Ein Whistleblowing-System implementieren? Erfahren Sie hier unsere drei besten Tipps

Ist Ihre Organisation eine von vielen tausenden, die in den nächsten paar Jahren ein Whistleblowing-System implementieren müssen? Wenn ja, könnte das Handbuch von WhistleB genau das sein, was Sie brauchen. Der grundlegende Leitfaden zur Einführung einer Whistleblowing-Lösung, die die Zufriedenheit von Kunden und Beschäftigten erhöht, wurde geschrieben, um Unternehmen in Europa dabei zu unterstützen, die neuen Gesetze zum Schutz von Hinweisgebern zu erfüllen. Zudem hilft das Handbuch Unternehmen dabei, aus der Implementierung des Whistleblowing-Systems den größtmöglichen Nutzen zu ziehen.

In unserer Reihe von Blogartikeln diesen Sommer werden wir Auszüge aus dem Whistleblowing-Handbuch veröffentlichen, in denen die Themen Datensicherheit, Ressourcen, rechtliche Aspekte und Kultur behandelt werden. Außerdem erfahren Sie wie Sie dafür sorgen können, dass Verdachtsfälle auch wirklich gemeldet werden und vieles mehr. Lehnen Sie sich zurück und lesen Sie hier in Ruhe den ersten Artikel der Reihe: Die besten drei Tipps von WhistleB – unsere Toptipps für die Implementierung eines effektiven Whistleblowing-Systems, das auf Vertrauen aufbaut.

1. Erhalten Sie geschäftskritische Meldungen, indem Sie einen Meldekanal bereitstellen und fördern, der einfach zugänglich ist und in den Ihre Beschäftigten vertrauen

Vermitteln Sie allen, welchen Zweck die Whistleblowing-Lösung erfüllt. Es muss kontinuierlich über das Whistleblowing-System informiert werden, um das Engagement zu fördern und Personen dazu zu ermutigen, Fehlverhalten zu melden. Ihre Organisation sollte dabei auch über Ihre Kernwerte und Geschäftsphilosophie gemäß Ihres Verhaltenskodexes sprechen.

Zunächst sollte die Unternehmensleitung den richtigen Ton wählen, um Vertrauen zu schaffen. Eine Person meldet wahrscheinlich nur einmal in ihrem Leben einen Whistleblowing-Fall, deshalb stehen die Whistleblower in dieser Situation unter großem Stress. Vermitteln Sie allen, dass der Whistleblowing-Prozess nichts Dramatisches ist und halten Sie den Meldeprozess einfach. Vergessen Sie nicht, dass Sicherheit wichtig ist – erklären Sie welche Sicherheitslösungen Sie haben, um Vertrauen aufzubauen.

Reduzieren Sie die Angst vor Vergeltungsmaßnahmen. Wenn Sie geschäftskritische Informationen erhalten möchten, ist ein System mit anonymer Berichterstattung für Whistleblower genau das, was Sie brauchen. Wenn Sie einen wirklich anonymen Kanal einführen, erhöht dies die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Meldungen über schwerwiegendes Fehlverhalten erhalten und dadurch die Chance haben, Schäden und Risiken zu minimieren. Personen müssen darauf vertrauen, dass Sie gegen Vergeltungsmaßnahmen geschützt werden.

Gestalten Sie den Meldeprozess einfach. Beseitigen Sie Einschränkungen, wie beispielsweise wann, wo oder von welchem Gerät Whistleblower eine Meldung senden können. Erlauben Sie Meldungen in jeder Sprache. Verkomplizieren Sie den Prozess nicht mit komplexen Fragebögen. Der Meldekanal für Whistleblower sollte so benutzerfreundlich wie möglich sein.

