Sicher, einfach und anpassungsfähig – Zeit für einen Wechsel zum digitalen Whistleblowing

Schon als Karin und ich unsere ersten Ideen für WhistleB zusammengetragen hatten, war unsere Vision, dass unser digitaler Service der tatsächliche Standard für Hinweisgebersysteme wird. Wir entdeckten eine Marktlücke, die nach einer flexiblen, wirtschaftlichen und modernen Whistleblowing-Alternative verlangte, die für die Kundinnen und Kunden jedoch gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards erfüllen und den größten Schutz für Hinweisgeber bieten musste.

Die Wahrung der Anonymität der Hinweisgeber und Hinweisgeberinnen ist bei  Whistleblowing-Services von wesentlicher Bedeutung, um einen höheren Mehrwert zu erhalten. Wenn die Personen, die Hinweise geben, anonym bleiben, fühlen sie sich sicherer und trauen sich darum auch, ihre Bedenken zu melden. So erhält das Unternehmen letztendlich die Informationen über mutmaßliches Fehlverhalten, die dringend gemeldet werden sollten. Mit sicheren, technologiebasierten Lösungen kann während des gesamten Prozesses die Anonymität gewährleistet werden, von der Meldung des Falles und dem Fallmanagement über die Untersuchung bis zum Abschluss des Falles.

Digitales Whistleblowing: aus der Sicht der Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber

Abgesehen von der Wahrung der Anonymität ist Benutzerfreundlichkeit der bedeutendste Vorteil für potentielle Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber. Für die jüngeren Generationen ist die Kommunikation über digitale Kanäle zudem etwas ganz Alltägliches.  Ein digitaler Whistleblowing-Service vereinfacht den ersten Meldeprozess für Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber, wodurch einige logistische und psychologische Hindernisse beseitigt werden. Dies erhöht letztendlich auch die Wahrscheinlichkeit, dass Personen Missstände melden.

Wieso das?

Die digitalen Kanäle können durch ein benutzerfreundliches Interface zugänglich gemacht werden, und zwar für alle Gerätearten, die jederzeit weltweit erreichbar sind. Die Hinweisgeber und Hinweisgeberinnen müssen sich folglich keine Sorgen darüber machen, wo, wann oder wie sie vertraulich Alarm schlagen können.

In dem verschlüsselten Meldekanal unserer Whistleblowing-Lösung werden die Hinweisgeber mit einem sehr einfachen Fragebogen durch den Meldeprozess geführt. Die Fragen sorgen dafür, dass hinweisgebende Personen sich nicht mehr so unsicher sind, welche Informationen sie bereitstellen sollen. Außerdem haben diese dadurch auch weniger Angst, Fehler zu machen.

Zudem kann eine digitale Lösung eine nahtlose Verbindung zwischen den Hinweisgebern und den autorisierten Personen/Teams herstellen, die dafür ausgebildet wurden, die Meldungen vertraulich, umsichtig und entsprechend interner sowie externer Vorgaben zu bearbeiten. Hinweisgeber müssen sich dadurch weniger Sorgen machen, dass sie die zuständigen Verantwortlichen erst mühsam ausfindig machen müssen, da sie diese in der digitalen Lösung bequem und schnell erreichen können. Außerdem schickt das System automatisch eine Eingangsbestätigung, damit die Hinweisgeber sich nicht fragen müssen, ob Ihre Meldung auch wirklich registriert wurde. Darüber hinaus kann in einen digitalen Whistleblowing-Service sichere Übersetzungssoftware integriert werden, um Sprachbarrieren in internationalen Organisationen deutlich abzubauen.

Digitales Whistleblowing: aus der Sicht der Fallmanager/in

Für das Whistleblowing-Team, das die Meldungen erhält, liegt ein wesentlicher Vorteil in der Datensicherheit. Ein digitaler Whistleblowing-Service verringert Sicherheitsrisiken merklich. Weiterer Nutzen ergibt sich aus der Effizienz des Systems, denn die Digitalisierung minimiert den Verwaltungsaufwand im Fallmanagement. Alles, was für die Bearbeitung eines Falles benötigt wird, ist enthalten und optimal in einem digitalen Whistleblowing-Service integriert: von den ersten Entscheidungen, der Einstufung, Zuweisung, systematischen Überprüfung sowie Kommunikation mit dem Hinweisgeber, über die laufende Dokumentation von Information bis hin zum effektiven Untersuchungsmanagement (dem Hochladen und Management von Beweisen, Online-Statistiken für die Nachverfolgung in Echtzeit) und Archivierung. So erlaubt das digitale System, dass Prozesse effizienter ablaufen und die Bearbeitung von Meldungen schneller erfolgen kann.

