Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower: nel 2021 scade il termine per migliaia di aziende

Circa un anno dopo la sua approvazione da parte del Parlamento europeo, più della metà dei 27 Stati membri dell’UE hanno iniziato a recepire la Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower nella legislazione nazionale. Restano soli 15 mesi al termine di recepimento e la scadenza si fa sempre più imminente non solo per i legislatori, ma anche per le organizzazioni che devono rispettare le nuove regole.

La Direttiva interessa centinaia di migliaia di organizzazioni e piccole e medie imprese (PMI) in tutta Europa che danno lavoro a più di 50 persone. Tuttavia sono quelle con 250 o più di 250 dipendenti che devono conformarsi per prime.

Che cosa comporta la Direttiva per le organizzazioni interessate

La Direttiva è incentrata sulla protezione esplicita di un’ampia gamma di segnalanti anonimi che segnalano una violazione del diritto dell’Unione. A sua volta, questa sancisce un numero di obblighi legali per le organizzazioni, tra cui soprattutto l’adozione di canali di segnalazione protetti (come siti Web e linee telefoniche). La Direttiva è esplicita nello specificare che questi canali dovrebbero essere:

“progettati, realizzati e gestiti in modo sicuro e tale da garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante e la protezione degli eventuali terzi citati nella segnalazione e da impedire l’accesso da parte del personale non autorizzato”

• Articolo 9, DIRETTIVA (UE) 2019/1937 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO

Le organizzazioni interessate devono anche:

• Informare i dipendenti sulle opzioni di segnalazione a loro disposizione
• Adottare delle misure volte a proteggere i segnalanti da licenziamento, retrocessione di grado e altre forme di ritorsione
• Assegnare una persona o un team imparziale competente per ricevere e per dare seguito alle segnalazioni
• Rispondere e dare seguito alle segnalazioni entro tre mesi

Anche le organizzazioni pubbliche e private e le PMI con 50 o più di 50 dipendenti saranno soggette alla legge; tuttavia solo quelle con 250 o più di 250 dipendenti dovranno conformarsi a partire da dicembre 2021. Quelle con 50-249 dipendenti avranno altri due anni per essere conformi.

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Il lento recepimento nazionale limita la consapevolezza della legge

La Direttiva deve essere recepita dai singoli Stati membri entro dicembre 2021. Ciascuna versione nazionale della legislazione può variare nei suoi dettagli, ma non può prescindere dallo scopo principale della Direttiva: garantire un livello minimo di protezione ai segnalanti anonimi all’interno dell’UE.

Tuttavia, come visto per il precedente Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (GDPR) del 2018, è probabile che il livello di consapevolezza della legge tra quelli che devono conformarsi resti abbastanza limitato fino al suo completo recepimento.

In Svezia, sono stati fatti notevoli progressi. Il 29 giugno 2020, un Comitato esplorativo ha presentato un rapporto di 802 pagine con la sua proposta per il recepimento, un mese dopo rispetto a quanto programmato. La data proposta per l’entrata in vigore è il 1° dicembre 2021.

I progressi in Danimarca, purtroppo, hanno subito una battuta di arresto a causa della pandemia da coronavirus (così come in Portogallo). I danesi sperano di avere una proposta di implementazione entro la primavera del 2021, così come la Finlandia.

La Repubblica d’Irlanda ha avviato una consultazione pubblica a giugno, mentre la Lituania a luglio ha invitato l’opinione pubblica a proporre eventuali miglioramenti agli emendamenti della propria legge sulle segnalazioni di violazioni. Nello stesso mese, il Ministero della Giustizia della Slovenia ha ribadito il desiderio di dare priorità al recepimento della Direttiva, mentre Bulgaria, Estonia e Grecia hanno adottato tutte le misure per il recepimento durante il 2020.

Negli altri Paesi europei, l’adozione della misura è ancora al centro di accesi dibattiti. In Germania, lo scontro politico interno ha rallentato i progressi; in Spagna sono state proposte diverse alternative legislative e almeno una è stata respinta dal Congresso. Il progetto di proposta della Repubblica ceca, nel frattempo, è stato ampiamente criticato dai partiti dell’opposizione e dalle ONG.

Altri Stati membri, inclusi Italia, Belgio e Austria, hanno fatto progressi scarsi o inesistenti nella stesura della legge. Nonostante anche la Francia rientri in questo gruppo, la legge Sapin 2 già richiede alle aziende con più di 50 dipendenti di adottare un canale di segnalazione.

Passi importanti per una conformità con la Direttiva

Nonostante molti Paesi UE ancora non abbiano iniziato il recepimento, non c’è motivo per il quale le organizzazioni non possano già iniziare a conformarsi.

Il requisito più ovvio e pressante (l’implementazione di un canale di segnalazione riservato) rappresenta probabilmente il passaggio più semplice e diretto per quelli che ancora non hanno una soluzione in atto.

Per le organizzazioni medie e grandi oppure per quelle con un rischio più elevato e maggiori requisiti di conformità, probabilmente la soluzione migliore è una soluzione a livello aziendale che racchiuda tutto in una piattaforma. Questo consentirà di garantire che gli obblighi relativi a formazione, sensibilizzazione e politiche aziendali sulla Direttiva vengano integrati interamente nel processo di segnalazione.

Le piccole e medie imprese che stanno muovendo i loro primi passi nella procedura di conformità possono acquistare e implementare online una soluzione sicura in poche ore (ad esempio il nuovo servizio WhistleB ‘Ready-to-launch’. Questo garantirà anche la conformità con il requisito principale della Direttiva.

Conformità come valore aggiunto

Indipendentemente dal percorso che un’azienda decide di seguire, l’implementazione di un sistema di segnalazione dovrebbe essere considerato più di una semplice risposta essenziale per una legge.

Uno studio indipendente della George Washington University ha messo in evidenza una correlazione tra il maggiore utilizzo dei sistemi di segnalazione e le migliori prestazioni di un’azienda. Le organizzazioni di maggior successo vedono nel loro sistema di segnalazione un importante strumento per ridurre i rischi e creare fiducia tra i dipendenti. È fondamentale per facilitare l’individuazione di cattive condotte già nella fase iniziale.

Poiché la scadenza del dicembre 2021 si avvicina, migliaia di organizzazioni scopriranno che la conformità con la Direttiva comporterà molti più vantaggi di un semplice segno spunta in una casella.