Veröffentlichung des Whistleblowing-Handbuchs für die Unternehmensführung und Managementteams

Diesen Monat erscheint ein neues Whistleblowing-Handbuch für die Unternehmensführung und Managementteams: Der grundlegende Leitfaden unterstützt Sie bei der Einführung einer Whistleblowing-Lösung, die die Zufriedenheit von Kunden und Beschäftigten erhöht. Das Whistleblowing-Handbuch bietet der Unternehmensführung und Managementteams einen praktischen Leitfaden, der ihnen dabei hilft, eine Whistleblowing-Lösung richtig und effektiv einzurichten und einzusetzen. Ein Dienst, der nachhaltige Gewinne fördert und das Vertrauen von Kundinnen und Kunden bestärkt.

In diesem Interview geben die Koautorinnen und Mitbegründerinnen von WhistleB, Gunilla Hadders und Karin Henriksson, einige ihrer wichtigsten Erkenntnisse aus dem Whistleblowing-Handbuch preis, das für die Unternehmensführung und Managementteams nützlich sein kann.

Das Handbuch erscheint in einer Zeit, in der eine neue EU-Richtlinie einschneidende Veränderungen auf dem Markt bringt. Alle Unternehmen in Europa, die über 50 Beschäftigte haben, werden durch die neue Richtlinie verpflichtet sein, ein Whistleblowing-System einzuführen. Dieses Handbuch bietet einfache und praktische Ratschläge für die sichere und förderliche Implementierung eines Whistleblowing-Kanals. Wie können Managementteams und die Unternehmensführung jedoch sicherstellen, dass der Kanal genutzt wird und sie so tatsächlich diese überaus wichtigen Meldungen erhalten?

„Mein bester Rat ist klar und deutlich zu erklären, welches Ziel mit der Whistleblowing-Lösung verfolgt wird und warum diese unerlässlich ist. Teilen Sie den Beschäftigten mit, wie wichtig es ist, das Richtige zu tun – auch aus unternehmerischer Sicht. Es ist außerdem entscheidend, dass die Unternehmensleitung den richtigen Ton trifft, damit die Beschäftigten dem Whistleblowing-System vertrauen. Dies ist die Grundlage dafür, dass Sie die für Ihr Unternehmen überaus wichtigen Meldungen erhalten. Vergessen Sie außerdem nicht, es Ihren Beschäftigten so einfach wie möglich zu machen, auf das System zuzugreifen und Meldungen zu senden. Zudem sollte es stets verfügbar sein.“, erklärt Gunilla Hadders.

Karin Henriksson ergänzt: „Genau. Erklären Sie außerdem verständlich, wie ein Whistleblower anonym bleiben kann und dass Whistleblower, die ihre Identität offenbaren, nicht mit negativen Folgen rechnen müssen. Es ist auch von großer Bedeutung, dass die Beschäftigten wissen, dass das Whistleblowing-System sicher und der Prozess gut durchdacht ist, nur dann werden Sie die für Ihr Unternehmen entscheidenden Meldungen erhalten.“

Wir haben in der Presse alle schon Nachrichten über Vorfälle gelesen, die an die Öffentlichkeit gelangt sind, obwohl die betroffenen Unternehmen ein Whistleblowing-System eingerichtet hatten. Wie denken Sie darüber?

„Dies ist auf Vertrauensprobleme zurückzuführen. Ihre Beschäftigten sollten Vertrauen in das System und den Bearbeitungsprozess für die Meldungen haben. Wir haben festgestellt, dass es entscheidend ist, ein qualifiziertes Team für die Bearbeitung der Meldungen einzusetzen. Ihr Team sollte aus Fachleuten bestehen, die eine große Integrität haben, vertrauenswürdig sind und die Fähigkeit haben, mit sensiblen Fällen umzugehen. Eine Faustregel ist, das Team klein zu halten. Es sollten aber dennoch Personen mit verschiedenen Kompetenzbereichen darin vertreten sein. Ein Team mit Personen aus verschiedenen Bereichen stärkt die Integrität“, erklärt Karin Henriksson. Sie erklärt weiter: „Zudem können wir gar nicht genug betonen, wie wichtig es ist, dass sensible Informationen sicher verwaltet werden. Die Sicherheit sollte niemals unterschätzt werden.“

„Die Digitalisierung ist ein weiterer wichtiger Aspekt“, ergänzt Gunilla Hadders. Sie erklärt: „Ein digitales Whistleblowing-System senkt das Risiko für die Informationssicherheit deutlich. Risiken werden minimiert, wenn die Daten während des gesamten Fallmanagementprozesses vollständig in der digitalen Whistleblowing-Lösung verwaltet werden anstatt im E-Mail-Postfach oder Computer einer einzelnen Person. Es gibt noch einen weiteren Vorteil bei der Verwendung eines digitalen Meldewegs und Fallmanagements. Die Struktur und die automatisierten Prozesse fördern die Sicherheit und sorgen dafür, dass weniger Verzögerungen bei der Bearbeitung einer Meldung auftreten. Dies macht den Prozess effektiver.”

Im Whistleblowing-Handbuch beschreiben Sie den Wert aus der Marktperspektive. Sie sagen, dass eine Whistleblowing-Lösung Nachhaltigkeit im Unternehmen fördert und das Vertrauen der Kundschaft und der Beschäftigten stärkt. Es handelt sich hierbei um positive Auswirkungen des Whistleblowings, denen Unternehmen in diesem Kontext vielleicht nicht immer Beachtung schenken. Welche Erfahrungen haben Sie hier gemacht?

„Zunächst minimieren Unternehmen ihr Geschäftsrisiko, da die Whistleblowing-Lösung gegen Fehlverhalten vorbeugt. Falls doch etwas passiert, kann das Unternehmen schnell handeln. Außerdem kann das Vertrauen in ein Unternehmen wachsen, wenn die Unternehmensleitung klar zeigen kann, dass Maßnahmen zur Förderung nachhaltiger und ethischer Geschäftsabläufe getroffen wurden. Dies wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit der Kunden und Beschäftigten aus“, erläutert Gunilla Hadders.

„Sie müssen dazu allerdings Informationen über die Whistleblowing-Lösung geben. Teilen Sie anderen mit, dass Sie das Richtige tun möchten. Sobald die Whistleblowing-Lösung einsatzbereit ist, informieren Sie Ihre Kunden darüber. Ihre Kundinnen und Kunden befinden sich in der gleichen Lage wie Sie – sie müssen sicherstellen, dass Ihre Wertschöpfungskette nachhaltig ist”, erklärt Gunilla Hadders weiter.

„Des Weiteren ist es wichtig, dass Vorstände und Aufsichtsräte involviert sind und ihnen die Ergebnisse präsentiert werden. Analysieren Sie die Ergebnisse und sorgen Sie dafür, dass sie konstant durch die Vorstände und Aufsichtsräte überwacht werden. Ihr Whistleblowing-System kann Ihnen so auch dabei helfen, entscheidende Informationen über Ihre Organisation zu gewinnen. Neben den Benachrichtigungen über schwerwiegende Vorfälle, die sofortiges Handeln erfordern, stellt Ihr Whistleblowing-System nämlich auch einen effizienter Indikator für die Gesamtlage Ihres Unternehmens zur Verfügung”, erklärt Karin Henriksson abschließend.

Laden Sie das E-Book herunter oder bestellen Sie eine Printausgabe auf Amazon oder Bokus