Manca un anno alla prima Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower: 3 consigli per promuovere una cultura della comunicazione

Manca meno di un anno all’entrata in vigore della prima Direttiva UE sulla protezione dei segnalanti anonimi. Questo significa che i titolari e i membri dei consigli di amministrazione delle varie aziende devono davvero iniziare a riflettere. È stata promossa una cultura della comunicazione per incoraggiare le persone a segnalare eventuali condotte illecite internamente?

A partire dal 17 dicembre 2021, i dipendenti e gli altri gruppi che segnalano eventuali sospetti su attività illecite o non etiche all’interno di un’organizzazione saranno tutelati. Allo stesso tempo, le organizzazioni saranno obbligate a fornire canali sicuri per consentire alle parti di effettuare segnalazioni. La tutela si estende anche ai segnalanti anonimi che scelgono di segnalare esternamente, ad esempio attraverso le autorità competenti o i media. 

Tuttavia, nessuna tutela legale convincerà mai una persona a segnalare internamente se l’azienda non ha mai incentivato una cultura della comunicazione. Una comunicazione aperta si basa sulla fiducia e la fiducia richiede tempo. Se sei un’organizzazione che conta almeno 250 dipendenti, hai un anno di tempo fino all’entrata in vigore della Direttiva UE sulla protezione dei segnalanti anonimi. Ecco cosa puoi iniziare a fare per incoraggiare le persone a segnalare internamente, dopo aver ottenuto la tutela legale necessaria, anziché utilizzare canali esterni. 

1. Definisci una linea chiara e incoraggia i segnalanti anonimi 

Crea delle solide basi, comunicando l’impegno dell’azienda nei confronti dell’etica, espressa in termini di principi fondamentali e codice di condotta. La definizione di una chiara linea dall’alto è essenziale per creare la fiducia. I dirigenti senior e il consiglio di amministrazione devono sostenere le segnalazioni e enfatizzarne l’importanza per il rispetto di pratiche aziendali etiche. Sottolinea che la creazione di un ambiente sicuro ed etico è responsabilità di tutti e incoraggia le persone a segnalare eventuali condotte sospette in buona fede. Spiega che lo scopo del canale di segnalazione è quello di fornire uno strumento sicuro che consenta all’organizzazione di intervenire laddove necessario e contenere i danni. Apprezza il coraggio mostrato dai segnalanti anonimi.

2. Spiega come funzionano le segnalazioni e dai la possibilità di segnalare in modo anonimo 

Descrivi come effettuare una segnalazione, cosa succederà, che tipo di misure verranno intraprese e quando. Rassicura le persone che tutte le segnalazioni verranno prese sul serio e gestite in modo adeguato da dei professionisti. A livello legale, queste figure professionali devono essere designate prima dell’entrata in vigore della Direttiva UE sulla protezione dei segnalanti anonimi, nel dicembre 2021.

Illustra cosa rientra nella categoria del whistleblowing. Tuttavia, spiega anche la definizione non deve rappresentare un limite. Se si ha la sensazione che qualcosa non sia giusto, vale sempre la pena segnalarlo. Le segnalazioni che non rientrano nella categoria di whistleblowing verranno comunque gestite in modo appropriato e con l’adeguata riservatezza. 

Consenti ai dipendenti di segnalare in modo anonimo. L’esperienza ci insegna che molti preferiscono segnalare in modo anonimo. Pertanto i vari titolari devono altresì riflettere non solo su come poter garantire la riservatezza richiesta dalla Direttiva, bensì anche il completo anonimato. Questo può dare una grande spinta alla creazione di una cultura della comunicazione.

Evidenzia la sicurezza del sistema.Alcuni elementi relativi alla sicurezza del sistema, alla riservatezza e alla protezione dei dati sono disciplinati dai requisiti contenuti nella Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower. Tuttavia, i dirigenti possono aumentare la fiducia nel sistema implementando uno strumento ancora più robusto e sicuro, comunicandone la sicurezza tecnologica ai dipendenti. 

3. Escludi forme di ritorsione 

Le persone devono potersi fidare ed essere certe che non subiranno ritorsioni o conseguenze negative se segnalano internamente. Questo è un altro aspetto affrontato dalla nuova Direttiva e, una volta entrata in vigore, qualsiasi forma di ritorsione sarà illegale e soggetta a sanzioni. Tuttavia, i dipendenti potrebbero non essere al corrente di questo aspetto. Pertanto, è compito dei dirigenti informarli e spiegare loro che cosa si intende per “ritorsione” al fine di aiutarli a riconoscerla e a prevenirla.

In un mondo in cui i dipendenti possono scegliere di segnalare internamente o esternamente, i titolari e i consigli di amministrazione delle aziende devono attuare tutte le misure possibili per incoraggiare i dipendenti a segnalare prima internamente, senza timori. La buona notizia è che manca ancora un anno all’entrata in vigore della Direttiva; c’è ancora abbastanza tempo per invertire la rotta e promuovere una cultura della comunicazione all’interno della tua azienda.