Varför är det lättare att följa EU:s direktiv om skydd av visselblåsare med WhistleB:s visselblåsarsystem?
WhistleB:s system gör det lättare att följa bestämmelserna i EU:s direktiv om skydd av visselblåsare (”direktivet”), och detta minskar risken för att organisationerna ska göra sig skyldiga till bristande efterlevnad. Systemet garanterar sekretess, säkerhet, snabb återkoppling, grundlig ärendehantering, inbyggt dataskydd som standardinställning och mycket mer.
Dessutom följer WhistleB-teamet noggrant vad som händer inom nationell lagstiftning och hur direktivet överförs till inhemska lagar, för att se till att systemet efterlever dessa.
Alla företag och organisationer bör uppfylla följande minimikrav i direktivet, och WhistleB hjälper dig med det.
1. Skyldigheter enligt direktivet: En kanal för visselblåsarrapporter måste inrättas. Kanalen ska vara utformad, inrättad och drivas på ett säkert sätt som garanterar att visselblåsarens identitet, och alla tredje parters identitet som omnämns i rapporten, behandlas konfidentiellt och att ingen obehörig personal kan komma åt informationen. Det ska vara möjligt att rapportera muntligt och/eller skriftligt genom kanalen, via telefon eller andra röstmeddelandesystem på begäran av den rapporterande personen.
Med WhistleB:s visselblåsarsystem behandlas visselblåsarens och eventuell tredje parts uppgifter garanterat konfidentiellt genom hela processen. Systemets tekniska funktioner gör att visselblåsarens anonymitet säkerställs under både rapportering och uppföljning. All kommunikation totalsträckskrypteras vid lagring och överföring. Tvåfaktorautentisering ger säker inloggning i ärendehanteringsverktyget, så att endast behöriga personer kommer åt rapporterna.
2. Skyldigheter enligt direktivet: Visselblåsaren måste få en bekräftelse på att rapporten har mottagits, inom sju dagar från mottagandet.
Med WhistleB:s system kan återkoppling skickas till visselblåsaren inom sju dagar. Personen som är ansvarig för kanalen får dessutom ett automatiskt meddelande när en ny rapport kommer in.
3. Skyldigheter enligt direktivet: En opartisk person eller oberoende avdelning ska utses som behörig att följa upp rapporter, stå i kontakt med, be om ytterligare information från och ge återkoppling till visselblåsaren.
WhistleB:s ärendehanteringsverktyg är utformat så att ärendena genomgående hanteras enligt direktivet – från hur tjänsten tillhandahålls till hur rapporterna tas emot, utreds, avslutas, arkiveras och raderas.
4. Skyldigheter enligt direktivet: Alla rapporter som kommer in ska dokumenteras i enlighet med konfidentialitetskraven.
WhistleB:s system har aktivitets- och användarloggar som registrerar alla skeden i ärendehanteringen på ett säkert sätt.
5. Skyldigheter enligt direktivet: Den person eller avdelning som ansvarar för uppföljning ska noggrant följa upp alla inkomna rapporter, även anonyma sådana, om detta föreskrivs i den nationella lagstiftningen.
I WhistleB:s ärendehanteringsverktyg ingår säkra verktyg för uppföljning som uppfyller dessa krav. Det gör att ansvaret för inkomna ärenden kan tilldelas olika team och att teammedlemmarna kan diskutera ärendena på ett säkert sätt i systemet. Externa specialister, till exempel utredare eller jurister, kan också kopplas in på ett säkert sätt i enskilda ärenden. Dessutom ger WhistleB:s resurscenter viktig information om vilka krav på uppföljning som gäller enligt inhemska lagar.
6. Skyldigheter enligt direktivet: Visselblåsaren måste inom rimlig tid få återkoppling på vad som har gjorts för att följa upp rapporten. Det ska ske senast tre månader efter att mottagandet bekräftas.
Med WhistleB:s system är det enkelt att ge återkoppling på utredningsprocessen inom tre månader, även till anonyma visselblåsare.
7. Skyldigheter enligt direktivet: Personuppgifter ska alltid behandlas i enlighet med GDPR.
Med WhistleB:s system är det lätt att uppfylla kraven i GDPR för hantering av personuppgifter, bland annat för att det har ett inbyggt dataskydd som standardinställning. Systemet har en stark kryptering och alla uppgifter lagras i säkra servrar inom EU. Det är bara personer som kunden beviljat åtkomst som kommer åt uppgifterna.
Vill du veta mer om varför det är lättare att följa bestämmelserna i EU:s visselblåsardirektiv med WhistleB:s system kan du beställa en kostnadsfri demonstration här. Du kan också kontakta oss.
