Fler frågor om det europeiska direktivet om visselblåsarskydd
WhistleB samarbetar med advokatfirmor och andra för att hjälpa kunder att praktiskt hantera frågor om EU:s direktiv om visselblåsarskydd, och dess juridiska konsekvenser. Som en del av vårt uppdrag för att uppfylla de nya lagarna så enkelt som möjligt för företag har vi samarbetat med våra juridiska partners för att hålla webbinarier de senaste månaderna. Vi har mottagit en blandning av juridiska och praktiska frågor från deltagarna, som vi gärna delar med dig.
I detta inlägg sammanfattar vi svaren på frågorn som mottagits under ett webbinarium som hölls med Advokatfirman Delphi. Emedan några av svaren är naturligt fokuserade på den svenska marknaden i detta fall, kan de icke desto mindre vara värdefulla för företag i andra länder. Rebecka Thörn, en partner vid Delphi, tillhandahöll juridiska insikter, och Karin Henriksson, direktör på WhistleB, tillhandahöll de praktiska insikterna till dessa frågor om EU:s direktiv för visselblåsarskydd.
Frågor relaterade till oberoendet eller beskaffenheten hos personen som tar emot rapporten.
Frågor? Vad innebär det att personen som granskar rapporten ska vara oberoende? Måste det vara någon utanför organisationen? Kan en anställd i en organisation eller företag verkligen bedömas vara opartisk?
Det behöver inte vara en person utanför organisationen. Enligt den föreslagna lagen (I Sverige) är kravet att att personen ska vara ”oberoende”, men det kan vara en person inom organisationen. Den utsedda personen ska ha den slags position som tillåter en viss mängd av oberoende och autonomi, i synnerhet från företagsledningen. Man kan tänka på det som att det liknar den position som dataskyddschefen har för närvarande, och personen behöver inte vara bemyndigad att anställa och avskeda. Visselblåsarrapporter tas typiskt emot av en person eller en kombination av personer från följande avdelningar: Juridik, överensstämmelse, HR eller ekonomi.
Slutligen så väljer en del organisationer att lägga ut mottagandet och hanterandet av ärenden på en betrodd tredje part.
Frågor relaterade till att lämna feedback till en anonym visselblåsare.
Fråga: Hur kan vi lämna feedback till anonyma visselbåsare i praktiken? Görs detta genom en öppen kanal eller direkt? Om det är direkt till personen, hur kan de nås om rapporten skickades in anonymt?
Direktivet anger att personen som lämnar in en rapport (visselblåsaren) bör få tillbaka lämplig feedback, vilket innebär att arbetsgivaren bör svara på något sätt och inom en viss tidsrymd. Hur detta görs i praktiken beror vilken visselblåsarkanal som används inom organisationen. Till exempel så tillåter WhistleB:s system feedback till en visselblåsare, såväl som möjligheten att ställa frågor till personen. Emellertid kräver detta att visselblåsaren loggar in på visselblåsarkanalen (fortfarande anonymt) för att kunna läsa feedback.
Om en rapport har mottagits via ett anonymt mejl, till exempel, bör feedback rimligen gå till e-postadressen som visselblåsaren har använt. Emellertid är det uppenbart inte ett krav att ge feedback till en anonym visselblåsare om det inte är möjligt att kontakta personen.
Fråga: Hur kan ett ärende undersökas på ett juridiskt säkert sätt om visselblåsaren är anonym?
I Sverige föreslår förfrågan (i den föreslagna lagen) ett antal åtgärder att vidtas för att garantera juridisk säkerhet. Detta skulle inkludera kraven på uppföljning av ärenden som har rapporterats via rapporteringskanaler. Denna uppföljning ska även utföras av oberoende och opartiska personer, vilket bör stärka den juridiska säkerheten Den med avsikt är falskt anklagad kommer att ha möjlighet att rapportera den falska informationen till polisen, till exempel om en person bedömer att de har utsatts för förtal.
Frågor om extern rapportering.
Fråga: Kan du vara mer specifik angående extern rapportering? Kan flera lokala myndigheter/kommuner anskaffa och använda en delad extern undersökare?
