Hoe implementeert u een klokkenluidersysteem – uitbesteden aan externe partijen

Als u op zoek bent naar de beste manier om een klokkenluidersysteem te implementeren in uw organisatie, dan is een klokkenluidersysteem dat specifiek en van de grond af voor uw organisatie is ontwikkeld, waarschijnlijk niet de snelste en veiligste oplossing. Voor de inhoudelijke beoordeling en de juiste afhandeling van kwesties kunnen kwaliteiten nodig zijn die u niet in huis heeft. En onderzoeken kunnen richtingen opslaan waar u echt de expertise van een gespecialiseerd team voor nodig heeft.

In dit vierde artikel in onze reeks over het implementeren van een klokkenluidersysteem bekijken we hoe externe leveranciers kunnen helpen.


Wat houdt het uitbesteden van het beheer van klokkenluiderskwesties precies in?

Dat gebeurt als een externe partij of ombudsman klokkenluidersmeldingen ontvangt namens uw organisatie. Zij categoriseren de incidenten, sturen de klokkenluider een reactie en brengen het team in contact met externe deskundigen enzovoort.


Wat voor bedrijven verlenen deze diensten meestal?

Dat hangt af van welk deel van de klokkenluidersprocedure u wilt uitbesteden. De bedrijven die over de juiste vaardigheden en diensten beschikken zijn onder meer advocatenkantoren, accountantskantoren, arbeidsdeskundigen en gespecialiseerde forensische onderzoeksbureaus. En dat zijn de bedrijven die via ons Partnership Programme deel uitmaken van het internationale netwerk van WhistleB.


Wat zijn de voordelen van externe partijen bij het beheer van klokkenluiderskwesties?

Het gebruik van externe partijen voor het beheer van klokkenluiderskwesties kan zorgen voor meer transparantie. De derde partij beoordeelt elk incident, is onafhankelijk van de interne belangen en kan zaken gemakkelijker doorverwijzen naar de raad van bestuur – bijvoorbeeld als er hooggeplaatste leden van het managementteam bij betrokken zijn, of als er andere relevante informatie naar voren komt waar de raad van bestuur van moet weten.

Juist omdat klokkenluiderskwesties vaak zo divers zijn, van milieuvervuiling tot personeelszaken of witteboordencriminaliteit, kan de brede expertise van externe leveranciers een groot voordeel zijn. Daarnaast zijn externe experts speciaal opgeleid om de meldingen van klokkenluiders adequaat en in overeenstemming met de geldende wetgeving af te handelen. Ze kunnen managementteams dus ondersteunen tijdens besprekingen, onderzoeken en andere opvolging.

Bij kleine en middelgrote bedrijven is het bovendien een voordeel dat de externe partij, in theorie, minder afhankelijk is van de medewerkers en managers van het bedrijf. Dit zorgt voor geloofwaardigheid onder de medewerkers, die er eerder op zullen vertrouwen dat ze als klokkenluider anoniem zult blijven. 


Waarom intern beheer toch de beste optie kan zijn

Toch heeft het intern beheer van klokkenluiderskwesties ook een aantal voordelen. Een interne vertegenwoordiger heeft meer inzicht in de context van de meldingen. Misschien hebben ze wel toegang tot informatie uit andere onderdelen van het bedrijf en kunnen ze alle puzzelstukjes beter op hun plaats leggen, om zo een duidelijker beeld te krijgen. Voor bedrijven in de EU is het echter belangrijk om te onthouden dat alle organisaties van 50 of meer medewerkers binnenkort wettelijk verplicht zullen zijn een ‘onpartijdige persoon of afdeling’ aan te wijzen voor de opvolging van klokkenluidersmeldingen. De aangewezen persoon moet een relatief onafhankelijke en autonome positie bekleden.


Is het veilig om externe partijen in te schakelen?

Absoluut – als u  tenminste een klokkenluidersoplossing kiest met de juiste mate van beveiliging, zoals WhistleB. Als bijvoorbeeld een externe partij de opdracht heeft om de klokkenluidersmeldingen namens een onderneming te ontvangen, kan deze organisatie met een paar muisklikken de externe partij toevoegen aan het beveiligde systeem van WhistleB. Zodra de externe partij de melding heeft beoordeeld en moet toewijzen aan de juiste interne persoon of personen, dan gebeurt dat binnen hetzelfde beveiligde systeem. Of als een interne persoon of personen de melding als eerste ontvangt en deze voor het casemanagement moet doorsturen naar een externe expert, gebeurt dit ook in een veilige omgeving.

Er zijn veel manieren om een klokkenluidersysteem correct te implementeren. Lees onze andere blogs in deze reeks voor tips over de communicatieve, organisatorische en casemanagementaspecten van het klokkenluiden.

Via ons Partnership Programme biedt WhistleB een veilig, gebruiksvriendelijk en internetgebaseerd platform, en onze partners leveren de expertise die nodig is om kwesties te verwerken en onderzoeken. Onze partners zijn actief in heel Europa en onze gezamenlijke klanten kunnen profiteren van de expertise van twee organisaties die zich gespecialiseerd hebben in het ontvangen, verwerken en onderzoeken van kwesties. Gewoon een effectieve manier om een klokkenluidersysteem te implementeren!

Karin Henriksson, Founding partner en Senior Advisor, WhistleB 
karin.henriksson@whistleb.com
+46 70 444 32 16