Implementierung eines Hinweisgebersystems – Kommunikation

Willkommen zu dieser kurzen Reihe von Artikeln, in denen es darum geht, wie man ein Hinweisgebersystem implementiert. Die Implementierung des eigentlichen Systems kann einfach sein – und das ist sie auch, wenn Sie das digitale Implementierungs- und Inbetriebnahmeverfahren von WhistleB befolgen – jedoch gibt es andere Aspekte, die Sie beachten sollten, wenn Sie möchten, dass Ihre Organisation den maximalen Nutzen aus Ihrem Hinweisgebersystem zieht. Diese Aspekte sind u. a. die Kommunikation, Ressourcen für die Fallbearbeitung, der Umgang mit gesetzlichen Bestimmungen, wann externe Parteien einbezogen werden sollten und einiges mehr. 

In diesem ersten Artikel der Reihe geht es um die Kommunikation rund um Ihr Hinweisgebersystem. 

Wer muss über Ihren Hinweisgeberkanal Bescheid wissen?

Wenn Organisationen darüber nachdenken, welche Gruppen von dem Hinweisgeberkanal wissen müssen, sollten sie an einen großen Personenkreis denken – der oft größer ist, als ihnen bewusst ist. Fast alle Stakeholderinnen und Stakeholder, intern sowie extern, sind relevant.  

Für Organisationen in der EU ist einer der Gründe dafür, den Kanal einem großen Kreis zugänglich zu machen, dass eine neue Richtlinie bald sowohl internen als auch externen Stakeholderinnen sowie Stakeholdern Schutz gewährt, die mutmaßliches, rechtswidriges Verhalten der Organisation melden. Die neuen Gesetze schließen die Belegschaft, ehemalige Beschäftigte, Auftragnehmerinnen sowie -nehmer, Auszubildende, Aktionärinnen sowie Aktionäre, Freiwillige, Lieferanten und die Kundschaft ein, die von rechtswidrigem Verhalten im Rahmen der Arbeit erfahren. Darüber hinaus sind auch Personen gesetzlich geschützt, die bei der Meldung des Fehlverhaltens behilflich sind, und Dritte, die mit der hinweisgebenden Person in Verbindung stehen und Opfer von Vergeltungsmaßnahmen im Rahmen der Arbeit werden könnten, wie z. B. Kolleginnen und Kollegen oder Verwandte des Hinweisgebenden.

Diese Liste dürfte weitaus umfangreicher sein, als viele Organisationen erwarten.

Warum Sie über das Hinweisgebersystem informieren sollten?

Abgesehen von den rechtlichen Pflichten gibt es viele Vorteile, von denen Sie profitieren können, wenn Sie auf die richtige Art über den Hinweisgeberkanal informieren. 

Beginnen wir mit der Benachrichtigung interner Stakeholderinnen und Stakeholder. Dies sind hauptsächlich die Beschäftigten in einer Organisation. Studien haben gezeigt, dass viele Personen sich nicht trauen, Alarm zu schlagen, weil sie Angst vor Vergeltungsmaßnahmen haben oder sie nicht glauben, dass die Meldung weiterverfolgt wird. Aus diesem Grund erhalten Unternehmen nicht die sensiblen Informationen, die sie benötigen, um Fehlverhalten zu stoppen und Risiken zu reduzieren. Wenn Unternehmen mit den Beschäftigten über das Hinweisgebersystem sprechen, ist es darum u. a. wichtig, Vertrauen in das System, die Verfahrensweisen und das Unternehmen als ethischen Arbeitgeber zu schaffen, damit eine offene Unternehmenskultur entsteht, in der die Belegschaft den Mut hat, Vorfälle zu melden.  

Wenn Organisationen zum ersten Mal ein Hinweisgebersystem einführen, stellen sich einige von ihnen zunächst die Frage, ob sie viele irrelevante Meldungen erhalten werden. Laut den Umfragen unter den Kundinnen und Kunden von WhistleB ist dies für gewöhnlich nicht der Fall. Wenn darüber informiert wird, was gemeldet werden sollte (siehe unten), stellt dies jedoch sicher, dass die Organisation die richtige Art von Meldungen erhält und nicht beispielsweise Beschwerden, die über Beschwerdekanäle übermittelt werden sollten.

Was die gesetzlichen Pflichten anbelangt, verpflichten die neuen Gesetze zum Schutz von Hinweisgebenden in der gesamten EU Organisationen dazu, über bestimmte Aspekte zum Whistleblowing zu informieren (siehe unten). Wenn also richtig informiert wird, senkt dies auch das Compliance-Risiko.

Für die externen Stakeholderinnen und Stakeholder, wie u. a. Lieferanten, Kundschaft, Partnerinnen sowie Partner und Investorinnen sowie Investoren, möchten wir zwei wesentliche Vorteile hervorheben. Der erste bezieht sich auf das Vertrauen. Die Implementierung eines Hinweisgebersystems zeigt allen Parteien, dass Ihnen Geschäftsethik auch tatsächlich wichtig ist und sie ein transparentes Unternehmen sein möchten. Dies stärkt den Ruf der Organisation als nachhaltig wirtschaftendes Unternehmen und das ist etwas, das vor allem Investorinnen und Investoren immer mehr interessiert.

