Die Verfahren für Meldung und Weiterverfolgung von Meldungen umfassen Kanäle für den Empfang der Berichte, die so konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass die Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person und der im Bericht genannten Dritten gewährleistet ist und nicht-autorisierten Mitarbeitern der Zugang verwehrt bleibt.

Anonyme Kommunikation ermöglichen

• Die Option anonymer Berichterstattung und anonymen Dialogs sind unerlässlich, damit Menschen sich trauen, Kontakt aufzunehmen. Nutzen Sie ein System, das es Ihnen erlaubt, die Anonymität eines Hinweisgebers sowohl bei der Meldung als auch im anschließenden Dialog zu gewährleisten.
• Nutzen Sie ein System mit sicherem Fallmanagement-Tool. Es ermöglicht Ihnen, ausgewählte Mitarbeiter für den Empfang und die Bearbeitung von Meldungen zu autorisieren.

Die Verfahren für Meldung und Weiterverfolgung von Meldungen umfassen eine Empfangsbestätigung an die meldende Person innerhalb von höchstens sieben Tagen. Das Gesetz sieht außerdem eine Frist von drei Monaten ab dem Eingang einer Nachricht vor, um der meldenden Person Rückmeldung über Folgemaßnahmen zu geben.

Schnelle Reaktionen fördern Vertrauen

• Stellen Sie sicher, dass Meldungen von einem geeigneten, engagierten Team entgegengenommen werden, das Hinweisgebern zeitnah Rückmeldungen gibt.
• Empfänger von Berichten sollten unmittelbar über E-Mail und SMS informiert werden, sobald eine Meldung eingeht. Beschränken Sie die Verwendung von E-Mails jedoch auf Benachrichtigungen. Alle Meldungen von Hinweisgebern, die vertrauliche oder persönliche Daten enthalten können, sollten sicher verschlüsselt und in einem ausgewiesenen System verwaltet werden.
• Wenn in Ihrer Organisation viele Nachrichten eingehen, sollten Sie für schnelle Reaktionen Standardnachrichten bereithalten.

Die Verfahren für Meldung und Weiterverfolgung von Meldungen umfassen die Ernennung einer unabhängigen Person oder Abteilung mit Kompetenzen zur Bearbeitung von Fällen (…), die mit der meldenden Person in Kontakt bleiben, wenn nötig zusätzliche Informationen anfordern und Rückmeldungen geben.

Vergewissern Sie sich, dass für die Fallbearbeitung ein angemessenes System sowie entsprechende Kompetenzen und Routinen bereit stehen

• Bilden Sie ein Team, das so wenig wie möglich operativ tätig ist und dessen Mitglieder aus verschiedenen Abteilung des Unternehmens kommen. So stärken Sie die Integrität des Teams. Aus unserer WhistleB Kundenbefragung von 2019 geht hervor, dass das Whistleblowing-Team am häufigsten aus Mitgliedern der folgenden Abteilungen zusammengesetzt ist: Legal & Compliance, interne Revision, Ethikausschuss, sowie der Personalabteilung. Immer öfter werden auch Mitglieder des Vorstands mit einbezogen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie ein System nutzen, mit dem Sie Kompetenzen je nach Fall flexibel anpassen und erweitern können.
• Sorgen Sie dafür, dass Ihr Kommunikationskanal es Hinweisgebern erlaubt, Fotos, Videos, Dokumente und andere Dateien zu schicken. Sie sollten automatisch von Metadaten gesäubert werden.

Die Verfahren für Meldung und Weiterverfolgung von Meldungen umfassen Maßnahmen zur sorgfältigen Bearbeitung von Berichten durch ausgewiesene Personen oder Abteilungen, sorgfältige Bearbeitung anonymer Meldungen wo vorgesehen durch nationale Gesetzgebung, sowie Rückmeldung über diese Maßnahmen gegenüber der meldenden Person innerhalb eines angemessenen Zeitrahmen.

