Come implementare un servizio di segnalazione: la comunicazione

Ti diamo il benvenuto a questa serie di articoli brevi dove spiegheremo come implementare un servizio di segnalazione. Sebbene l’implementazione del sistema attuale risulti abbastanza semplice (e lo è davvero se si utilizza il processo di implementazione e avvio digitale di WhistleB), ci sono altri fattori che devono essere gestiti in modo corretto affinché la tua organizzazione possa trarre il massimo vantaggio dal suo sistema di segnalazione. Questi fattori includono la comunicazione, le risorse per la gestione dei casi, gli aspetti legali, il coinvolgimento delle parti esterne e così via. 

Il primo articolo della serie affronterà il tema della comunicazione volta a promuovere il servizio di segnalazione. 

Chi deve essere informato del canale di segnalazione?

Le organizzazioni dovrebbero valutare con attenzione le parti da informare in merito alla disponibilità di un canale di segnalazione. Spesso la lista è più lunga di quanto si pensi. Quasi tutte le parti interessate, sia interne che esterne, sono importanti.  

Per le organizzazioni nell’UE, l’ampiezza del bacino di utenza è giustificato dal fatto che, a breve, la nuova direttiva garantirà protezione a tutte le parti interessate (sia interne che esterne) che segnalano eventuali condotte illecite dell’organizzazione. Le nuovi leggi proteggeranno dipendenti, ex dipendenti, appaltatori, tirocinanti, azionisti, volontari, fornitori e clienti che vengano a conoscenza di un’eventuale condotta illecita sul posto di lavoro. La protezione legale si estende anche ai soggetti che offrono supporto nella segnalazione della violazione e alle parti terze correlate ai segnalanti, che potrebbero essere a loro volta oggetto di ritorsioni sul posto di lavoro, come clienti o parenti.

Probabilmente l’elenco è molto più lungo di quanto pensino numerose organizzazioni.

Perché comunicare la disponibilità di un sistema di segnalazione?

Oltre alla conformità con gli obblighi previsti dalla legge, sono molti altri i vantaggi derivanti da un’adeguata comunicazione in merito al canale di segnalazione. 

Iniziamo con la comunicazione alle parti interessate interne, che includono principalmente i dipendenti dell’organizzazione. Alcune ricerche hanno dimostrato che molte persone non osano segnalare per il timore di eventuali ritorsioni oppure perché pensano che la segnalazione non cambierà nulla. Di conseguenza, le organizzazioni falliscono nel raccogliere le informazioni di cui hanno bisogno per soffocare le condotte illecite sul nascere e ridurre i rischi derivanti dalle stesse. Gran parte della comunicazione indirizzata ai dipendenti, pertanto, deve puntare a creare fiducia nel servizio e nel processo di segnalazione e nell’organizzazione stessa, che in questo modo si presenta come un datore di lavoro attento all’etica e costruisce una buona base per una cultura improntata alla comunicazione aperta.  

Quando si implementa un servizio di segnalazione per la prima volta, alcune organizzazioni si chiedono se inizialmente riceveranno segnalazioni irrilevanti. I sondaggi dei clienti di WhistleB hanno evidenziato che solitamente questo non succede. Tuttavia, una chiara comunicazione su cosa si deve segnalare (vedi sotto) consente all’organizzazione di ricevere le giuste segnalazioni, piuttosto che lamentele e/o reclami che invece devono essere inoltrati mediante altri canali.

Tornando agli obblighi legali, invece, la nuova normativa UE sulla protezione dei segnalanti anonimi obbliga le organizzazioni a dare le informazioni necessarie sul whistleblowing (vedi qui di seguito). Pertanto un’adeguata comunicazione riduce anche il rischio di un’eventuale mancata conformità.

Per quanto riguarda le parti interessate esterne, inclusi fornitori, clienti, partner e investitori, vorremmo evidenziare soprattutto due vantaggi principali. Il primo riguarda la fiducia di cui abbiamo già parlato sopra. L’implementazione di un servizio di segnalazione dimostra a tutte le parti che l’etica rappresenta un tema importante per l’azienda, così come la trasparenza. Questo è rilevante anche per il profilo della sostenibilità di un’organizzazione, un elemento a cui gli investitori sono sempre più interessati.

