Whistleblowing-Fallmanagement – die richtigen Prozesse und Personen für diese Aufgabe

Beim Whistleblowing-Fallmanagement geht es darum, was passiert, wenn Meldungen von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern eingehen. Ein solides, sicheres Hinweisgebersystem ist ein wichtiges Element, aber wie stellen Sie systematisch sicher, dass wirklich kein Fall durch das Raster fällt?

Dieser Artikel ist der sechste in einer Reihe von Blog-Artikeln, in denen Auszüge aus WhistleBs neuen Handbuch – The ABC guide for establishing a whistleblowing solution that increases customer and employee satisfaction – veröffentlicht werden. Das Handbuch informiert unter anderem über Ressourcen, rechtliche Aspekte, Kultur und Datensicherheit im Whistleblowing und gibt auch einige praktische Tipps.

„Das Whistleblowing-Fallmanagement ist worauf es am Ende ankommt. Wenn die richtigen Expertenteams solide Verfahren befolgen und die hinweisgebenden Personen mit Respekt behandeln, wird dies Vertrauen in das Hinweisgebersystem schaffen“, erklärt Gunilla Hadders. 

1. Stellen Sie das richtige Team für das Whistleblowing-Fallmanagement zusammen

Wir haben alle schon von Zwischenfällen in Unternehmen gelesen, durch die der Ruf von deren Marken ruiniert und Kunden verloren wurden, obwohl die besagten Unternehmen ein Hinweisgebersystem hatten. Was ist hier im Whistleblowing-Fallmanagement passiert? Die Fälle wurden höchst wahrscheinlich vergessen oder versteckt. Dies zeigt, dass die zusammengestellte Gruppe, die Fallmanagementteam genannt wird und die Meldungen erhält, entscheidenden Einfluss auf den Erfolg und die Glaubwürdigkeit des Whistleblowing-Prozesses hat. 

Sie werden deshalb ein Team benötigen, das aus Fachleuten besteht, wobei jedes einzelne Mitglied sogar die sensibelsten Fälle mit Integrität managen kann. Es ist von wesentlicher Bedeutung, Personen zu bestimmen, die speziell für den Empfang der Whistleblowing-Meldungen zuständig sind, um die grundlegenden Voraussetzungen für die angemessene Bearbeitung aller Meldungen zu schaffen. Welche Fähigkeiten sollten diese Personen haben? Wählen Sie glaubwürdige, ausgebildete Fachleute aus, die Vertrauen aufbauen können, wenn sie mit hinweisgebenden Personen kommunizieren und von diesen weitere Informationen einholen. Die Whistleblowing-Meldungen können sich stark voneinander unterscheiden und Angelegenheiten umfassen, die von Betrug bis hin zu Umweltkriminalität reichen. Nur sehr wenige Personen haben umfassendes Wissen in allen Themenbereichen. Die Person, die die Meldungen erhält, muss deshalb dazu fähig sein, den Inhalt der Meldung zu beurteilen, um zu bestimmen, ob es sich um einen echten Whistleblowing-Fall handelt oder nicht, und die Meldung dann entsprechend bearbeiten oder an einen angemessenen Verantwortlichen delegieren.

Das Team sollte Integrität besitzen und vertrauenswürdig sein. Wir haben optimale Verfahrensweisen bei Kunden gesehen,

die ein Whistleblowing-Fallmanagementteam zusammengestellt haben, in dem Personen aus verschiedenen Bereichen der Organisation vertreten sind. Das breite Spektrum an vertretenen Bereichen stärkt die Integrität des Teams und verhindert, dass dessen Mitglieder alle ein und demselben Vorgesetzten Bericht erstatten. 

Die Mitglieder des Whistleblowing-Teams kommen häufig aus den folgenden Kompetenzbereichen: Recht und Compliance, Innenrevision und Risiken sowie Ethik und Personalwesen. Es wird auch immer üblicher, Vertreterinnen oder Vertreter der Unternehmensleitung im Team zu haben.. Mitglieder der Unternehmensleitung können sicherstellen, dass Meldungen erhalten werden und im besten Interesse der Organisation gemanagt werden.

Sein Sie immer auf das Schlimmste vorbereitet. Wenn jemand in Ihrem Team, der CEO oder der Vorsitzende durch eine hinweisgebende Person beschuldigt werden – egal, ob korrekt oder nicht – ist dies eine unangenehme Situation und das Team sollte ausreichend Unterstützung und Kenntnisse haben, um zu wissen, wie sie handeln müssen. Wir empfehlen Eskalationsverfahren zu definieren, bevor Sie Ihre Hinweisgeberlösung einführen. Die folgenden Schritte werden üblicherweise definiert:

• Falls jemand im Whistleblowing-Team beschuldigt wird, sollte diese Person unverzüglich aus der Untersuchung ausgeschlossen werden.
• Wenn Ihr Geschäftsführer bezichtigt wird, benachrichtigt das Whistleblowing-Team den Vorstandsvorsitzenden.
• Wird Ihr Vorsitzender angeschuldigt, müssen die anderen Mitglieder der Unternehmensleitung informiert werden.

