Parhaat whistleblowing-käytännöt

Kun whistleblowing-käytäntöjä koskeva sääntely on nousussa maailmanlaajuisesti ja uusi vastuullisuuden ja avoimuuden aikakausi yhdistyy työn joustavuuteen, yhä useammat johtajat kysyvät parhaista whistleblowing-käytännöistä. Tämä oli taustana WhistleB:n emoyhtiön NAVEX Globalin isännöimälle webinaarille, jossa esiintyi myös WhistleB:n Jan Stappers.

Workplace Whistleblowing: What your board needs to know -webinaarissa oli yli 500 osallistujaa, ja saamiemme kysymyksien suuri määrä innosti meitä kirjoittamaan tämän seuranta-artikkelin. Kysymyksiä esitettiin niin sopivien whistleblowing-kanavien tunnistamisesta, muiden kuin whistleblowing-ilmoituksien käsittelystä kuin voimuuteen kannustavan kulttuurin luomisestakin. Tässä artikkelissa olemme ryhmitellet kysymykset yhteisiin teemoihin ja vastanneet niihin parhaina whistleblowing-käytäntöinä. Niistä on hyötyä kaikille organisaatioille, jotka haluavat rakentaa tehokkaan whistleblowing-ohjelman.

Luottamuksen kulttuuri rohkaisee tekemään ilmoituksen

• Miten organisaatio voisi saada enemmän ilmoituksia tunnetuista lähteistä nimettömien lähteiden sijaan? Mikä voi olla syynä siihen, että organisaatio saa enemmän ilmoituksia nimettömistä lähteistä?

Kostotoimien pelko näyttää olevan tärkein syy siihen, että ihmiset valitsevat anonyymin ilmoittamisen. Olemme huomanneet, että organisaatiot, jotka onnistuvat luomaan luottamuksen ja avoimuuden kulttuurin, saavat luottamuksellisempia ilmoituksia (nimettömiin ilmoituksiin verrattuna). Kulttuuri, jossa on turvallista ja jossa työntekijöitä kannustetaan kertomaan huolistaan, on erittäin tehokas.

Ylimmän johdon on osoitettava esimerkkiä: heidän on ylläpidettävä vankkaa whistleblowing-rakennetta, annettava tunnustusta väärinkäytösten ilmoittamisesta ja ylläpidettävä jatkuvasti tietoisuutta tästä aiheesta. 

Taktisella tasolla jatkuva koulutus ja tietoisuuden lisääminen yrityksen arvoista todennäköisesti parantavat whistleblowing-ympäristöä. Sen voi tehdä verkko- ja on-demand-koulutusohjelmien avulla ja viestinnällä osana tavallisia HR-prosesseja (perehdyttäminen, kahdenkeskiset tapaamiset, tiimikokoukset).

• Kertooko whistleblowing-kanavan käyttäminen luottamuksen puutteesta linjajohdon käytäntöjä kohtaan?

Ei, päinvastoin: sisäinen whistleblowing osoittaa, että ihmiset luottavat organisaation kykyyn käsitellä asiat oikein. Se voi viitata avoimempaan ilmapiiriin ja terveeseen kulttuuriin organisaatiossa – muuten työntekijät valitsisivat ulkopuolisen raportoinnin tai julkistamisen.

• Pitäisikö minun olla huolissani siitä, että saamme hyvin pienen määrän ilmoituksia? 

Ehkä organisaationne on onnistunut luomaan ympäristön, jossa riskitapaukset nostetaan esiin tai mahdollisiin väärinkäytöksiin puututaan varhaisessa vaiheessa. Joka tapauksessa kannattaa harkita tietoisuuden lisäämistä, koulutusta ja kolmannen osapuolen arviota whistleblowing-rakenteen tehokkuudesta.

• Pitäisikö organisaatioiden tarjota kannustimia ilmoittamisesta?

Kyllä. Kannustimia on kuitenkin monenlaisia, ja tunnustuksen antaminen on yksi tärkeä tapa. Ilmoittajan kiittäminen arvokkaasta panoksesta jätetään usein huomiotta.

• Onko teillä ajatuksia siitä, miten ilmoittamista voisi korostaa myönteisenä toimintana työntekijöille?

Avoimemmat ja eettiset organisaatiot ovat miellyttävämpiä ympäristöjä työskennellä ja kehittyä. Tämä vetoaa varmasti työntekijöiden enemmistöön.