Ein wichtiger Vorteil ist auch, dass der gesamte Fallmanagementprozess nicht mehr so stark von einer Person abhängig ist, da alle Fälle in der digitalen Whistleblowing-Lösung zugänglich sind und nicht nur im Posteingangsordner oder auf dem Computer einer einzelnen Person.

Die Lösungen von WhistleB konzentrieren sich darauf, für das Whistleblowing-Team alles einfacher zu machen, sogar vor dem Beginn der Nutzung. Der Service lässt sich einfach im Unternehmen einführen, ist praktisch und in nur wenigen Schritten eingerichtet. Einzige Voraussetzung für Inbetriebnahme ist ein Webbrowser.

Die Einfachheit des digitalen Whistleblowing-Services macht ihn zu einer effizienten und gleichzeitig wirtschaftlichen Lösung.

Digitales Whistleblowing: aus der Sicht der Unternehmensführung

Für die Unternehmensführung ist der bei weitem bedeutendste Vorteil des digitalen Whistleblowing-Service, dass sie mehr Kontrolle und Transparenz erreichen. In einem digitalen System kann alles protokolliert werden. Jede Meldung, jeder Vorgang innerhalb eines Falles, Zugriffe und Untersuchungsbeauftragten, … Nichts kann verborgen oder entfernt werden. Diese Tatsache erzeugt großes Vertrauen in das gesamte digitale System. Kanäle, die nicht digital sind, können so etwas nicht bieten.

Personenbezogene Daten sind in digitalen Whistleblowing-Services geschützt. Jederzeit abgerufen werden können jedoch aktuelle Statistiken, die unter anderem Analysen von Tendenzen, Arten des Fehlverhaltens, Lücken, Regionen mit erhöhtem Risiko und vielem anderen ermöglichen. Diese Einblicke helfen Unternehmensführung und Management dabei, auf die Bereiche aufmerksam zu werden, in denen Handlungsbedarf besteht und Maßnahmen zur Festigung der Unternehmensethik getroffen werden müssen.

Darüber hinaus können digitale Whistleblowing-Services der Unternehmensführung mehr Sicherheit in Sachen Rechtskonformität bieten. Das Risiko, rechtliche Vorgaben nicht zu erfüllen, ist heutzutage aufgrund strengerer Datenschutzbestimmungen (z. B. DSGVO in der EU) größer. Eine digitale Whistleblowing-Lösung bietet Unternehmen die Möglichkeit, die Interpretation komplexer Gesetze und Verordnungen direkt im System durch optimale Verfahrensweisen zu integrieren und konfigurieren. Auf diese Weise unterstützt unsere Lösung Unternehmen bei der Einhaltung von rechtlichen Vorgaben und hilft dabei, die Offenlegung von Informationen zu verhindern.

Warum bieten wir trotz all der oben genannten Funktionen neben dem digitalen Whistleblowing-System noch eine Telefonhotline an?

Es stimmt, dass die Lösung von WhistleB auch eine internationale Telefonhotline einschließen kann. Wir empfehlen den digitalen Whistleblowing-Service allerdings stets zuerst. Mittlerweile nutzen ca. 95 % unserer Kundinnen und Kunden den reinen Online-Service; nur 5 % haben zusätzlich die Telefonhotline. Der prozentuale Anteil an Unternehmen, die die Telefonhotline nutzen, ist also gering und sinkt auch eindeutig immer weiter.

Heutzutage tendieren Organisationen dazu, gründlich darüber nachzudenken, ob verschiedene Zielgruppen und Länder wirklich eine Telefonhotline benötigen. Danach wägen sie ab, welche Alternative den meisten Schutz und die höchste Sicherheit bietet – das Ergebnis ist stets der digitale Whistleblowing-Service.

Technologien werden juristische und ermittlungstechnische Fachkenntnisse oder Erfahrungen im Whistleblowing-Fallmanagement nie ersetzen können. Ein digitaler Whistleblowing-Service kann jedoch eine leistungsfähige Ergänzung sein, die das Melden von Fällen vereinfacht, Prozesse optimiert, die Effizienz sowie Transparenz fördert und Vertrauen schafft.

Möchten Sie gerne mehr über digitale Whistleblowing-Lösungen erfahren?

Kontakt:
Gunilla Hadders
Gründerin und Partnerin bei WhistleB
00 46 70 214 88 73
gunilla.hadders@whistleb.com