- Il Codice di condotta e gli altri codici comportamentali in uso sono collegati al canale di segnalazione?
- Spieghi perché è stato istituito il canale di segnalazione, come è organizzata la sicurezza del servizio e come proteggete l’anonimato dei segnalanti?
- Hai spiegato chiaramente e fornito esempi di problemi che dovrebbero e non dovrebbero essere segnalati attraverso il canale di segnalazione?
- Il canale di segnalazione è stato approvato dal Consiglio di amministrazione, dal management e dal sindacato o dal rappresentante dei dipendenti?
Elenco di controllo per un servizio di segnalazione affidabile
WhistleB offre un servizio di segnalazione innovativo, una soluzione di terze parti conforme al RGPD (GDPR) e che consente al segnalante anonimo di segnalare un sospetto di cattiva condotta. Tra i nostri clienti annoveriamo aziende internazionali e locali attive in vari settori, nonché investitori, autorità pubbliche e associazioni. Vantiamo una copertura di oltre 100 mercati in tutti i continenti.
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Elenco di controllo per un servizio di segnalazione affidabile
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Endorsement
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Segnalazioni
- Il canale di segnalazione è accessibile 24/7/365 da tutti i dispositivi con accesso a Internet, compresi gli smartphone?
- È possibile fare segnalazioni rimanendo anonimi e non rintracciabili, ed è possibile stabilire un dialogo con un segnalante anonimo?
- È facile caricare documenti di supporto, come immagini, video o file Excel?
- Sei in grado di garantire che non vi sia tracciamento dei metadati dei segnalanti anonimi, incluso l’indirizzo IP? Il canale di segnalazione è fornito da un provider di servizi esterno per garantire l’anonimato?
3
Gestione e analisi dei casi segnalati
- Il team addetto alle segnalazioni viene informato istantaneamente delle segnalazioni in arrivo, ad es. tramite SMS e/o e-mail?
- Sono presenti linee guida e routine per la procedura d’indagine?
- Disponi di uno strumento efficiente per la gestione delle segnalazioni, compresa la possibilità di assegnare o delegare in modo sicuro i casi segnalati al giusto livello dell’organizzazione?
- Disponi di un sistema sicuro di traduzione?
- Avete nominato una persona adeguata e competente per la gestione dei casi di segnalazioni?
- Avete istituito un meccanismo per confermare la ricevuta di un rapporto e seguire il progresso della gestione dei casi con il segnalante anonimo?
- Concedete al segnalante anonimo che il rapporto venga gestito a livello di affiliata o di gruppo?
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Follow up
- Sei in grado di creare facilmente delle statistiche, ad es. il numero di segnalazioni ordinate per periodo di tempo, argomento della segnalazione o area geografica?
- Sei in grado di presentare internamente ed esternamente i risultati delle analisi delle segnalazioni in report appositi, migliorando la trasparenza, la credibilità e la condotta?
- Il vostro servizio di signalazione fornisce gli strumenti adatti per seguire in maniera tempestiva il segnalante anonimo?
5
Sicurezza dei dati
- I dati sono criptati durante l’archiviazione, la trasmissione e nei backup?
- I dati sono protetti dagli attacchi online nel momento in cui vengono effettuate tutte le autenticazioni nel servizio?
- Il servizio è sottoposto regolarmente a test di vulnerabilità e intrusione?
6
Conformità legale
- Il servizio di segnalazione è conforme alle leggi e ai regolamenti attuali sulla protezione dei dati in tutti i Paesi in cui viene offerto il canale di segnalazione?
- Il servizio è completamente conforme al Regolamento generale UE sulla protezione dei dati (GDPR)?
- Sono stati creati dei registri degli utenti per il follow-up e gli audit?
- Se la vostra organizzazione è attiva nella UE, è conforme alla Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower?
- I diritti e i doveri del segnalante anonimo, ad es. la sua protezione, sono garantiti e spiegati?
- I diritti e i doveri della persona o delle persone coinvolte nel messaggio sono stati garantiti e spiegati?
7
Adattabilità
- Il canale di segnalazione in uso è disponibile in tutte le lingue richieste nei mercati in cui opera l’organizzazione?
- Il canale di segnalazione è facilmente personalizzabile in base alla situazione specifica dell’organizzazione?
- Il canale di segnalazione consente un continuo adattamento in base al cambiamento delle circostanze e alle esperienze di segnalazione raccolte?
WhistleB offre un servizio di segnalazione innovativo, una soluzione di terze parti conforme al RGPD (GDPR) e che consente al segnalante anonimo di segnalare un sospetto di cattiva condotta. Tra i nostri clienti annoveriamo aziende internazionali e locali attive in vari settori, nonché investitori, autorità pubbliche e associazioni. Vantiamo una copertura di oltre 100 mercati in tutti i continenti.