Voit harkita ilmoittajien valitusten tulosten jakamista kaikille työntekijöille. Tämä on tärkeä osa sitoutumisen luomista ja ilmaisemista. Tämä voidaan tehdä selittämällä ilmoituksen aikaansaamat yleiset toimenpiteet tai jakamalla anonymisoituja tilastoja.

Ilmoittamisen asianmukaiset järjestelmät ja menettelyt

• Onko tavallinen posti edelleen toimiva vaihtoehto maailmanlaajuiselle whistleblowing-numerolle?

Kun otetaan huomioon turvallisuusriskit, viivästymisriski ja fyysisen postin katoamisriski ja muistetaan, että whistleblowing-tapauksien käsittelyyn sovelletaan tietosuojalakeja, vähemmän turvallisille ilmoitusjärjestelmilleon yhä vähemmän tilaa. 

Työpaikkojen sijaintien salliessa ilmoituksia voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti (tunnetaan myös nimellä ”walk up” -raportit). Ne voidaan ladata tapaustenhallintajärjestelmään ja niitä voidaaan seurata, hallita ja raportoida samalla tavalla kuin muiden kanavien kautta vastaanotettuja raportteja.

• Entä noin 20 työntekijän kokoisten pienten organisaatioiden järjestelmät?

Kun ihmiset tekevät tiivistä yhteistyötä, luottamuksellisuuden ja anonymiteetin takaaminen on haastavaa. Kolmannen osapuolen nimittäminen arvioimaan tulevia ilmoituksia voisi olla ratkaisu. Saatavilla on myös digitaalisia järjestelmiä, jotka ovat lähes välittömästi käyttöönottovalmiita. Niissä on sisäänrakennettu tietoturva ja tietosuojalait, ja ne tukevat myös pienempiä yrityksiä kyseisten lakien noudattamisessa. 

• Kannattaako kannustaa työntekijöitä puhumaan ensin suoraan johdolle, vai pitäisikö pääpaino olla whistleblowing-kanavan kautta ilmoittamisessa?

Ilmoittajan on voitava valita hänelle sopivin ilmoituskanava ilman, että häntä ohjataan tietylle kanavalle.

• Mitkä ovat perustelut sille, että sallittujen ilmoittajien määrää laajennetaan?

Mahdollisten väärinkäytösten paljastajien ryhmän laajeneminen ehkä myös asiakkaisiin, toimittajiin ja entisiin työntekijöihin lisää arvokkaiden ilmoituksien saamisen todennäköisyyttä. Kun ihmisellä on etäisempi suhde organisaatioon, hänellä on toisinaan paremmat mahdollisuudet ilmoittaa arkaluonteisesta asiasta kuin organisaation sisäisillä ihmisillä. Lisäksi mahdollisuuden avaaminen useammille sidosryhmille on tapa viestiä siitä, että organisaatiosi suhtautuu vakavasti eettiseen ja avoimeen liiketoimintaan ja väärinkäytösten lopettamiseen koko arvoketjussa.

Whistleblowing-tapaustenhallinnan ja tiimiprosessien parhaat käytännöt

• Onko organisaation kerrottava tulos ilmoittajalle? 

Sisäisen ilmoittamisen yhteydessä on ratkaisevan tärkeää tiedottaa ilmoittajalle mahdollisimman oikeudellisesti ja mahdollisimman kattavasti ilmoituksen seurannasta, jotta voidaan rakentaa luottamusta ilmoittajien yleisen suojelujärjestelmän tehokkuuteen. Se vähentää myös uusien tarpeettomien ilmoitusten tai julkisten paljastusten todennäköisyyttä. 

Ilmoittajalle olisi tiedotettava kohtuullisessa ajassa ilmoituksen perusteella suunnitelluista tai toteutuneista toimista sekä tämän toimintatavan valintaperusteista. Seurantaan voi kuulua asian siirtäminen muihin kanaviin tai menettelyprosesseihin, menettelyn päättäminen riittävien todisteiden tai muiden perusteiden puuttumisen perusteella, sisäisen tutkimuksen käynnistäminen ja mahdollisesti sen havainnot ja mahdolliset toimenpiteet esiintyneen asian ratkaisemiseksi tai asian saaminen ulkopuolisen viranomaisen käsiteltäväksi lisätutkimuksia varten. 

Kaikissa tapauksissa ilmoittajalle olisi tiedotettava tutkinnan etenemisestä ja lopputuloksesta. Ilmoittajalta pitäisi voida pyytää lisätietoja tutkinnan aikana, mutta velvollisuutta tietojen toimittamiseen ei olisi.

