Beratung zum Whistleblowing für Vorstände

Aufgrund der weitreichenden Gesetze zum Schutz von Whistleblowern, die Unternehmen in ganz Europa betreffen, werden wir immer häufiger gebeten Vorstände über Whistleblowing zu beraten. Welche rechtlichen Verpflichtungen bestehen? Wie aktiv sollten Vorstandsmitglieder sein? Welche Forderungen können Vorstände an die Unternehmensmanagementteams hinsichtlich der Whistleblowing-Systeme stellen?  Als Vorstandsmitglied ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass es solide Grundsätze der Unternehmensführung gibt. Ganz gleich, ob Sie sich auf Risikominderung, Compliance, Geschäftsethik, Transparenz oder Korruptionsbekämpfung konzentrieren, ein Whistleblowing-System ist ein extrem wertvolles Instrument. Lesen Sie weiter, um unsere besten Ratschläge zum Whistleblowing für Vorstände zu erfahren.

„Die Implementierung einer Whistleblowing-Lösung sollte ein einfacher Schritt für ein verantwortungsbewusstes Unternehmen sein, der gleichzeitig zum Allgemeinwohl beiträgt. Fatale Folgen können so leicht vermieden werden, wenn die Mittel vorhanden sind, um Unternehmensleitung und Vorstandsmitglieder vorzuwarnen.“ Gunilla Hadders, Mitbegründerin von WhistleB, Zitat aus: The WhistleB Handbook 2020. 

1. Vergessen Sie nicht, dass der Schutz von Whistleblowern bald eine Compliance-Angelegenheit wird

Bis Ende 2021 müssen alle Organisationen in Europa mit 50 oder mehr Beschäftigten die Vorgaben der nationalen Varianten der EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern erfüllen. In diesem Artikel werden wir nicht ausführlich auf die rechtlichen Anforderungen eingehen, falls Sie dazu mehr erfahren möchten, können Sie gerne unser Ressourcencenter zum Thema „Schutz von Whistleblowern“ besuchen. Wir möchten allerdings gerne die drei Aspekte hervorheben, die Vorstände unbedingt beachten sollten:

• Betroffene Unternehmen sind dazu verpflichtet einen sicheren Meldekanal einzurichten, durch den die Identität der Whistleblower vertraulich bleibt. 
• Das System muss DSGVO-konform sein.
• Betroffene Unternehmen müssen kompetentes Personal auswählen, um das System zu verwalten, und bestimmte Prozesse einführen, wie u.a. für die Reaktionszeiten und Rückmeldungen an Whistleblower.

Als Vorstandsmitglied sollten Sie dafür sorgen, dass Ihr Managementteam dieses neue Gesetz bereits auf dem Schirm hat.

2. Denken Sie darüber nach, ob ein Vorstandsmitglied im Whistleblowing-Team sein sollte

Das Whistleblowing-Team erhält Meldungen durch das System und ist für die Bearbeitung und Weiterverfolgung dieser zuständig. In Unternehmen, die bereits ein Whistleblowing-System haben, informiert das Team für gewöhnlich den Vorstand über die aggregierten Ergebnisse aus dem System und schwerwiegende Angelegenheiten. Unsere Zusammenarbeit mit verschiedenen Kunden hat uns jedoch gezeigt, dass es immer üblicher wird, Vertreter des Vorstandes im Whistleblowing-Team zu haben. Im Anbetracht der Verantwortung der Vorstände in den Bereichen Risikomanagement, Compliance, Transparenz und Fairness halten wir dies für eine positive Entwicklung. Als Teil des Teams mit einer konkreten Rolle bei der Überwachung des Whistleblowing-System können Vorstandsmitglieder auf Informationen zugreifen, die den Vorstand normalerweise nicht erreicht hätten.

3. Fordern Sie regelmäßig Berichte über die wichtigsten Kennzahlen von Ihrem Whistleblowing-Team an

Wenn Sie als Vorstandsmitglied die Berichte aus dem Whistleblowing-System überwachen, werden Sie dadurch geschäftskritische Informationen erhalten. Außerdem können Sie prüfen, ob sich Ihr Unternehmen insgesamt weiterhin gut entwickelt. Vor diesem Hintergrund sollten Sie das Team bitten regelmäßig über die folgenden Punkte Bericht zu erstatten, wenn kein Mitglied des Vorstands im Whistleblowing-Team aktiv eingebunden ist:

• Die Anzahl der durch das System erhaltenen Meldungen
• Ob diese begründet sind oder nicht
• Die am häufigsten gemeldeten Arten von Angelegenheiten
• Den Untersuchungsstand (in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen)
• Folgen der Untersuchung

Die Berichte können beispielsweise auch Teil der vierteljährlichen Rückmeldung an den Vorstand sein.