Ja, vad vi vet i Sverige kan kommuner/lokala myndigheter samarbeta inom detta område.
Fråga: Vilka externa myndigheter kommer en visselblåsare att kunna vända sig till?
Direktivet kräver att företagen tillhandahåller information om alternativ för externa rapporteringskanaler, men de flesta länder har ännu inte aviserat vilka behöriga myndigheter som kommer att utse för denna roll. I Sverige är det aktuella förslaget att ett tiotal statliga myndigheter bör implementera externa rapporteringskanaler, inklusive Skatteverket och Ekobrottsmyndigheten. När den nya lagen har trätt i kraft kommer vi att veta vilka ytterligare myndigheter som behöver tillhandahålla sådana kanaler.
Frågor om vilka typer av juridiska överträdelser/försummelser som kan rapporteras.
Fråga: Är det endast överträdelser av vissa typer av lagar som kan rapporteras, eller kan överträdelser av interna riktlinjer etc också rapporteras?
EU:s direktiv för visselblåsarskydd skyddar visselblåsare som larmar om överträdelser av EU-lagar. Varje medlemsstat kommer sedan att specificera andra områden inom vilka visselblåsare kommer att erhålla skydd. När det gäller Sverige skulle den föreslagna nationella lagen även skydda den som rapporterar överträdelser av svensk lag, så väl de som tillhandahåller information om försummelser som inte är en lagöverträdelse, men för vilka det ligger i det allmänna intresset att förhållandena blir kända. Överträdelser av interna riktlinjer kan komma att hamna i den senare kategorin, men rapporter måste bedömas från fall till fall.
Fråga: Kan en organisation begränsa vilka typer av försummelser som kan rapporteras? Till exempel, om ett fall av mobbning rapporteras, kan man ignorera dessa ärenden om de skull ha rapporterats enligt normala klagomålsprocesser?
Den grundläggande idéen bakom direktivet är att de som rapporterar överträdelser av EU-lagar, nationella lagar och allvarliga missförhållanden kommer att skyddas av de nya lagarna. Om rapporten inte innehåller information som är relaterad till dessa specifika områden, räknas det juridiskt inte som ett visselblåsningsärende och bör inte hanteras inom ramen för visselblåsningssystemet. I dessa fall är det bästa att meddela personen som sänt rapporten och hänvisa dem till ansvarig chef, HR-avdelningen eller liknande.
Fråga: Är det intentionen att rapporter som är relaterade till incidenter och olyckor ska rapporteras via visselblåsningssystemet, eller bör dessa hanteras i ett separat rapporteringssystem?
Nej, dessa typer av rapporter är avsedda att hanteras utanför visselblåsningssystemet enligt de aktuella tillämpliga processerna, vilka t ex kan kräva att ett klagomål registreras hos arbetarskyddsstyrelsen
Frågor rörande tillämpningar av andra lagar.
Fråga: Kommer restriktionerna som för närvarande finns under dataskyddslagarna också att gälla under de nya visselblåsarlagarna?
Restriktioner och regler kommer fortfarande att vara i kraft rörande hanteringen av persondata, så väl som andra dataskyddslagar.
Fråga: Hur kan statliga myndigheter och andra allmänna organisationer säkerställa anonymiteten för visselblåsaren, eller t o m hålla undersökningar och rapporter hemliga när ett avslutat ärende blir offentlig information? Lyder inte sådan information under principen om allmän tillgång till officiella dokument?
I Sverige är viktiga förändringar av lagstiftningen om sekretess och allmän tillgång föreslagna. Till exempel föreslås det att visselblåsare skulle vara skyddade av absolut konfidentialitet och att information som kan spåras till den rapporterande personen inte får släppas.
Fråga: Blir det någon skillnad jämfört med det existerande skyddet mot repressalier?
Förslaget är att det aktuella förbudet mot repressalier, enligt svensk lag (2016:749), relaterat till specifikt skydd för anställda som larmar om allvarliga missförhållanden, överförs till den nya visselblåsarlagen. Inga större förändringar förväntas som ett resultat av det.
Om du har frågor om EU:s direktiv för visselblåsarskydd, kan du gärna kontakta oss eller besöka vår webbplats.