(Jos toimit EU:ssa, tätä aluetta säädellään muuntamalla EU:n ilmoittajia suojaava direktiivi kansallisiksi laeiksi viimeistään joulukuussa 2021).

• Eikö ole riskialtista tiedottaa ilmoittajalle valituksen etenemisestä? 

On löydettävä oikea tasapaino ilmoittajan, organisaation ja muiden osallisten (esim. syytetyn) oikeuksien ja velvollisuuksien välillä. Jos ilmoitus on tehty nimettömänä, teknologian avulla voidaan käydä vuoropuhelua niin, että ilmoittajan nimettömyys säilyy. Mitään arkaluonteisia tietoja ei saa paljastaa ilmoittajalle, koska siitä voi olla haittaa tutkimusprosessille ja väärinkäytösten ratkaisemiselle.

• Onko edelleen tarpeen tutkia nimetön ilmoitus välittömästi, jos tarkempia tietoja ei toimiteta?

Whistleblowing-prosessin pitäisi mahdollistaa ilmoittajan seuranta joko teknologiaratkaisun tai muun vankan palauteprosessin avulla. Vuoropuhelu saa aikaan luottamusta ja auttaa sinua selvittämään ilmoituksen ydinasian. Kaikki ilmoittajat eivät kuitenkaan halua antaa lisätietoja. Tutkintastrategiassasi olisi otettava huomioon tilanteet, joissa ilmoittajan seurantatietoja ei välttämättä ole saatavilla. 

(Jos toimit EU:ssa, tätä aluetta säädellään muuntamalla EU:n ilmoittajia suojaava direktiivi kansallisiksi laeiksi viimeistään joulukuussa 2021).

• Onko olemassa ”suositeltua” aikataulua nopealle seurannalle? 

Kunkin organisaation on seurattava raportteja viipymättä. Suositeltu vasteaika riippuu ilmoitettujen väärinkäytösten asiasta ja kiireellisyydestä sekä tarvittavan tutkimuksen monimutkaisuudesta. Joka tapauksessa on suositeltavaa pitää ilmoittaja ajan tasalla siitä, että ilmoitusta käsitellään. 

(Jos toimit EU:ssa, tätä aluetta säädellään muuntamalla EU:n ilmoittajia suojaava direktiivi kansallisiksi laeiksi viimeistään joulukuussa 2021).

• Monet ilmoittajat eivät anna taustatietoja syytöstensä tueksi. Miten tällaiset ilmoitukset käsitellään?

Whistleblowing-ilmoitukset saapuvat harvoin täydellisinä paketteina. Suosittelemme vankkaa esilajittelu- ja tutkintaprosessia, joka mahdollistaa vuoropuhelun ja viestinnän ilmoittajan kanssa. Organisaation, ei ilmoittajan, vastuulla on tutkia ilmoitukset ja määrittää niiden merkitys. Muista, että monet ilmoittajat ovat varovaisia ja pelkäävät seuraamuksia, joten he voivat ehkä salata yksityiskohtaisia tietoja, kunnes he saavat vakuutuksen prosessissa.

• Miten suojelemme ilmoittajan henkilöllisyyttä, kun yritämme tutkia asioita? 

Säilyttämällä ilmoittajan nimettömyyden tai luottamuksellisuuden esimerkiksi käyttämällä turvallisia kanavia ja kokeneita, puolueettomia ihmisiä, jotka käsittelevät ilmoitukset. 

• Miten joskus siiloutetaan tiimejä hoitamaan tapauksia niin, että kaikki elementit käsitellään?

Whistleblowing-ilmoitukset voivat vaihdella suuresti aiheiltaan ja vaativat monien erikoisalojen osaamista. On hyvä idea nimittää henkilöitä, jotka valvovat koko prosessia. Tämä voidaan ulkoistaa myös kolmansille osapuolille, kuten asianajotoimistoille. Suuremmissa organisaatioissa voi myös olla järkevää perustaa väärinkäytösten paljastamisryhmä, joka koostuisi eri alojen edustajista, kuten laki, vaatimustenmukaisuus, HR, kirjanpito, etiikka ja niin edelleen. 

• Entä jos yritys palkkaa ilmoituksien käsittelyyn esimiehen, joka ei ole luotettava?

Yksi henkilö voisi todellakin olla pullonkaula. Tässä yhteydessä (kuten edellä mainittiin) kannattaa nimetä ihmisryhmä, jotta raportteja voidaan arvioida asianmukaisesti ja riippumattomammin. Roolien ja osastojen monimuotoisuus voi vahvistaa tiimin integriteettiä. On myös hyvä idea ottaa käyttöön eskalointimenettely ohjelmaa laatiessasi, jotta tiimisi on valmis tällaisiin tilanteisiin. 

