In che modo il sistema di segnalazione WhistleB promuove il rispetto della Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower?

Il sistema WhistleB promuove il rispetto dei requisiti della Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower (“la Direttiva”) aiutando le aziende a ridurre il rischio di compliance. Garantisce riservatezza, sicurezza, rapido feedback, accurata gestione dei casi, privacy by design e default e molto altro ancora.  

Inoltre, il team WhistleB tiene sotto controllo la legislazione nazionale per promuovere la conformità con la Direttiva e la sua trasposizione nelle leggi nazionali, che evolvono nel corso del tempo.

Le aziende devono prendere in considerazione i seguenti requisiti minimi della Direttiva. WhistleB vi aiuta a rispettarli:

1. Obblighi previsti dalla Direttiva: Creazione di un canale per la ricezione delle segnalazioni degli informatori. Il canale deve essere progettato, impostato e gestito in modo sicuro, tale da garantire la riservatezza dell’identità dell’informatore e delle eventuali terze parti menzionate nella segnalazione, nonché impedire l’accesso ai membri dello staff non autorizzati. Tali canali devono consentire la presentazione di segnalazioni per iscritto e/o a voce, tramite telefono o altri sistemi di messaggistica vocale e su richiesta dell’informatore. 

Il sistema di segnalazione WhistleB garantisce la riservatezza dei dati dell’informatore e delle terze parti coinvolte per tutto il processo. L’anonimato dell’informatore è garantito dalle funzionalità tecniche del sistema, sia in fase di segnalazione che di follow-up. Tutte le comunicazioni sono dotate di crittografia end-to-end sia in archiviazione che in transito. L’autenticazione a due fattori garantisce l’accesso sicuro allo strumento di gestione dei casi, di modo tale da consentire l’accesso alle segnalazioni solo al personale autorizzato.

2. Obblighi previsti dalla Direttiva: La conferma di ricevimento della segnalazione deve essere inviata all’informatore entro e non oltre sette giorni dal ricevimento. 

Il sistema WhistleB consente di inviare un feedback all’informatore entro sette giorni. Invia anche una notifica al responsabile quando vengono ricevute nuove segnalazioni.

3. Obblighi previsti dalla Direttiva: Nomina di una persona imparziale o di un reparto per dare seguito alle segnalazioni e mantenere viva la comunicazione, chiedere ulteriori informazioni e fornire un feedback all’informatore.

Lo strumento di gestione dei casi WhistleB è stato progettato per garantire agli utenti la gestione dei casi secondo la Direttiva, offrendo così il servizio di ricezione, indagine, chiusura, archiviazione e cancellazione di un caso. 

4. Obblighi previsti dalla Direttiva: Tenere traccia di tutte le segnalazioni ricevute, in conformità con i requisiti in materia di riservatezza.

Il sistema WhistleB comprende i Registri Attività e Utente per tenere traccia in maniera sicura di tutte le fasi della gestione del caso.

5. Obblighi previsti dalla Direttiva: Accurato follow-up della segnalazione da parte della persona o del reparto nominato, anche sotto forma di report anonimi, se consentiti dalla legge nazionale. 

Lo strumento di gestione dei casi fornito dal sistema WhistleB offre strumenti di follow-up sicuri, ideali per soddisfare questi requisiti. Consente di assegnare i casi a team diversi per la loro elaborazione, nonché di far comunicare in sicurezza, all’interno del sistema, i membri dei vari team. A seconda dei casi, è possibile aggiungere al team anche specialisti esterni, come investigatori o professionisti legali. Il Centro risorse WhistleB fornisce le informazioni di rilievo sui requisiti di legge nazionali in materia di follow-up. 

6. Obblighi previsti dalla Direttiva: Rispettare un arco di tempo ragionevole per fornire il feedback all’informatore sul follow-up della segnalazione, entro tre mesi dalla conferma di ricevimento. 

Il sistema WhistleB consente di inviare il feedback all’informatore in merito al processo di indagine entro tre mesi. Sono inclusi anche gli informatori anonimi. 

7. Obblighi previsti dalla Direttiva: Il trattamento dei dati personali deve essere conforme al GDPR.

Il sistema WhistleB consente agli utenti di rispettare i requisiti previsti dal GDPR sia per quanto riguarda il trattamento dei dati personali, sia in materia di protezione della privacy by default e by design. Il sistema è ben crittografato e tutti i dati vengono conservati su server sicuri ubicati in UE. Solo le persone nominate dal cliente possono accedere ai dati.

Per maggiori informazioni sul modo in cui il sistema WhistleB promuove il rispetto della Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower prenotate una dimostrazione gratuita da questo link. Oppure contattateci