Ein Jahr bis zum ersten Umsetzungstermin für die EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern: 3 Tipps um eine offene Unternehmenskultur aufzubauen
Es bleibt jetzt weniger als ein Jahr bis zum ersten Termin für die Umsetzung der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern. Das bedeutet, es wird höchste Zeit, dass Unternehmensleiter und Vorstandsmitglieder über ihr Unternehmen reflektieren. Haben Sie eine offene Unternehmenskultur geschaffen, die Personen dazu ermutigt, Ihre Bedenken intern zu äußern?
Ab 17. Dezember 2021 werden Beschäftigte und andere Personengruppen, die mit dem Unternehmen in Verbindung stehen, geschützt, wenn sie Alarm schlagen, weil sie den Verdacht haben, dass illegale oder unethische Aktivitäten in ihrer Organisation vor sich gehen. Zudem werden Organisationen dazu verpflichtet sein, sichere Meldekanäle bereitzustellen, damit Personen solche Aktivitäten melden können. Der Schutz gilt auch für Whistleblower, die sich dazu entscheiden, extern Alarm zu schlagen, beispielsweise bei den zuständigen Behörden oder den Medien.
Ganz gleich, wie viel rechtlicher Schutz geboten wird, es wird Personen nicht davon überzeugen, sich intern zu melden, wenn die Unternehmenskultur zuvor Schweigen gegenüber Offenheit bevorzugt hat. Eine offene Unternehmenskultur basiert letztendlich auf Vertrauen und dieses aufzubauen, braucht Zeit. Falls Sie in Ihrem Unternehmen 250 oder mehr Personen beschäftigen, bleibt Ihnen noch ein Jahr bis die EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblower umgesetzt sein muss. Folgendes können Sie jetzt schon tun, damit Personen zuversichtlich sind und sich trauen, sich intern zuerst zu melden, sobald sie rechtlich geschützt sind und auch extern Bedenken melden könnten.
1. Schlagen Sie auf der Führungsebne den richtigen Ton an und begrüßen Sie Whistleblower.
Legen Sie den Grundstein, indem Sie kommunizieren, dass sich Ihre Organisation zur ethischen Unternehmensführung verpflichtet, die in Ihren zentralen Werten und dem Verhaltenskodex festgeschrieben sind. Den richtigen Ton auf der Führungsebene anzuschlagen ist entscheidend, um Vertrauen aufzubauen. Die oberste Führungsebene und der Vorstand müssen Whistleblowing befürworten und hervorheben, wie wichtig es ist, sich im Unternehmen ethisch korrekt zu verhalten. Erklären Sie, dass es die Aufgabe jedes Einzelnen ist, ein sicheres und ethisches Umfeld zu schaffen, und informieren Sie alle darüber, dass sie gerne ihre Bedenken über Fehlverhalten melden können, wenn sie es in gutem Glauben tun. Erläutern Sie, dass der Whistleblowing-Kanal einen sicheren Weg für Personen bieten soll, um der Organisation Bedenken zu melden, damit diese dann etwas dagegen unternehmen und Schäden minimieren kann. Erkennen Sie den Mut an, den Whistleblower zeigen.
2. Erklären Sie, wie Whistleblowing funktioniert, und ermöglichen Sie, Ihren Beschäftigten anonyme Meldungen zu senden.
Beschreiben Sie, wie eine Person Alarm schlagen kann, was danach mit der Nachricht passiert, die Rückmeldung, die sie erwarten können und wann sie diese erhalten. Versichern Sie ihnen, dass alle Meldungen ernst genommen und von kompetenten Fachleuten ordnungsgemäß bearbeitet werden. Aus rechtlicher Sicht müssen solche Fachleute vor dem Termin für die Umsetzung der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern im Dezember 2021 bestimmt werden.
Stellen Sie klar, was ein Whistleblowing-Fall ist und was nicht. Erklären Sie jedoch auch, dass die Definition nicht das Wichtigste ist. Wenn sich für jemanden etwas falsch anfühlt, dann ist es es sowieso wert, dass sie es ansprechen. Meldungen, die keine Whistleblowing-Fälle sind, werden mit Respekt behandelt und angemessen zugewiesen.
Ermöglichen Sie Beschäftigten anonyme Meldungen zu senden. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass viele Whistleblower anonym melden möchten. Die Unternehmensleitung kann also auch darüber nachdenken, wie sie nicht nur die Vertraulichkeit gewährleisten, die von der Richtlinie gefordert wird, sondern auch die vollkommene Anonymität. Dies kann die größte Wirkung zeigen, wenn man eine sichere, offene Unternehmenskultur schaffen möchte.
Machen Sie die Systemsicherheit zur obersten Priorität. Gewisse Aspekte der Systemsicherheit, der Vertraulichkeit und des Datenschutzes werden durch die Anforderungen der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern bestimmt. Die Unternehmensleitung kann jedoch noch mehr Vertrauen in das System schaffen, indem sie das solideste und sicherste System einführen, das es gibt, und die technische Sicherheit ihren Beschäftigten kommunizieren.
3. Schließen Sie Vergeltungsmaßnamen aus.
Personen müssen darauf vertrauen können, dass Sie gegen jegliche Art von Vergeltungsmaßnamen und negativen Konsequenzen geschützt werden, wenn sie intern ihre Bedenken melden. Auch die neue Richtlinie hat dies anerkannt, und ab dem Umsetzungstermin werden alle Arten von Vergeltungsmaßnahmen rechtswidrig sein und können bestraft werden. Die Beschäftigten wissen dies jedoch gegebenenfalls nicht, deshalb müssen sie eventuell von der Unternehmensleitung darüber informiert werden. Zudem sollte der Begriff Vergeltungsmaßnahmen definiert werden, um allen dabei zu helfen, diese zu erkennen und dagegen vorzugehen.
In einer Welt, in der Beschäftigte die Wahl haben, Bedenken intern sowie extern zu melden, macht es auch aus geschäftlicher Sicht für Unternehmensleiter und Vorstände Sinn, alles dafür zu tun, dass sich die Beschäftigten sicher fühlen und sich trauen, Bedenken zunächst intern offen zu melden. Die gute Nachricht ist, dass noch ein Jahr bis zum ersten Termin für die Umsetzung der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern bleibt und dies reichlich Zeit ist, um Veränderungen vorzunehmen und eine offene Unternehmenskultur zu fördern.
