Jak wdrożyć system whistleblowingu — podzlecenie podmiotom zewnętrznym

Samodzielne zbudowanie od zera skrojonego na miarę systemu whistleblowingu w swojej organizacji to jedna z możliwych strategii, która jednak nie jest ani najszybszą ani najbezpieczniejszą opcją. Ocena treści zgłoszeń niezbędna do tego, aby właściwie nimi zarządzać, może wymagać kwalifikacji, które będą niedostępne wewnątrz organizacji. Do tego postępowania wyjaśniające będą prawdopodobnie toczyć się w obszarach, w których mogą poruszać się tylko zespoły przeszkolonych specjalistów.

W czwartym artykule z naszej serii poświęconej implementowaniu systemu whistleblowingu opisujemy kwestię korzystania z pomocy zewnętrznych dostawców.


Co obejmuje zarządzanie zgłoszeniami sygnalistów?

Jest to sytuacja, w której zgłoszenie sygnalisty w imieniu danej organizacji przyjmuje podmiot zewnętrzny lub rzecznik. Strona przyjmująca przypisuje zgłoszenie do określonej kategorii, odpowiada sygnaliście, w zależności od sprawy dołącza do zespołu ekspertów zewnętrznych itd.


Jakiego typu firmy świadczą zwykle takie usługi?

To zależy od tego, którą część procesu whistleblowingu zamierza się podzlecić podmiotowi zewnętrznemu. Organizacjami, które mogą zaoferować odpowiednie kompetencje i usługi, są najczęściej kancelarie prawne, firmy audytorskie, eksperci ds. rekrutacji oraz firmy świadczące specjalistyczne usługi śledcze. Oto rodzaje firm, które należą do sieci partnerów firmy WhistleB w ramach programu partnerskiego.


Jakie zalety ma korzystanie z podmiotu zewnętrznego do obsługi zgłoszeń sygnalistów?

Wykorzystanie podmiotów zewnętrznych do obsługi zgłoszeń sygnalistów może zapewnić wyższy poziom transparentności. Podmiot zewnętrzny dokona przeglądu każdej sprawy, jest niezależny od polityki wewnętrznej i może łatwiej eskalować sprawy do zarządu, jeśli sprawa dotyczy członków wyższego kierownictwa lub jeśli uzna, że określone informacje wymagają uwagi zarządu.

Biorąc pod uwagę zróżnicowany charakter zgłoszeń sygnalistów, od kwestii ochrony środowiska po kwestie pracownicze lub przestępstwa finansowe, kolejną zaletą korzystania z podmiotu zewnętrznego jest jego możliwość odwołania się do ekspertów z danej dziedziny. Ponadto, eksperci zewnętrzni są specjalnie przeszkoleni w zakresie właściwej i zgodnej z obowiązującymi przepisami obsługi zgłoszeń sygnalistów. Tym samym są oni wstanie wspierać kierownictwo w dyskusjach, dochodzeniach i innych dalszych działaniach, jeśli okażą się konieczne.

W małych i średnich firmach zaletą jest również to, że podmiot zewnętrzny jest teoretycznie bardziej niezależny od personelu i kierownictwa firmy. Pracownicy takich firm mogą ufać, że osoba informująca o nieprawidłowościach pozostanie anonimowa. 


Dlaczego wewnętrzna obsługa whistleblowingu może być mimo wszystko najlepszą opcją?

Wewnętrzna obsługa whistleblowingu ma również szereg oczywistych zalet. Przedstawiciel wewnętrzny lepiej rozumie kontekst zgłoszeń. Taka osoba może mieć dostęp do informacji z innych obszarów firmy i może poskładać w całość różne zdarzenia, uzyskując bardziej przejrzysty obraz. Jednak w przypadku firm na obszarze UE, trzeba pamiętać, że niebawem wejdą w życie przepisy nakazujące organizacjom zatrudniającym 50 i więcej osób wyznaczenie „bezstronnej osoby lub działu” do zajmowania się zgłoszeniami sygnalistów. Wyznaczona osoba powinna być zatrudniona na stanowisku, które zapewnia pewien zakres autonomii i niezależności.


Czy korzystanie z podmiotów zewnętrznych może być bezpieczne?

Oczywiście — pod warunkiem dysponowania rozwiązaniem w zakresie whistleblowingu, które ma odpowiednie funkcje zabezpieczeń, takim jak WhistleB. Jeśli na przykład zgłoszenia nieprawidłowości mają trafiać do podmiotu zewnętrznego, system WhistleB umożliwia dodanie do bezpiecznego systemu podmiotu zewnętrznego jako zatwierdzonego użytkownika — wszystko to zaledwie kilkoma kliknięciami. Gdy podmiot zewnętrzny oceni zgłoszenie i będzie musiał przekazać je dalej odpowiedniemu zespołowi wewnętrznemu, skorzysta z tego samego bezpiecznego systemu. Pełne bezpieczeństwo gwarantowane jest także w sytuacji, gdy zgłoszenie ma trafić najpierw do zespołu wewnętrznego, który następnie ma uzyskać zewnętrzną pomoc fachową.

Jest wiele sposobów prawidłowego implementowania systemu whistleblowingu. Przeczytaj inne nasze artykuły z tej serii dotyczące takich aspektów whistleblowingu, jak komunikacja, organizacja i obsługa zgłoszeń.

W ramach swojego Programu partnerskiego firma WhistleB oferuje bezpieczną, przyjazną dla użytkownika, uruchamianą w przeglądarce platformę, a nasi partnerzy uzupełniają ją o wiedzę i doświadczenie w zakresie przetwarzania i wyjaśniania zgłoszeń. Mamy aktywnych partnerów w całej Europie, a nasi wspólni klienci będą czerpać korzyści ze specjalistycznej wiedzy dwóch organizacji w procesie przyjmowania, przetwarzania i wyjaśniania zgłoszeń. To skuteczna i całkiem prosta metoda zaimplementowania systemu whistleblowingu!

Karin Henriksson, Founding partner and Senior Advisor, WhistleB 
karin.henriksson@whistleb.com
+46 70 444 32 16