Zudem kann ein Hinweisgebersystem ein leistungsstarker Ersatz für das Management in abgelegeneren Bereichen der Wertschöpfungskette sein, beispielsweise in internationalen Organisationen deren Lieferketten, die ganze Welt umfassen. In solchen Fällen können externe Parteien als mögliche Hinweisgebende von großem Wert sein. Wenn Sie es externen Parteien ermöglichen, Meldungen über das Hinweisgebersystem zu übermitteln, erhöht das Ihre Reichweite und zeigt, dass Sie ernsthaft daran interessiert sind, es zu erfahren, wenn Ihre Kundschaft oder Ihre Lieferanten ein Fehlverhalten vermuten.

Welche Informationen sollten Sie über Ihren Hinweisgeberkanal geben?

Unter Berücksichtigung der bereits genannten Aspekte sollte es Ziel der Kommunikation sein:


Vertrauen in die Organisation und das System zu schaffen

• Betonen Sie den Wert und Zweck von Whistleblowing, also mehr Transparenz, Verringerung von Risiken sowie Verlusten und die eher frühere als spätere Verhinderung von rechtswidrigen Aktivitäten.
• Erklären Sie, dass Whistleblowing dabei hilft, die Kernwerte und den Verhaltenskodex der Organisation zu untermauern.
• Begrüßen Sie Whistleblowing und sagen Sie, dass die Personen, die in gutem Glauben handeln, für Sie als loyal und mutig gelten.

Helfen Sie Personen, sich sicher zu fühlen

• Erlauben Sie den Personen, wenn möglich, anonym zu melden, und erklären Sie ihnen, dass sie dies während des gesamten Weiterverfolgungs- und Untersuchungsprozesses bleiben können.
• Heben Sie die Sicherheitsaspekte des Systems hervor, wie u. a. die Verschlüsselung von Daten, den Datenschutz, Passwörter, dass es nicht möglich ist, die Identität der hinweisgebenden Person durch Rückverfolgung herauszufinden, und vieles mehr.
• Informieren Sie die Personen, dass sie jederzeit von überall und mit einem Gerät ihrer Wahl eine Meldung übermitteln können.
• Versichern Sie den Personen, dass es keine Vergeltungsmaßnahmen für Meldungen geben wird, die in gutem Glauben gemacht wurden. Unternehmen mit Sitz in der EU sollten darüber informieren, dass dies bald rechtswidrig sein und Strafen nach sich ziehen wird.

Klären Sie über Whistleblowing auf, um die richtigen Meldungen zu erhalten

• Erklären Sie, welche Sachverhalte sowohl rechtlich als auch laut den internen Organisationsrichtlinien als Whistleblowing-Fälle gelten und welche Angelegenheiten mithilfe von anderen Verfahren oder Kanälen gemeldet werden sollten.
• Beschreiben Sie, welche Informationen in einer Meldung enthalten sein sollten.

Versichern Sie, dass alle Fälle gewissenhaft ver- und bearbeitet werden

• Erklären Sie, was mit den Meldungen geschieht, sobald sie eingegangen sind.
• Teilen Sie mit, innerhalb welches Zeitrahmens hinweisgebende Personen mit einer Bestätigung und Rückmeldung rechnen können. Dies wird im Rahmen der neuen EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern geregelt.
• Erklären Sie welche Aufgabe/n, die Personen haben, die für die Bearbeitung der empfangenen Meldungen ausgewählt wurden.

Erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben

• Gemäß der EU-Richtlinie werden Organisationen dazu verpflichtet sein, mitzuteilen, dass Personen externe Kanäle nutzen können, um Hinweise zu geben – also beispielsweise eine Meldung an eine zuständige Behörde übermitteln können – und dann trotzdem geschützt werden.
• In anderen nationalen Gesetzen können auch Regelungen festgelegt werden, die Organisationen zudem dazu verpflichten, bestimmte Angelegenheiten, die damit in Zusammenhang stehen, in verschiedenen Ländern zu melden

Tipps zu Kanälen für die Informationsübermittelung

Welche Wege können Sie nutzen, um über Whistleblowing zu informieren? Zusätzlich zu den regulären Kommunikationswegen, beispielsweise dem Internet und Intranet des Unternehmens, sollten Organisationen in Ihrem Verhaltenskodex für Beschäftigte mitteilen, welche Bedeutung Whistleblowing hat. Auch in Infomaterialien zur Einführung von neuen Beschäftigten und in anderen Schulungsprogrammen sowie bei Veranstaltungen für Teams sollte darüber informiert werden. Eine spezielle Unternehmensrichtlinie zum Whistleblowing sollte ebenfalls veröffentlicht werden. Falls Sie einen digitalen Kanal nutzen, können die Informationen im Hinweisgebersystem selbst bereitgestellt werden, sobald sich die Person dort einloggt.  

Externe Stakeholderinnen und Stakeholder können Sie erreichen, indem Sie Folgendes nutzen, um auch über Whistleblowing in Ihrem Unternehmen aufzuklären: Unternehmenswebsite, Verhaltenskodizes für Lieferanten, Newsletter für Kundinnen sowie Kunden, Nachhaltigkeitsberichte, aktuelle Informationen für Investorinnen sowie Investoren und den Jahresbericht.

Wenn Sie weitere praktische Ratschläge zur Implementierung eines Hinweisgebersystems möchten, empfehlen wir Ihnen einen Blick in unser leicht verständliches Handbuch zu werfen: „The ABC guide for establishing a whistleblowing solution that increases customer and employee satisfaction“. Laden Sie das E-Book herunter oder bestellen Sie das Buch bei Amazon oder Bokus.