetslivet kommer förmodligen att förändras. Vi kommer att återvända till kontoret, men kanske inte till 100 %. Varierande arbetsrutiner i fråga om tid och plats kommer att påverka var och hur överträdelser sker. Hur upptäcker man sådana överträdelser genom ordinarie revisionsprocesser, till exempel? Hur skapar man en god företagskultur och ett etiskt klimat som förebygger oegentligheter när människor jobbar hemifrån? Det här kommer att vara de största problemen för organisationerna att hantera.
5. Vilka är de huvudsakliga syftena med ISO 37002?
Det handlar om att hantera rapporterna, inte personen som blåser i visselpipan. ISO 37002 hjälper organisationer att införa ett system för hantering av rapporter. Vi fokuserar specifikt på mottagning av rapporter, bedömning och prioritering av rapporter, hantering av rapporter (vissa kräver utredning, korrigerande åtgärder etc.) och avslutning av visselblåsningsärenden. Det är de fyra stegen i hanteringen visselblåsarrapporter.
I nuläget är ISO 37002 inte en certifierbar standard på samma sätt som mutbekämpning eller efterlevnad, men den kan fungera som tillägg till dessa standarder. Den kan ses som en fristående standard som enkelt kan användas i kombination med dessa relaterade standarder.
6. Vilket värde tillför ISO 37002 till företagsledare som vill skapa ett välfungerande visselblåsningssystem?
Standarden ger dig vägledning i hur du integrerar ett visselblåsningssystem i dina övriga system. Många organisationer har redan system för klagomålshantering. I vissa länder ställs specifika krav i fråga om mobbning och trakasserier och de har redan den här typen av system. ISO 37002 hjälper dig att få visselblåsningssystemet att stämma överens med det du redan gör, effektivisera arbetet och bygga in ärlighet och integritet i organisationen på andra sätt. Standarden beskriver vad du behöver tänka på när du utformar systemen, hur du använder dem och hur du följer upp dem. Vad kan man lära sig av de här systemen? Det är otroligt värdefullt.
7. Vilka organisationer har deltagit i arbetet med ISO 37002?
De nationella standardiseringsorganen från över 40 länder har deltagit i arbetet. Vart och ett av dem har haft en egen kommitté. I arbetet med den brittiska BSI-standarden deltog till exempel experter från teknikföretag, vårdsektorn, sjukhus, myndighetsföreträdare och företag som erbjuder konsulttjänster och rådgivning inom affärsetik. Om jag har förstått rätt satt du också i den nationella spegelkommittén i Nederländerna?
Den hade en liknande sammansättning som ISO-arbetsgrupperna, med skillnaden att vi även hade företrädare för de nationella organen samt för Transparency International, OECD, medarbetargrupper, Europeiska fackliga samorganisationen etc.
8. Hur långt har ni kommit i utvecklingen av ISO 37002? I vilket skede befinner ni er just nu och när kommer standarden att finnas tillgänglig? Hur kommer man att få tillgång till den?
Vi befinner oss i slutskedet. Först gjorde vi ett första utkast. Därefter gjorde vi ett andra utkast som skickades ut på remiss och vi fick flera hundra kommentarer från de nationella kommittéerna. ISO-arbetsgruppen genomförde sedan ytterligare ett antal rundor tills vi landade i ännu ett utkast, som skickades ut för omröstning och ytterligare synpunkter. Dessa synpunkter gicks igenom och vi har nu skickat ut ett slutgiltigt utkast för en sista omröstning och mindre justeringar.
Projektet fortlöper som planerat, så siktet är fortfarande inställt på april i år, kanske maj. Standarden kommer att göras tillgänglig som ett dokument som kan köpas, och man kommer att kunna skaffa olika typer av licenser.
9. På vilket sätt kompletterar och överensstämmer ISO 37002 med EU:s visselblåsningsdirektiv?
Enligt mig ställer EU-direktivet väldigt låga krav på organisationer när det gäller interna visselblåsningssystem. Man måste ha ett och rapporteringen måste vara konfidentiell. Det faktum att man har ett system är dock ingen garanti för att det blir rätt. Jag brukar ofta säga att vi inte behöver fler visselblåsare, utan att vi bara behöver bli bättre på att lyssna på dem vi redan har. Många företag tror fortfarande på myten om att fler rapporter är detsamma som bättre och att en överträdelse inte kan åtgärdas om den inte rapporteras. Det tror jag är ett misstag. Ofta är det så, men informationen når inte nödvändigtvis fram till de personer som kan göra något åt det, eller så hanteras det helt enkelt inte på ett bra sätt.
Detta är något som EU-direktivet inte tar upp. Eller indirekt är det det eftersom människor skyddas om de rapporterar till ett externt tillsynsorgan, eller om de går till media. Indirekt innebär det alltså att organisationer måste bli bättre på att hantera rapporter internt. Forskning i Storbritannien, USA och Australien visar att mer än 90 % av all rapportering sker till en början internt. Organisationer har alltså en möjlighet att själva åtgärda felaktigheter som begås i deras verksamhet. Men det kräver att man kan höra visselblåsarna. Därför behövs välfungerande kanaler.
