Le procedure per la segnalazione e il follow-up dei rapporti includeranno i canali per la ricezione dei rapporti progettati, impostati e gestiti in modo sicuro, che garantiscano la confidenzialità dell’identità del segnalante anonimo e delle eventuali terze parti menzionate nel rapporto e che impediscano l’accesso ai membri dello staff non autorizzati.

Consentire la segnalazione e il dialogo anonimi

• La segnalazione e il dialogo anonimi sono essenziali perché le persone abbiano il coraggio di farsi avanti. Usare un sistema che consenta di assicurare l’anonimato del segnalante anonimo sia durante la segnalazione che nel dialogo successivo.
• Usare un sistema con uno strumento di gestione dei casi sicuro, tramite il quale sia possibile nominare le presone autorizzate a leggere i rapporti ricevuti e a intraprendere le relative misure.

Le procedure per la segnalazione e il follow-up dei rapporti includeranno la conferma di ricevimento al segnalante entro un massimo di sette giorni. La legge stabilisce anche un limite di tempo di tre mesi dal ricevimento fino all’invio di un feedback al segnalante riguardo al follow-up.

• Assicurarsi di disporre di un team dedicato al ricevimento di questi rapporti e il giusto team per gestire e fornire un feedback tempestivo al segnalante.
• Il destinatario dei messaggi dei segnalanti anonimi deve essere notificato immediatamente mediante SMS ed e-mail del ricevimento di un rapporto. Tuttavia, limitare l’uso delle e-mail alle notifiche; tutti i messaggi dei segnalanti anonimi che possono contenere dati sensibili o personali devono essere criptati in modo sicuro e gestiti all’interno di un sistema sicuro.
• Se la propria organizzazione riceve molti messaggi, è consigliabile predisporre dei messaggi standard da inviare ai segnalanti anonimi

Le procedure per la segnalazione e il follow-up dei rapporti includeranno la designazione di una persona imparziale o un reparto competente per il follow-up dei rapporti (…) che mantenga le comunicazioni e, laddove necessario, chieda maggiori informazioni e fornisca un feedback al segnalante.

Assicurarsi di disporre del giusto sistema, competenze e routine per gestire le analisi

• Costituire un team che sia il più possibile non operativo, i cui ruoli provengano da diverse parti dell’organizzazione. Ciò rafforzerà l’integrità del team. Nello studio sui clienti di WhistleB del 2019, il team dedicato alle segnalazioni il più delle volte comprendeva le seguenti competenze: legale e compliance, revisione interna e rischio, etica e HR. Inoltre, sempre più spesso anche alcuni rappresentanti del Consiglio di Amministrazione entrano a far parte del team.
• Assicurarsi di disporre un sistema che consenta di aggiungere le competenze necessarie caso per caso.
• Assicurarsi di disporre di un canale tramite il quale il segnalante anonimo possa aggiungere foto, video, documenti di testo e altri formati di file, che consenta anche la pulizia dei metadati.

Le procedure per la segnalazione e il follow-up dei rapporti includeranno un follow-up solerte al rapporto da parte della persona o del reparto designato, un follow-up solerte laddove stabilito dalle leggi nazionali relativamente alle segnalazioni anonime e un periodo di tempo ragionevole per fornire un feedback al segnalante riguardo al follow-up al rapporto.

Selezionare un sistema robusto di gestione dei casi per supportare un follow-up solerte

• Assicurarsi che il proprio servizio di segnalazione anonima includa uno strumento di gestione dei casi integrato con il canale di segnalazione e che consenta un dialogo con i segnalanti anonimi o non anonimi. Ciò assicurerà un follow-up e un’elaborazione dei casi scorrevoli, conformi e sicuri. Secondo lo studio sui clienti di WhistleB del 2019: circa il 50% di tutti i rapporti hanno portato a un dialogo con il segnalante anonimo.
• Se la propria organizzazione opera a livello multinazionale, selezionare un sistema che disponga di un supporto di traduzione sicuro per la comunicazione in qualsiasi lingua.

Valutare il modo in cui la propria organizzazione gestisce le analisi

• Trattare le analisi con la massima confidenzialità e con il massimo rispetto nei confronti del segnalante anonimo e della persona accusata.
• Stabilire dei processi per gli eventuali piani di azione necessari sulla base dell’esito delle analisi.
• Le analisi possono richiedere competenze molto specialistiche che i leader possono esternalizzare, oppure è possibile costituire un team interno che riceva i rapporti. In questo caso, è importante disporre di un sistema che consenta agli utenti esterni di essere inclusi in modo sicuro nella gestione dei casi.

Le procedure per la segnalazione e il follow-up dei rapporti includeranno informazioni chiare e facilmente accessibili riguardo alle condizioni e alle procedure per la segnalazione esterna alle autorità competenti e, laddove pertinente, agli istituti, agli enti, agli uffici o alle agenzie del sindacato.

Fare il possibile per dare ispirare fiducia alle persone che inviano rapporti interni

La presenza di un proprio servizio di segnalazione affidabile, di persone competenti che gestiscano i messaggi e di un processo approfondito aumenta le probabilità che un’organizzazione riceva i messaggi internamente e che sia in grado di affrontare e correggere i problemi in modo adeguato. Un servizio di segnalazione robusto è un modo concreto per dimostrare che l’organizzazione fa sul serio riguardo alle proprie linee guida etiche e che è disposta ad ascoltare quando le cose vanno male. È anche una forma di garanzia: un servizio di segnalazione anonima interna consente di prevenire un condotta inappropriata prima che si verifichi.

Qualsiasi elaborazione di dati personali eseguita ai sensi della Direttiva deve essere conforme al regolamento GDPR.

Un sistema conforme al regolamento GDPR facilita il processo

• Scegliere un sistema conforme al regolamento GDPR, progettato per aiutare l’organizzazione a rispettare il GDPR.
• Funzioni utili per la conformità comprendono i registri dei casi e degli utenti, traduzioni sicure ed eliminazione dei dati personali alla chiusura dei casi.
• Assicurarsi di informare correttamente i potenziali utenti sulle differenze nazionali di segnalazione.

Le autorità e le persone giuridiche private e pubbliche devono mantenere dei registri di ogni rapporto ricevuto, in conformità con i requisiti sulla confidenzialità stabiliti. I rapporti non saranno archiviati più a lungo del necessario e per un periodo adeguato.

Completare e chiudere i casi con un servizio di segnalazione integrato

• Assicurarsi di mantenere un registro degli utenti e dei casi per ogni caso. Un servizio di segnalazione conforme al regolamento GDPR lo fa automaticamente.
• Assicurarsi che il proprio servizio di segnalazione consenta l’eliminazione dei dati personali in linea con il principio di responsabilità del GDPR.