Wählen Sie ein robustes Fallmanagement-Tool für sorgfältige Bearbeitung

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Hinweisgeber-System eine Bearbeitungsoberfläche enthält, die an die verfügbaren Meldewege geknüpft ist und den Dialog sowohl mit anonymen und nicht anonymen Hinweisgebern ermöglicht. Damit gewährleisten Sie eine nahtlose, rechtlich konforme und sichere Weiterverfolgung und Bearbeitung. Unserer 2019 durchgeführten WhistleB-Kundenstudie zufolge führen etwa 50% aller Meldungen zu einem Dialog mit dem Hinweisgeber.
• Ist Ihre Organisation international tätig? In diesem Fall sollten Sie ein System wählen, das zuverlässige Unterstützung für eine Kommunikation in allen benötigten Sprachen gewährleistet.

Achten Sie darauf, wie Ihr Unternehmen mit der Untersuchung von Fällen umgeht

• Behandeln Sie interne Ermittlungen mit einem Höchstmaß an Vertraulichkeit sowie dem nötigen Respekt gegenüber sowohl Hinweisgebern als auch anderen betroffenen Personen.
• Etablieren Sie praktische Abläufe für verschiedene Szenarien und Ermittlungsverfahren
• Interne Ermittlungen benötigen mitunter besondere Erfahrungen und Know-How, die bei externen Beratern eingeholt werden können. Solange die notwendigen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, können Meldesysteme auch vollständig durch externe Anbieter betrieben werden.

Die Verfahren für Meldung und Weiterverfolgung von Meldungen müssen deutliche und einfach zugängliche Informationen bezüglich der Bedingungen und Abläufe für externe Meldeverfahren gegenüber zuständigen Behörden und, wenn relevant, gegenüber Institutionen, Einrichtungen, oder Agenturen der Europäischen Union umfassen.

Sorgen Sie für umfassende Vertraulichkeit bei internen Meldungen

Durch die Bereitstellung eines vertrauenswürdigen Whistleblowing-Systems, die Aufstellung eines geschulten Teams sowie einen gründlichen Ablauf erhöhen Sie maßgeblich die Wahrscheinlichkeit für den Erhalt interner Meldungen. Dies erlaubt es, Angelegenheiten angemessen zu begegnen und Missstände zu korrigieren. Ein robustes Meldesystem ist ein handfester Nachweis von Glaubwürdigkeit sowie ein guter Weg um zu zeigen, dass ethische Grundsätze im Unternehmen ernst genommen werden. Darüber hinaus stellt es eine besondere Versicherung dar. Mit einem internen System stellen Sie sicher, dass unangemessenes Verhalten gar nicht erst aufkommt.

Jedwede Verarbeitung von Daten muss im Einklang mit der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geschehen.

Ein System, das mit der DSGVO übereinstimmt, erleichtert Ihr Leben

• Entscheiden Sie sich für ein System, das der DSGVO entspricht und Ihnen hilft, sie einzuhalten
• Fall- und Benutzerprotokolle, zuverlässige Übersetzungen und das automatisierte Löschen personenbezogener Daten stellen nützliche Funktionen dar.
• Stellen Sie sicher, dass Sie potentielle Benutzer über Unterschiede in der nationalen Gesetzgebung informieren.

Behörden, private und öffentliche Einrichtungen müssen den Eingang von Meldungen in Einklang mit den Bestimmungen zur Sicherung von Vertraulichkeit protokollieren. Diese Berichte sollten nicht länger gespeichert werden als notwendig und angemessen.

Bearbeiten Sie Fälle in einem integrierten Hinweisgebersystem

• Vergewissern Sie sich, dass Sie von jedem Fall ein Benutzer- und Verlaufsprotokoll führen. Ein Hinweisgeber-System, das mit der DSGVO in Einklang steht, erledigt dies für Sie automatisch.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Hinweisgeber-System die Tilgung personenbezogener Daten nach den Richtlinien der DSGVO erlaubt.