Wie unterstützt das Hinweisgebersystem von WhistleB Unternehmen dabei, die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern einzuhalten?

Das WhistleB-System hilft Organisationen den Anforderungen der EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern zu entsprechen („die Richtlinie“) und vermindert somit Compliance-Risiken. Es sorgt zudem dafür, dass die Vertraulichkeit gewahrt wird, gibt Sicherheit, ermöglicht die unverzügliche Rückmeldung sowie die sorgfältige Fallbearbeitung, bietet integrierten Datenschutz als Standard und vieles mehr.

Darüber hinaus verfolgt das Team von WhistleB die Entwicklungen in der Gesetzgebung auf nationaler Ebene, um die Einhaltung der Richtlinie und ihrer länderspezifischen Versionen nach der Umsetzung in nationales Recht dauerhaft zu gewährleisten, da im Verlauf der Zeit häufig rechtliche Änderungen vorgenommen werden.

Organisationen sollten die folgenden Mindestvorgaben der Richtlinie berücksichtigen, die sie mithilfe von WhistleB erfüllen:

1. Pflichten gemäß der Richtlinie: Es muss ein Kanal eingerichtet werden, über den Meldungen von hinweisgebenden Personen empfangen werden können. Dieser Meldekanal muss so konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass er die Sicherheit gibt, dass die Identität von hinweisgebenden Personen und Dritten, die in der Meldung erwähnt werden, vertraulich bleibt, und verhindert wird, dass Unbefugte auf Daten zugreifen können. Solche Kanäle müssen die Meldung in schriftlicher und/oder mündlicher Form, per Telefon oder mithilfe anderer Arten der Sprachübermittlung, ermöglichen, und auf Ersuchen der hinweisgebenden Person muss zudem innerhalb eines angemessenen Zeitraums ein persönliches Treffen eingerichtet werden können. 

Das Hinweisgebersystem von WhistleB sorgt dafür, dass die Identität der hinweisgebenden Person während des gesamten Prozesses vertraulich bleibt. Die Anonymität dieser Person wird sowohl während des Meldeprozesses als auch in der nachfolgenden Kommunikation durch die technische Funktionalität des Systems sichergestellt. Bei allen gespeicherten Dialogen wird eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung angewandt, die auch während der Übermittelung von Nachrichten erfolgt. Zwei-Faktor-Authentifikation sorgt zudem dafür, dass sicher auf das Fallbearbeitungstool zugegriffen werden kann und Meldungen nur von befugten Personen gelesen und geöffnet werden können.

2. Pflichten gemäß der Richtlinie: Innerhalb einer Frist von sieben Tagen nach Eingang der Meldung muss der hinweisgebenden Person der Eingang der gesendeten Meldung bestätigt werden. 

Das WhistleB-System ermöglicht es Unternehmen, der hinweisgebenden Person innerhalb von 7 Tagen eine Bestätigung zukommen zu lassen. Außerdem erhalten die zuständigen Personen eine Benachrichtigung vom System, sobald eine neue Meldung eingegangen ist.

3. Pflichten gemäß der Richtlinie: Es muss eine unparteiische Person oder Abteilung ausgewählt werden, die die Meldungen bearbeitet, mit der hinweisgebenden Person in Kontakt bleibt sowie weitere Informationen anfordert und daraufhin Rückmeldung gibt.

Das Fallbearbeitungstool von WhistleB wurde so konzipiert, dass es sicherstellt, dass die Benutzerinnen und Benutzer alle Meldungen entsprechend der Richtlinie bearbeiten – vom Empfang der Meldungen über das System zur Untersuchung bis hin zum Abschluss des Falles mit anschließender Archivierung und/oder Löschung.

4. Pflichten laut der Richtlinie: Zu jeder empfangenen Meldung müssen Aufzeichnungen aufbewahrt werden, wobei die Anforderungen an die Vertraulichkeit eingehalten werden müssen.

Das WhistleB-System umfasst Aktivitäts- und Benutzerprotokolle, die dafür sorgen, dass jede Phase in der Fallbearbeitung sicher dokumentiert wird.

5. Pflichten laut der Richtlinie: Die zuständige Person oder Abteilung muss jede eingegangene Meldung sorgfältig weiterverfolgen, dies schließt auch die anonyme Berichterstattung ein, sofern diese durch das nationale Recht vorgesehen ist. 

Das Fallbearbeitungstool des WhistleB-Systems stellt sichere Funktionen zur Weiterverfolgung von Meldungen bereit, um dabei zu helfen, diese Anforderungen zu erfüllen. Es können beispielsweise Meldungen verschiedenen Teams zur Bearbeitung zugewiesen werden und auch Diskussionen zwischen Teammitgliedern können sicher innerhalb des Systems geführt werden. Externe Fachleute, wie forensische oder juristische Sachverständige, können ebenfalls von Fall zu Fall sicher zum Team hinzugezogen werden. Im Ressourcen-Center von WhistleB finden Sie zusätzlich einschlägige Informationen zu nationalen Rechtsvorschriften, die die Weiterverfolgung von Meldungen regeln. 

6. Pflichten laut der Richtlinie: Der hinweisgebenden Person muss innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens Rückmeldung über die Weiterverfolgung der Meldung gegeben werden. Der Zeitraum darf maximal drei Monate nach Bestätigung des Eingangs der Meldung betragen.

Das WhistleB-System ermöglicht es, den zuständigen Personen, die hinweisgebenden Personen innerhalb von  drei Monaten über die Untersuchungen zu informieren. Dies schließt anonyme Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber ein. 

7. Pflichten laut der Richtlinie: Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss stets gemäß der DSGVO erfolgen.

Mithilfe des Systems von WhistleB können Benutzerinnen und Benutzer die Anforderungen der DSGVO für personenbezogene Daten einhalten. Darüber hinaus bietet das System standardmäßig integrierten Schutz. Es erfolgt eine umfassende Verschlüsselung des Systems und alle Daten werden auf sicheren Servern in der EU gespeichert. Lediglich die Personen, die vom Kunden oder der Kundin ausgewählt wurden, können auf Daten zugreifen.

Wenn Sie gerne mehr darüber erfahren möchten, wie das WhistleB-System Sie bei der Erfüllung der EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern unterstützen kann, buchen Sie eine kostenlose Demo über diesen Link. Sie können sich natürlich auch gerne direkt an uns wenden.