Inoltre, un servizio di segnalazione può essere un valido sostituto per la gestione degli attori coinvolti alla base della catena dal valore, come ad esempio la filiera di distribuzione delle organizzazioni che operano a livello internazionale. In questi casi, le parti esterne possono essere degli importanti segnalanti anonimi. Dare la possibilità alle parti esterne di avvalersi del servizio di segnalazione non solo aumenta la portata dell’iniziativa ma comunica anche che la tua organizzazione è seriamente interessata a scoprire se un cliente o un fornitore sospetta eventuali condotte illecite.

Che cosa devi comunicare in merito al tuo canale di segnalazione?

In considerazione di quanto detto finora, lo scopo della comunicazione dovrebbe essere il seguente:


Creare fiducia nell’organizzazione e nel sistema

• Metti in risalto il valore e lo scopo delle segnalazioni al fine di promuovere la trasparenza, ridurre i rischi e le perdite economiche e prevenire attività illegali prima che avvengano.
• Presenta il whistleblowing come un elemento che rinforza i valori chiave e il codice di condotta dell’organizzazione.
• Sostieni i segnalanti anonimi, affermando che chi agisce in buona fede è da ritenersi leale e coraggioso.

Aiutare le parti a sentirsi più sicure

• Qualora possibile, consenti agli utenti di segnalare in modo anonimo e informali che il loro anonimato sarà protetto durante tutte le fasi del processo e dell’indagine.
• Sottolinea la sicurezza del sistema, ad esempio la crittografia dei dati, la protezione degli stessi, le password, la mancata tracciabilità dell’identità dei segnalanti anonimi e così via.
• Informa gli utenti che possono segnalare in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo, utilizzando un dispositivo a loro scelta.
• Rassicurali che non ci saranno ritorsioni per le segnalazioni fatte in buona fede. Per le aziende all’interno dell’UE, comunica che, a breve, le ritorsioni saranno illegali e sono previste sanzioni.

Spiegare quali sono le segnalazioni da inoltrare

• Chiarisci quali tematiche possono essere considerate casi di whistleblowing, sia in termini legali che per quanto riguarda le politiche interne all’organizzazione, rispetto invece alle questioni che devono essere segnalate attraverso altri processi e canali.
• Descrivi il tipo di informazioni da includere.

Informare le parti che i casi saranno gestiti in modo responsabile

• Spiega cosa succede dopo aver ricevuto le segnalazioni.
• Comunica i tempi previsti entro i quali un segnalante può ricevere una conferma e una risposta. Anche questo aspetto è regolato dalla nuova Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower.
• Illustra la natura dei ruoli o dei soggetti che sono stati scelti per gestire le segnalazioni che vengono ricevute.

Conformarsi ai requisiti legali

• In base alla Direttiva UE, le organizzazioni saranno obbligate a comunicare la possibilità da parte di un segnalante di rivolgersi a canali esterni, come le autorità competenti, ricevendo la stessa protezione legale.
• Le leggi nazionali possono richiedere alle organizzazioni anche di comunicare alcune casistiche specifiche in base al Paese.

Consigli sui canali di segnalazione

Come gestire la comunicazione relativa al whistleblowing? Oltre ai canali di comunicazione tradizionali, così come la rete Internet e Intranet aziendale, le organizzazioni dovrebbero integrare messaggi sull’importanza del whistleblowing nel codice di condotta dei dipendenti aziendali, nei materiali dell’assunzione, nei programmi di formazione e nelle giornate dedicate ai team. Sarebbe utile pubblicare anche una specifica politica di whistleblowing e, nel caso dei canali digitali, le informazioni possono essere messe a disposizione all’interno dello stesso servizio di segnalazione quando gli utenti effettuano l’accesso.  

Le parti interessate esterne possono essere coinvolte attraverso diversi canali, quali la pagina Web dell’organizzazione, un codice di condotta per i fornitori, delle newsletter per i clienti, dei report sulla sostenibilità, gli aggiornamenti per gli investitori e la relazione annuale.

Se desideri avere una guida pratica su come implementare un servizio di segnalazione, ti consigliamo di dare uno sguardo al nostro manuale, utile e informativo: La guida completa per l’implementazione di una soluzione di segnalazione che aumenta la soddisfazione di clienti e dipendenti. Scarica l’e-book oppure ordina una copia cartacea su Amazon o Bokus.