2. Erhalten Sie das Vertrauen aufrecht, indem Sie ein System zur Verfügung stellen, das hohe Datensicherheit bietet, und setzen Sie ein professionelles Team ein, um die Meldungen mit Integrität zu bearbeiten

Bestimmen Sie ein professionelles Team, das die Meldungen erhalten soll. Ihr Team sollte aus Fachleuten bestehen, die eine große Integrität haben, vertrauenswürdig sind und die Fähigkeit besitzen, mit sehr sensiblen Fällen umzugehen. Eine Faustregel ist, das Team klein zu halten. Es sollten aber dennoch Personen mit verschiedenen Kompetenzbereichen darin vertreten sein, da dies die Integrität des Teams stärkt.

Antworten Sie auf jede Meldung. Behandeln Sie alle Fälle höchst vertraulich, um sowohl die Identität des Whistleblowers als auch die des Beschuldigten geheim zu halten. Antworten Sie schnell und respektvoll. Die Rückmeldungen sind äußerst wichtig, um Vertrauen in den Fallmanagementprozess aufzubauen. Sein Sie jedoch sehr vorsichtig und schränken Sie die Informationen ein, die Sie bereitstellen – vor allem bei einem anonymen Whistleblower.

Sorgen Sie für einen vertrauenswürdigen und sicheren Prozess. Sicherheit ist wichtig. Es liegt in Ihrer Verantwortung einen anonymen Whistleblower und sensible Daten, die Sie erhalten und untersuchen, zu schützen. Gehen Sie zunächst sicher, dass Ihre Lösung die höchste Datensicherheit bietet und sie konstant überwacht wird.

Ihr Prozess sollte außerdem die nationalen Datenschutzbestimmungen und Gesetze zum Whistleblowing erfüllen, dazu zählen sichere Protokolle zu den durch Fallmanager durchgeführten Aktivitäten und das sichere Management von Untersuchung, um involvierte Personen zu schützen. Wenn der Fall schließlich abgeschlossen ist, sollten direkte und indirekte Daten für jede Organisation, die in der EU tätig ist, permanent entfernt werden.

3. Informieren Sie über Ihr Engagement und analysieren Sie die Ergebnisse

Teilen Sie Ihren Kunden mit, dass Sie das Richtige tun möchten. Alles, was Sie tun, sollte die Zufriedenheit Ihrer Kunden erhöhen oder das Interesse von

Neukunden wecken. Sobald die Whistleblowing-Lösung einsatzbereit ist, informieren Sie Ihre Kunden darüber. Ihre Kundinnen und Kunden befinden sich in der gleichen Lage wie Sie – sie müssen sicherstellen, dass Ihre Wertschöpfungskette nachhaltig ist.

Erklären Sie, dass Sie sich dafür engagieren, dass Ihr Arbeitsplatz sicher und nachhaltig ist und locken Sie so die größten Talente an. Engagierte und verantwortungsbewusste Beschäftigte sind für Ihr Unternehmen die größte Bereicherung, da Sie Ihnen helfen, eine hohe Kundenzufriedenheit und nachhaltige Gewinne sicherzustellen. Diese Personen werden Ihrem Unternehmen Gutes bringen – mit oder ohne Mechanismen wie Verhaltenskodizes. Wecken Sie ihr Interesse an Ihrem Unternehmen! Die jüngere Generation wählt einen Arbeitgeber häufiger danach aus, ob dieser solide Grundsätze, ethische Werte und einen etablierten Verhaltenskodex hat.

Analysieren Sie die Ergebnisse und sorgen Sie dafür, dass diese konstant durch Vorstände überwacht werden. Ihr Whistleblowing-System kann Ihnen dabei helfen, geschäftskritische Informationen über Ihre Organisation zu erhalten. Sorgen Sie dafür, dass der Vorstand auf das System, erhaltene Berichte und aggregierte Statistiken zugreifen und nachvollziehen kann, wie Fälle gemanagt werden. Neben den Benachrichtigungen über schwerwiegende Vorfälle, die sofortiges Handeln erfordern, ist Ihr Whistleblowing-System auch ein effizienter Indikator für die Gesamtlage Ihres Unternehmens.

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Kontakt:

Gunilla Hadders, Mitautorin und Senior-Beraterin bei WhistleB, Whistleblowing Centre
+46 70 214 88 73, gunilla.hadders@whistleb.com