Haluatko ottaa käyttöön whistleblowing-järjestelmän? Tutustu kolmeen tärkeimpään vinkkiimme
Onko organisaatiosi yksi monista tuhansista yrityksistä, joiden on toteutettava whistleblowing-järjestelmä seuraavien vuosien aikana? Jos näin on, WhistleB:n uusi whistleblowing-käsikirja voi olla juuri oikea valinta sinulle. Kyseessä on perusopas, jonka avulla yroitykset voivat toteuttaa ilmoitusratkaisun, joka lisää asiakkaiden ja työntekijöiden tyytyväisyyttä. Se on kirjoitettu eurooppalaisten yritysten avuksi heidän pyrkiessään noudattamaan uusia ilmoittajia suojaavia lakeja ja saamaan parhaan arvon whistleblowing-järjestelmän toteuttamisesta.
Tässä kesäisessä blogiartikkelien sarjassa julkaisemme whistleblowing-käsikirjasta otteita, joissa käsitellään tietosuojaa, resursseja, tapauksien vastaanottamista, oikeudellisia näkökulmia, kulttuuria ja paljon muuta. Ota siis rento asento ja tutustu sarjan ensimmäiseen osaan: WhistleB:n kolmen kärki: parhaat vinkkimme luottamukseen perustuvan, tehokkaan whistleblowing-järjestelmän toteuttamiseen.
1. Saat yrityksen kannalta kriittisiä tapauksia mainostamalla ja tarjoamalla helppokäyttöisiä raportointikanavia, joihin työntekijäsi luottavat
Tiedota whistleblowing-järjestelmän tarkoituksesta. Jatkuva viestintä parantaa sitoutumista ja rohkaisee ihmisiä tekemään ilmoituksen. Kannattaa kertoa organisaatiosi ydinarvoista ja liiketoimintafilosofiasta eettisten toimintaohjeidesi mukaisesti. Valitse ensin johdolle oikea asenne, joka saa aikaan luottamusta. Toiseksi, yleensä henkilö tekee ilmoituksen vain kerran elämässään, minkä vuoksi se on erittäin stressaava tilanne ilmoittajalle. Vähennä ilmoituksen tekemisen dramaattisuutta viestinnän avulla ja pidä ilmoitusprosessi yksinkertaisena. Muista, että turvallisuus on ratkaisevaa – lisää luottamusta kertomalla tietosuojaratkaisuistasi.
Vähennä kostotoimenpiteiden pelkoa. Jos haluat saada yrityksen kannalta kriittisiä tietoja, kannattaa suosia nimetöntä ilmoittamista. Kun toteutat aidosti nimettömiä kanavia, saat todennäköisemmin ilmoituksia vakavista väärinkäytöksistä ja pystyt minimoimaan niiden aiheuttamat vahingot ja riskit. Ihmisten on voitava luottaa siihen, että heitä suojellaan kostotoimilta.
Tee ilmoittamisesta helppoa. Poista kaikki rajoitukset, kuten milloin, mistä tai miltä laitteelta ilmoituksen voi lähettää. Mahdollista ilmoituksen tekeminen kaikilla kielillä. Älä myöskään vaikeuta prosessia monimutkaisilla kyselylomakkeilla. Ilmoittajien viestintäkanavan käyttämisen pitäisi olla mahdollisimman helppoa.
2. Varmista luottamus tarjoamalla turvallinen järjestelmä, jossa ammattimainen tiimi tutkii tapauksia luottamuksellisesti
Valitse pätevä tiimi käsittelemään ilmoitukset. Tiimin jäsenten on oltava ammattilaisia: heillä on oltava integriteettiä, luottamusta ja taitoa käsitellä erittäin arkaluonteisia tapauksia. Hyvä peukalosääntö on pitää tiimi tiiviinä, mutta ottaa mukaan erilaisia osaamisalueita – roolien monimuotoisuus vahvistaa tiimin integriteettiä.
Vastaa jokaiseen raporttiin. Käsittele kaikkia tapauksia äärimmäisen luottamuksellisesti, jotta voit suojata sekä ilmoittajan että syytetyn henkilön henkilöllisyyden. Vastaa ilmoituksiin nopeasti ja kunnioittavasti. Vastaus on kriittinen osa luottamuksen rakentamista whistleblowing-tapauksien hallintaprosessissa. Toimita tietoja kuitenkin erittäin harkitsevasti ja rajoitetusti – erityisesti nimettömälle ilmoittajalle.
Varmista prosessien luotettavuus ja turvallisuus. Turvallisuus on tärkeää. Sinun vastuullasi on suojella nimettömiä ilmoittajia sekä arkaluonteisia vastaanotettuja ja tutkittavia tietoja. Varmista ensin, että ratkaisussasi on tiukin mahdollinen tietosuoja ja että sitä valvotaan jatkuvasti. Toiseksi, prosessin on noudatettava kansallisia tietosuojalakeja ja whistleblowing-määräyksiä. Sinun on esimerkiksi laadittava suojatut lokit tapauksien käsittelijöiden suorittamista toimenpiteistä ja suojattava tapaukseen liittyviä henkilöitä hallinnoimalla tutkintaa turvallisesti. Kolmanneksi, kun tapaus on suljettu, suorat ja epäsuorat tiedot on poistettava pysyvästi kaikkia tietoja EU:n alueella käsittelevistä organisaatioista.
3. Tiedota sitoutumisestasi ja analysoi tuloksia
Tiedota asiakkaillesi, että olet sitoutunut toimimaan oikein. Pyri kaikessa toiminnassasi lisäämään asiakkaiden tyytyväisyyttä tai houkuttelemaan uusia asiakkaita. Kun ilmoitusratkaisu on käytössä, kerro siitä asiakkaille. Asiakkaasi ovat samassa asemassa kuin sinä – heidän on varmistettava, että heidän arvoketjunsa toimii kestävällä tavalla.
Houkuttele parhaita kykyjä tiedottamalla sitoutumisestasi turvallisen ja kestävän työpaikan luomiseen. Sitoutuneet ja vastuulliset työntekijät ovat parhaat resurssisi hyvän asiakastyytyväisyyden ja kestävien tuloksien saavuttamisessa. He varmistavat yrityksesi menestyksen eettisten toimintaohjeiden kanssa tai ilman niitä. Sitouta heidät yritykseesi! Nuorempi sukupolvi etsii todennäköisemmin työnantajaa, jolla on luotettava hallinto, eettiset arvot ja vakiintuneet eettiset toimintaohjeet.
Analysoi tuloksia ja varmista johdon jatkuva valvonta. Ilmoitusjärjestelmä voi auttaa sinua saamaan kriittisiä tietoja organisaatiostasi. Varmista, että johdolla on täysi pääsyoikeus järjestelmään, vastaanotettuihin ilmoituksiin, tapauksien hallinnointiin ja kerättyihin tilastoihin. Sen lisäksi, että saat hälytyksiä vakavista tapauksista, joita sinun on hallinnoitava välittömästi, whistleblowing-järjestelmä mahdollistaa myös tehokkaan tilatarkastuksen.
Haluatko lukea koko kirjan ja aloittaa whistleblowing-järjestelmän toteuttamisen? Lataa sähköinen kirja tai tilaa kovakantinen painos Amazonista tai Bokusista.
Yhteystiedot:
Gunilla Hadders, toinen kirjan kirjoittajista ja Senior Advisor, WhistleB, Whistleblowing Centre
+46 70 214 88 73, gunilla.hadders@whistleb.com