En annan sak vi har lärt oss av forskning från Australien (Whistling while they work, Griffith University) är att den som har en rapporteringskanal får en del ärenden av tydligt allmänintresse, och därmed uppstår integritetsproblem. I andra änden finns det fall som uppenbart bara handlar om personligt missnöje. Majoriteten av alla ärenden ligger någonstans i mitten och är en blandning av dessa två kategorier. Visselblåsaren kanske påverkas av friktion eller tidigare händelser, men det finns en genuin oro. Hur hanterar man sådant? I forskningsarbetet intervjuades både visselblåsarna och de personer som hanterade de aktuella rapporterna, och båda sa samma sak. Det är den här typen av ärenden som går fel; de är svårast att hantera.
Vad jag tar med mig från den här studien är att vi är för snabba med att avvisa rapporter, till exempel ”Äsch, det är bara missnöje!”. Vad beror det på? Beror det på att rapporterna hanteras av en efterlevnadsansvarig som har efterlevnadshatten på sig och säger ”det handlar inte om efterlevnad, kasta bort den”? Det här är en otroligt viktig aspekt för den som vill förbättra hanteringen. Allt man kan göra för att förbättra hanteringen är en vinst. Därför är jag glad över att ISO-standarden lägger stort fokus på prioriteringssteget. EU-direktivet tar inte upp detta, men ISO-standarden tar vid där EU-direktivet slutar.
10. EU:s visselblåsningsdirektiv syftar till att få fler europeiska organisationer att införa visselblåsningssystem. Sett ur ett vidare perspektiv, på vilket sätt gynnas företagen genom att följa den nya lagen?
Det varierar beroende på organisationens storlek. I en relativt stor organisation kommer det in ett visst antal rapporter varje år och man kan verkligen göra något med denna information. Man kan läsa av den rådande företagskulturen. Om man använder ett visselblåsningssystem och allt som kommer in genom systemet handlar om personligt missnöje, vad säger det om kulturen? Skyll inte på systemet. Det säger faktiskt något värdefullt om företagskulturen som man kan agera på.
Förutom att visselblåsningssystemet gör det möjligt att hantera oegentligheter i ett mycket tidigt skede kan det alltså generera ytterligare information som hjälper organisationen att bli mer lyhörd. Jag har stött på ett antal organisationer som har haft en rapporteringskanal, men som använder exakt samma teknik till en frågekanal. På så sätt kan medarbetarna testa systemet. Om de vill rapportera felaktigheter men känner sig lite osäkra kan de börja med att ställa en vag fråga på ämnet. En fråga är inte en anklagelse, och därmed är den är lätt att svara på och frågeställaren kan få tydlig information om företagets policy. Det skapar tillit som ibland är tillräcklig för att personen i fråga ska välja att rapportera. När man filtrerar bort alla anklagelser kan frågorna som kommer in via frågekanalen göras tillgängliga för hela organisationen. På så sätt signalerar man att frågor som rör etiska spörsmål är välkomna och att de besvaras. Man tänker mycket bredare än att bara följa lagstiftningen – man tänker ”vilka andra fördelar kan vi få ut av det här?” Det är otroligt viktigt för organisationer som vill skapa en etisk företagskultur och samtidigt visa att de tar ansvar.
När det kommer till kritan måste det finnas tillit mellan organisationen och dess interna visselblåsare. När man utreder påståenden och konstaterar att felaktigheter har begåtts kan man inte alltid kommunicera alla detaljer till den person som rapporterade om saken. Visselblåsaren måste lita på att organisationen har undersökt saken och vidtagit åtgärder, även om det inte alltid syns. Här tror jag att ett visselblåsningssystem kan hjälpa till. Det syftar till mer än att bara följa lagstiftningen. Det bygger förtroende.
11. Har du några tankar kring vilken roll tekniken kan spela när det gäller att uppmana människor att rapportera missförhållanden och misstänkta aktiviteter?
Ja, det har jag. Det finns IT-system som jag brukar kalla ”tvåvägsanonyma”, d.v.s. du kan kommunicera med någon som är anonym för dig, och du är anonym för honom/henne. Du kan ställa följdfrågor medan den andra personen förblir anonym. Forskning har visat att människor väljer att inte blåsa i visselpipan på grund av att de är rädda. De är rädda för att rapporten inte ska hanteras konfidentiellt. Här är webbaserade system eller system som tillgängliggörs via appar en stor fördel. Möjligheten att rapportera online i ett tvåvägsanonymt system kommer föra visselblåsandet framåt.
Tekniken gör det också mycket lättare att hantera rapporterna på ett bra sätt och tidsstämpla varje åtgärd som vidtas i processen. I den kommande lagstiftningen ställs också större krav på att organisationer ska kunna visa att de har gjort vad som rimligen kan förväntas – redovisningsskyldighet. Detta krav är även inbyggt i ISO 37002. Jag tror att det här är betydligt lättare än telefonlinjer. Med tvåvägsanonym kommunikation kan man skapa tillit.
Med WhistleBs visselblåsningssystem kan företag implementera visselblåsningsprogram som överensstämmer med riktlinjerna i standard ISO 37002 om visselblåsningssystem. Klicka här om du vill ha en kostnadsfri demo.
Jan Tadeusz Stappers, LL.M.
Chef för partnerskapsutveckling
jan.stappers@whistleb.com
