Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower

In base al testo legislativo, non sussiste alcuna base legale che imponga configurazioni di whistleblowing separate e dedicate in ciascun Paese interessato. Nel caso in cui in uno Stato membro entri in vigore una norma che costituisca la base per questo requisito, WhistleB consente di creare più sistemi per l’invio delle segnalazioni, personalizzati per posizione geografica e/o filiale. Si noti che la Commissione Europea ha chiarito la propria posizione sulla necessità imposta dalla Direttiva di istituire canali di segnalazione separati per le filiali di una certa dimensione. Anche in questo caso WhistleB semplifica la conformità, consentendo ai clienti di creare canali separati con diversi livelli di accesso utente.

A seconda di dove si opera, i dati associati al sistema di whistleblowing potrebbero essere disciplinati da una o più normative generali in materia di privacy dei dati. La soluzione di segnalazione WhistleB è concepita per aiutarvi a soddisfare sia i requisiti del GDPR che le leggi nazionali sulla protezione dei dati.

La soluzione WhistleB supporta le segnalazioni anonime. La possibilità per i whistleblower di inviare segnalazioni e follow-up sui sospetti casi di violazione in forma anonima rimane uno strumento prezioso nel sistema di garanzia della conformità.

Sebbene questo documento riguardi i requisiti specifici stabiliti nel testo della Direttiva (piuttosto che la legislazione specifica), la Direttiva avrà un effetto diretto in ciascuno Stato membro. I requisiti stabiliti dalla Direttiva devono essere oggetto di trasposizione nella legislazione nazionale di ciascun Stato membro entro il 17 dicembre 2021. Le leggi risultanti saranno pertanto giuridicamente vincolanti a livello di Stato membro a partire da tale data. Stiamo monitorando da vicino il processo di trasposizione in tutti i Paesi UE.

La Direttiva punta a stabilire un framework unificato e uno standard legale unico in tutti gli Stati membri. Poiché ogni Stato membro deve trasporre la Direttiva in legge nazionale, ognuno di essi avrà il controllo dell’applicazione dei singoli aspetti a livello locale. Alcuni Stati membri posso estendere i requisiti per includere un ambito più ampio o standard più rigorosi.

Possono farlo nella misura in cui il recepimento soddisfi o superi gli obblighi minimi stabiliti nella Direttiva.

Con il recepimento nella legislazione degli Stati membri, i requisiti legali possono risultare più estesi a livello nazionale. Anche aspetti quali i tipi di illeciti segnalati e se la segnalazione è stata effettuata in modo anonimo possono essere causa di alcune disparità nella qualificazione per la protezione nei diversi Stati membri. Analogamente, deterrenti quali sanzioni finanziarie o legali per quelle organizzazioni o persone che violano le nuove regole saranno fissati a livello di Stato membro e produrranno, con molta probabilità, alcune differenze tra i 27 Stati membri.

La portata completa delle differenze diventerà chiara solo man mano che ci avvicineremo al termine per il recepimento.

Una piattaforma di segnalazione costituisce una base preziosa per qualsiasi programma di gestione del rischio e della conformità. Le segnalazioni acquisite attraverso questi canali rappresentano una ricchezza di informazioni e possono fornire ai leader conoscenze preziose sullo stato di salute e il benessere della propria organizzazione, delle sue strutture e di tutti coloro che sono direttamente coinvolti a livello operativo.

Le organizzazioni che utilizzano sistemi che incentivano le segnalazioni (sotto forma di programmi di “whistleblowing” o di “speak-up”) all’interno del loro più ampio framework di conformità ne osservano i vantaggi sotto forma di conoscenze più approfondite e di una cultura più rigorosa sul luogo di lavoro. NAVEX Global offre una piattaforma globale di soluzioni e prodotti che si allineano al programma di whistleblowing all’interno dell’organizzazione.
Prima di tutto, tutti i programmi di etica e conformità dovrebbero essere sostenuti da un solido codice di condotta. Questo documento dovrebbe fungere da espressione ponderata dei valori di un’organizzazione e rafforzare il fatto che i dipendenti si sentano incoraggiati a parlare quando vedono che c’è qualcosa che non va.

Dei corsi di formazione robusti rappresentano solide fondamenta per promuovere una cultura del “parlare apertamente”, se abbinati ai programmi di segnalazione. I programmi di formazione insegnano ai dipendenti le migliori pratiche, evidenziano esempi concreti di questioni talvolta complesse e mostrano ai dipendenti che la loro organizzazione prende sul serio un comportamento non etico.

La formazione e l’applicazione dei valori dell’organizzazione sono parte di un processo continuo. Molte organizzazioni impiegano un sistema di gestione delle politiche completo e programmatico per aggiornare, comunicare e divulgare in modo efficace le politiche interne a una gamma vasta e variegata di parti interessate. Archivi centralizzati e sistemi di distribuzione digitale forniscono ai dipendenti un facile punto di riferimento, mentre offrono alle organizzazioni un record di certificazione verificabile.

Se implementati in modo ponderato e mantenuti in modo efficace, questi sistemi operano
insieme per promuovere una cultura organizzativa più etica.