Hur man implementerar ett visselblåsarsystem – outsourcing till externa parter

När du ser till det bästa sättet att implementera ett visselblåsarsystem i din organisation kan det vara så att ett skräddarsytt visselblåsarsystem från grunden inte går snabbast att få i drift, inte heller vara det säkraste alternativet. Att bedöma innehållet i ärendena för att hantera dem på ett lämpligt sätt kan kräva förmågor som du inte har internt. Och undersökningar kan sannolikt gå upp i sfärer som bara specialistteam är tränade i.

I den här fjärde artikeln i serien om hur man inför ett visselblåsarsystem fokuserar vi på hur externa leverantörer kan vara behjälpliga.


Vad inbegriper hanteringen av outsourcade visselblåsarärenden?

Det är när en extern part tar emot visselblåsarrapport på din organisations vägnar. De kategoriserar ärendena, svarar visselblåsaren, sammanlänkar externa expertresurser med teamet från fall till fall, och så vidare.


Vilka typer av företag brukar tillhandahålla dessa tjänster?

Det beror på exakt vilken del av visselblåsarprocessen du hoppas att outsourca. Emellertid kan de företag som har de rätta kunskaperna och tjänsterna vara t.ex. juristfirmor, revisionsföretag, anställningsexperter och privata brottsutredare. Dessa är de typer av företag som WhistleB har i sitt internationella partnernätverk via sitt partnerprogram.


Vilka är fördelarna med att använda en tredje part för hantering av visselblåsarärenden?

Att använda externa parter för hantering av visselblåsarärenden kan säkerställa en högre nivå av transparens. Den tredje parten granskar varje ärende, är oberoende av intern politik, och kan lättare eskalera ärenden till styrelsen om seniora medlemmar av ledningsgruppen pekas ut, eller om annan relevant information uppkommer som kräver styrelsens uppmärksamhet.

Givet den föränderliga naturen hos visselblåsarärenden, från miljöfrågor till frågor om anställda eller ekobrott, är en annan fördel bredden på den expertis som kan tillkallas vid användning av externa leverantörer. Vidare är externa experter särskilt tränade att hantera visselblåsarrapporter på ett lämpligt sätt och med uppfyllnad av relevanta lagar. De kan därmed stödja ledningsgrupper i diskussioner, undersökningar och annan uppföljning vid behov.

För små och medelstora företag är en fördel att en tredje part, i teorin, kan arbeta självständigt utan inflytande från anställda och ledning på företaget. För de anställda skapar detta trovärdighet och tillit, och visselblåsaren kan känna sig säker på att förbli anonym. 


Varför intern hantering ändå kan vara det bästa alternativet

Intern hantering av visselblåsarärenden har också ett antal tydliga fördelar. En intern representant kan bättre förstå kontexten i de förekommande rapporterna. De kan ha tillgång till information från andra områden av verksamheten och kan foga ihop pusslet av händelser för att ge en klarare bild. För företag inom EU är det dock viktigt att komma ihåg att det snart blir ett juridiskt krav för organisationer med 50 anställda eller fler att utse en ”opartisk person eller avdelning” för att följa upp visselblåsarrapporter. Den utsedda personen ska ha den slags position som tillåter en viss mängd av oberoende och autonom.


Kan användandet av externa parter ske på ett säkert sätt?

Absolut – förutsatt att du har en visselblåsarlösning med rätt säkerhetsfunktioner, som t ex WhistleB. Till exempel, om en extern part ska ta del av en rapport från ett mindre företag, så tillåter WhistleB:s system det rapporterande företaget att ge den externa resursen tillgång till rapporten som en godkänd användare, bara genom några klick på musen. När den externa partnern granskat rapporten och vill tilldela en intern resurs för uppföljning sker detta genom samma säkra system. Alternativt, om den interna resursen ska ta emot rapporten först och sedan tilldela extern expertis för ärendehantering, så sker även detta säkert.

Det finns många sätt att rätt implementera ett visselblåsarsystem. Läs våra andra bloggar i denna serie för tips om aspekterna av visselblåsning, t ex kommunikation, organisation och ärendehantering .

Genom vårt partnerskapsprogram erbjuder WhistleB en säker, användarvänlig, webbaserad plattform och våra partners tillhandahåller expertis om att behandla och undersöka ärenden. Vi har aktiva partners över hela Europa våra ömsesidiga kunder gynnas av expertisen från två organisationer, som omfattar mottagande, behandling och undersökning av ärenden. Helt enkelt ett effektivt sätt att implementera ett visselblåsarsystem!

Karin Henriksson, grundande partner och seniorkonsult, WhistleB 
karin.henriksson@whistleb.com
+46 70 444 32 16