4. Versuchen Sie wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, die Ihre Unternehmensführung unterstützen 

Wir haben festgestellt, dass Unternehmen eindeutig dazu tendieren, Vorstandsmitglieder bei der Analyse von Whistleblowing-Meldungen aktiv einzubeziehen. Das Whistleblowing-System sollte Vorstandsmitgliedern laufend wertvolle Erkenntnisse zu wichtigen Fragen liefern:

• Was zeigt die Anzahl der Meldungen?
• Halten sich die Beschäftigten im Großen und Ganzen an den Verhaltenskodex des Unternehmens?
• Hat das Unternehmen genug getan, um seine Richtlinien sowie Grundsätze zu häufig gemeldeten Angelegenheiten zu definieren und diese den Beschäftigten mitgeteilt?
• Deuten die Berichte darauf hin, dass eine Abteilung, Division oder ein Land innerhalb des Unternehmens ein großes Risiko darstellt?
• Sind in den Berichten Schwachstellen in Teilen des internen Kontrollsystems erkennbar? Welche Maßnahmen können ergriffen werden?

Diese Erkenntnisse helfen Unternehmensführung und Management dabei, auf die Bereiche aufmerksam zu werden, in denen Handlungsbedarf besteht und Maßnahmen zur Festigung der Unternehmensethik getroffen werden müssen.

5. Überprüfen Sie den Eskalationsprozess im Whistleblowing

Keine potentiellen Angelegenheiten, die eine Untersuchung erfordern könnten, sollten durch das Raster der Organisation fallen. Mitglieder des Vorstands können hier dafür sorgen, dass Meldungen erhalten werden und im besten Interesse des Unternehmens gemanagt werden. Wir empfehlen unseren Kunden bei der Eskalation wie folgt zu verfahren:

• Falls jemand im Whistleblowing-Team beschuldigt wird, sollte diese Person unverzüglich aus der Untersuchung ausgeschlossen werden.
• Wenn Ihr Geschäftsführer bezichtigt wird – benachrichtigt das Whistleblowing-Team den Vorstandsvorsitzenden.
• Falls Ihr Vorstandsvorsitzender jedoch angeschuldigt wird – melden sie es anderen Mitgliedern des Vorstands oder dem Eigentümer je nach Unternehmensart.

6. Sehen Sie sich digitale Systeme an, um die besten Erkenntnisse aus dem Whistleblowing für Vorstände zu gewinnen

„Ein digitales Whistleblowing-System senkt das Risiko für die Informationssicherheit deutlich. Risiken werden minimiert, wenn die Daten während des gesamten Fallmanagementprozesses vollständig in der digitalen Whistleblowing-Lösung verwaltet werden anstatt im E-Mail-Postfach oder Computer einer einzelnen Person.” Zitat aus: The WhistleB Handbook 2020.

Die bei weitem effizienteste und sicherste Art, um Vorständen nötige Erkenntnisse für die Überwachung der Organisation zu liefern, ist ein digitales Whistleblowing-System. Ein digitales System ermöglicht größere Transparenz. Alles kann aufgezeichnet werden – jede Meldung, jeder Vorgang in dem Fall, die Zugriffe und Verantwortlichen in der Untersuchung, … Nichts kann verborgen oder entfernt werden. Diese Tatsache schafft großes Vertrauen in das gesamte digitale System. Kanäle, die nicht digital sind, können dies nicht bieten.

Personenbezogene Daten sind in digitalen Whistleblowing-Systemen geschützt. Es können allerdings aktuelle Statistiken abgerufen werden, die unter anderem Analysen von Tendenzen, Arten des Fehlverhaltens, Lücken, Regionen mit erhöhtem Risiko und vielem anderen ermöglichen. 

Darüber hinaus können digitale Whistleblowing-Systeme Vorständen bei der Rechtskonformität mehr Sicherheit bieten. Das Risiko rechtliche Vorgaben nicht zu erfüllen ist aufgrund der strengeren gesetzlichen Rahmenbedingungen von heute deutlich höher. Digitale Whistleblowing-Lösungen bieten Unternehmen die Möglichkeit, die Interpretation komplexer Gesetze und Verordnungen direkt im System durch optimale Verfahrensweisen zu integrieren und konfigurieren. Auf diese Weise unterstützen diese Lösungen Unternehmen bei der Einhaltung von rechtlichen Vorgaben und helfen dabei, die Offenlegung von Informationen zu verhindern.

Wie geht es jetzt weiter?

„Sorgen Sie für zufriedene Kunden und minimieren Sie Geschäftsrisiken, indem Sie zeigen und vermitteln, dass ethisches Verhalten in Ihrem Unternehmen eine zentrale Rolle spielt und Sie Personen ermutigen im Falle von mutmaßlichem Fehlverhalten Alarm zu schlagen, ohne dass diese Vergeltungsmaßnahmen fürchten müssen.“ Karin Henriksson, Mitbegründerin von WhistleB, Zitat aus: The WhistleB Handbook 2020.

Wir hoffen, dass Ihnen unsere Beratung zum Whistleblowing für Vorstände bereits geholfen hat, eine konkrete Vorstellung in diesem Bereich zu bekommen. Sorgen Sie dafür, dass Whistleblowing für Ihren Vorstand ein regelmäßiger Punkt auf der Tagesordnung ist und betonen Sie gegenüber den Managementteams besonders die Dringlichkeit dieser Thematik vor dem Hintergrund der europäischen Gesetzgebung. 

Kontakt:

Gunilla Hadders, Mitautorin und Senior-Beraterin bei WhistleB, Whistleblowing Centre
+46 70 214 88 73, gunilla.hadders@whistleb.com