2. Entscheiden Sie, ob Sie das Whistleblowing-Fallmanagement outsourcen oder intern managen möchten

Hierbei gibt es keine richtige oder falsche Wahl. Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass viele Unternehmen ihre Whistleblowing-Fälle

selbst managen. Ein bedeutender Vorteil davon ist natürlich, dass die eingesetzten Personen die Organisation kennen und die Meldungen im richtigen Kontext interpretieren können. Wenn Sie sich dafür entscheiden, dass die Meldungen von einer externen Partei erhalten werden sollen, hat dies jedoch auch signifikante Vorteile. Der wichtigste Grund, der für einen Verantwortlichen außerhalb Ihres Unternehmens spricht, ist unserer Ansicht nach die Abgrenzung gegenüber dem eigenen Unternehmen. Falls eine Meldung jemanden im Team betrifft, stellt diese Verfahrensweise sicher, dass diese Meldung niemals die gemeldete Person erreicht. Sollten sich die Anschuldigungen nämlich als wahr herausstellen, kann es der beschuldigten Person Zeit verschaffen, um Beweise zu vernichten, wenn sie von der Meldung Kenntnis erlangt. 

Ein weiterer Vorteil ist, dass externe Fachleute für gewöhnlich unabhängiger von den Beschäftigten und den Leitern des Unternehmens sind, vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen. Dies fördert die Glaubwürdigkeit

und schafft Vertrauen darin, dass die hinweisgebende Person anonym bleibt und der Fall von einer unparteiischen Person professionell und mit Integrität behandelt wird.

Zudem sind externe Fachleute speziell dafür ausgebildet, eingeleitete Untersuchungen aufgrund von Hinweisen korrekt

zu bearbeiten, und sie können Managementteams bei Diskussionen und rechtlichen Verfahren wertvolle Unterstützung bieten.

3. Weiterleitung von Meldungen, die keine Whistleblowing-Fälle sind

Bei fast allen Einführungen von Hinweisgebersystemen, bei denen wir geholfen haben, kommt die Frage auf, was mit irrelevanten Meldungen oder Nachrichten,

die keine Whistleblowing-Fälle sind, passieren sollte. Fallmanager befürchten oft, dass sie Zeit für Meldungen aufwenden, die keinerlei Wert haben. Unsere Erfahrungen mit unseren Kunden haben jedoch gezeigt, dass diese Befürchtungen größtenteils unbegründet und die erhaltenen Meldungen für gewöhnlich von ernsthafter Natur sind.

Es ist allerdings richtig, dass Sie Meldungen erhalten könnten, die per Definition keine Whistleblowing-Fälle sind.

Beispiele hierfür sind Nachrichten über Teams, die nicht gut zusammenarbeiten, Beförderungen, die infrage gestellt werden könnten, Vorgesetzte oder Kollegen, die sich unangemessen verhalten. Diese Art von Meldungen sollten von anderen Abteilungen bearbeitet werden, z. B. dem Personalwesen.

Falls Sie Meldungen erhalten, bei denen es sich nicht um Verstöße oder Whistleblowing-Fälle handelt, ist die richtige Verfahrensweise die Nachricht an die Verantwortlichen weiterzuleiten, die für diese Art von Angelegenheit zuständig sind. Auch Meldungen, die keine Whistleblowing-Fälle sind, sollten professionell bearbeitet werden, um Vertrauen in den Whistleblowing-Prozess zu schaffen. Das Hinweisgebersystem sollte es ermöglichen, Meldungen sicher der angemessenen Abteilung zuzuweisen, um Sie in solchen Fällen zu unterstützen.

Letztendlich ist der Zweck eines Hinweisgebersystems jedoch Fehlverhalten aufzudecken, und unser Rat ist, Zeit darin zu investieren, genau über die eingesetzte Lösung zu informieren, damit Sie Meldungen mit wirklich relevanten Hinweisen erhalten. Helfen Sie den Beschäftigten dabei, zu verstehen, was genau einen Whistleblowing-Fall ausmacht und was gemäß Ihren Whistleblowing-Bestimmungen und -Richtlinien keinen solchen Fall darstellt. Teilen Sie Ihnen mit, welche alternativen Meldekanäle es für Angelegenheiten gibt, die keine Whistleblowing-Fälle sind.  

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Kontakt:

Gunilla Hadders, Mitautorin und Senior-Beraterin bei WhistleB, Whistleblowing Centre

+46 70 214 88 73, gunilla.hadders@whistleb.com