Hur man implementerar ett visselblåsarsystem – kommunikation

Välkommen till denna korta serie om hur man implementerar ett visselblåsarsystem. Även om det kan vara enkelt att implementera själva systemet, och du följer WhistleB:s digitala implementerings- och uppstartsprocess, så finns det saker som måste bli rätt så att din verksamhet får största möjliga värde av systemet. Det kan handla om kommunikation, resurser för ärendehantering, juridiska spörsmål, bedömning av när externa parter behöver tas in osv. 

Den första artikeln i serien handlar om hur man kommunicerar kring sitt visselblåsarsystem. 

Vem behöver känna till företagets visselblåsarfunktion?

Företag måste tänka brett när de väljer vilka grupper som behöver känna till visselblåsarkanalen då de ofta är fler än man tror. Nästan alla intressenter, såväl interna som externa, kan komma i fråga.  

För företag och organisationer i EU gäller att så många som möjligt bör få tillgång till en visselblåsarfunktion. Anledningen till detta är att ett nytt direktiv snart kommer att ge skydd åt både interna och externa intressenter som larmar vid misstanke om oegentligheter i verksamheten. De nya lagarna kommer att omfatta anställda, tidigare anställda, konsulter, praktikanter, aktieägare, volontärer, leverantörer och kunder som upptäcker missförhållanden i jobbsammanhang. Dessutom är personer som bistår med anmälningar av missförhållanden, samt tredje parter med koppling till anmälaren som kan råka ut för vedergällningar i jobbsammanhang, såsom visselblåsarens kollegor eller släktingar, också de skyddade enligt lag.

Sett ur detta perspektiv är listan förmodligen betydligt längre än många företag och organisationer föreställer sig.

Varför kommunicera om visselblåsarsystemet?

Bortsett från de rättsliga skyldigheterna finns det många andra fördelar att kommunicera om visselblåsarfunktionen. 

Kommunikationen med interna intressenter omfattar primärt de anställda i organisationen. Studier visar att många inte vågar säga ifrån av rädsla för repressalier eller för att de inte tror att något kommer att hända ändå med deras rapport. Som en följd av detta får inte företag och organisationer den känsliga information de behöver för att stoppa missförhållanden i sin verksamhet och minska riskerna. Mycket av kommunikationen med medarbetarna går därför ut på att skapa förtroende – för visselblåsarsystemet, processen och organisationen som etisk arbetsgivare – och på så sätt lägga grunden för en kultur där man vågar säga ifrån.  

När man implementerar ett visselblåsarsystem undrar vissa om de inte kommer att få in mängder av irrelevanta rapporter. WhistleB:s egna kundundersökningar visar att det som regel inte är fallet. Men kommunikation om vad man ska rapportera (se nedan) säkerställer att organisationen får rätt typ av rapporter, snarare än klagomål som bör framföras via andra kanaler.

Om vi återgår till de juridiska skyldigheterna så tvingar de nya visselblåsarlagarna företag och organisationer inom EU att kommunicera vissa saker om visselblåsning (se nedan). Genom korrekt information kan man minska risken för överträdelser av lagarna.

När det kommer till externa intressenter såsom leverantörer, kunder, partner och investerare, finns två stora fördelar att lyfta fram. Den första handlar om förtroendefrågan som nämnts ovan. Genom att implementera ett visselblåsarsystem visar företaget för alla parter att man tar affärsetik och transparens på allvar. Detta är värdefullt för företagets hållbarhetsprofil och något som framför allt investerare visar allt större intresse för.

Dessutom kan ett visselblåsarsystem vara ett kraftfullt alternativ till att kontrollera många led i värdekedjan, såsom inom internationella organisationer med globala leverantörskedjor. Här kan externa parter vara värdefulla visselblåsare. Genom att öppna upp rapporteringsdelen av visselblåsarsystemet för externa parter ökar företagen sin räckvidd och signalerar att de verkligen är intresserade av om någon kund eller leverantör misstänker oegentligheter.

Vad bör du kommunicera om din rapporteringskanal?

Mot bakgrund av ovan är syftet med kommunikationen att vara:


Bygga upp förtroende i verksamheten och för systemet

• Betona värdet och syftet med visselblåsning för ökad transparens, minskade risker och förluster samt förebyggande av oegentligheter i ett så tidigt skede som möjligt.
• Understryk att visselblåsning bidrar till att stärka verksamhetens kärnvärden och uppförandekod.
• Uppmuntra visselblåsare och berätta att de som agerar i god tro betraktas som lojala och modiga.

Hjälp människor att känna sig trygga

• Tillåt, om möjligt, visselblåsare att vara anonyma och informera om att de kan förbli anonyma under hela uppföljnings- och undersökningsprocessen.
• Lyft fram systemets säkerhetsegenskaper såsom kryptering av data, personuppgiftsskydd, lösenord och att en visselblåsares identitet inte går att spåra osv.
• Låt dem veta att de kan rapportera när som helst, varifrån som helst, på valfri enhet.
• Försäkra folk om att det inte blir några följder om rapporter görs i god tro. Upplys EU-baserade företag om att detta snart kommer att bli olagligt och leda till påföljder.

Utbilda för att få rätt typ av rapporter

• Förklara vad som räknas som ett visselblåsarärende, både legalt och enligt interna riktlinjer, kontra sådant som ska rapporteras via andra processer eller kanaler.
• Beskriv vilken typ av information som ska ingå.

Informera om att ärenden hanteras skyndsamt.

• Beskriv vad som händer med rapporterna när de kommit in.
• Meddela tidsramarna för när man som visselblåsare kan förvänta sig att få bekräftelse respektive återkoppling. Detta är reglerat i EU:s nya direktiv för skydd av visselblåsare.
• Beskriv vilken typ av roller eller personer som utsetts för att hantera inkomna rapporter.

Följ rättsliga krav

• Enligt EU-direktivet kommer organisationer att vara skyldiga att meddela att visselblåsare kan vända sig till externa parter, såsom berörda myndigheter, och fortfarande ha rapporteringsskydd.
• Andra inhemska lagar kan även kräva att företag och organisationer informerar om olika frågor i olika länder.

Tips på rapporteringskanaler

Hur når du ut med din kommunikation kring visselblåsning? Förutom sedvanliga kommunikationskanaler, såsom företagets internet och intranät, bör vikten av att integrera visselblåsning i företagets uppförandekod för anställda förmedlas i introduktionsmaterial, utbildningsprogram och teamdagar. En särskild visselblåsarpolicy bör också kommuniceras och i digitala kanaler kan information tillhandahållas i själva visselblåsarsystemet när man loggar in.  

Externa intressenter kan nås via kanaler som företagets webbplats, uppförandekod för leverantörer, i kundnyhetsbrev, hållbarhetsrapporter eller i årsredovisningen.

Om du vill ha mer praktisk vägledning om hur man implementerar ett visselblåsarsystem rekommenderar vi dig att läsa vår ”lättsmälta” handbok: ABC-guiden för att upprätta en visselblåsarlösning som ökar kund- och medarbetarnöjdheten. Ladda ned e-boken eller beställ ett pappersexemplar från Amazon eller Bokus.