• Minkä toiminnon alaisuuteen whistleblowing-prosessi tulisi sijoittaa? 

Laki-, vaatimustenmukaisuus- ja ehkä auditointiyhdistelmä on optimaalinen. Kannattaa myös harkita valvontaneuvoston ja eettisen neuvoston perustamista.

Parhaat käytännöt muiden kuin whistleblowing-tapauksien käsittelyyn tai pahansuovasti tehtyjen tapausten käsittelyyn

• Pitäisikö whistleblowing-prosessiin integroida erilliset valitusmenettelyt vai voidaanko ne käsitellä erikseen?

Tämä riippuu kunkin organisaation ominaispiirteistä. On suositeltavaa, että ilmoituksen luokittelutaakkaa ei aseteta ilmoittajan vastuulle, vaan että siitä vastaisivat vastaanottajapuolen asiantuntijat.

Suosittelemme tarkastelemaan ilmoittamista tiukkoja oikeudellisia määritelmiä laajemmin. Esimerkiksi HR:ään liittyvät raportit voivat hyvinkin olla hyvä osoitus ei-toivotusta työkulttuurista, joka johtaa todennäköisemmin väärinkäytöksiin. Mikäli tällaisia tapauksia saadaan, kannattaa ilmoittaa asiasta ilmoituksen lähettäneelle henkilölle ja ohjata hänet oikean esimiehen, henkilöstöosaston tai vastaavan tahon puheille.

• Miten johto voi erottaa varsinaisen whistleblowing-ilmoituksen anonyymien työntekijöiden pahantahtoisista raporteista?

Pahantahtoinen ilmoitus on ilmoitus, jonka tiedetään olevan perätön tai tahallisesti tai tarkoituksellisesti harhaanjohtava. Näiden selvittäminen nimettömiltä ilmoittajilta on vaikeaa. Ilmoittajan kanssa käytävässä vuoropuhelussa voidaan saada viitteitä siitä, onko ilmoitus tehty vilpittömässä vai vilpillisessä mielessä.

Kostotoimien estäminen ilmoittajia vastaan

• Miksi joitakin ilmoittajia kohdellaan huonosti, vaikka he tekevät erittäin vaikeita päätöksiä usein epämiellyttävissä tilanteissa ja miten voimme suojella heitä tehokkaasti?

Jotkut saattavat tuntea olonsa uhatuksi ilmoituksen vuoksi ja siten kostaa ilmoittajille.

Yksi tapa minimoida kostotoimet voi olla se, että ilmoittajia kohdellaan avoimesti sankareina. Esimerkiksi monikansallinen muotiyritys H&M palkkasi Cambridge Analytica -ilmiantajan tutkimusjohtajaksi.

• Miten puututte mahdollisiin kostotoimiin kolmannen osapuolen ilmoittajia vastaan?

Tämä pitää tuomita ja estää, koska se ei kannusta väärinkäytösten paljastamiseen. Minimoi kostotoimien riskit tai ilmoittajalle aiheutuvien kielteisten seurausten riski varmistamalla, että kaikki toimitetut tiedot pidetään luottamuksellisina.

(Jos toimit EU:ssa, tätä aluetta säädellään muuntamalla EU:n ilmoittajia suojaava direktiivi kansallisiksi laeiksi viimeistään joulukuussa 2021).

Ja lopuksi EU:n ilmoittajia suojaavaan direktiiviin liittyvät kysymykset

• Pidetäänkö vain petosta ja korruptiota whistleblowing-asioina? 

Ei. Direktiivi kattaa kaiken EU:n lainsäädännön rikkomisen. Ainakin joidenkin jäsenvaltioiden odotetaan laajentavan katettujen tietojen soveltamisalaa. Suosittelemme, että kaikki työpaikan mahdolliset väärinkäytökset katsotaan merkityksellisiksi. Kyse voi olla petoksesta tai korruptiosta, lahjonnasta, ihmisoikeuskysymyksistä, tietosuojasta ja niin edelleen.

• Jos ilmoittaja ei noudata direktiivin vaiheita ja julkistaa asian, voidaanko häntä vastaan käynnistää oikeustoimia?

Direktiivi nimenomaisesti suojaa ilmoittajia tällaisissa tilanteissa. Ilmoittaja voi julkistaa asian suoraan, jos päätös on tehty perustelluista syistä, kuten siksi, että hän ei luota sisäiseen järjestelmään. Jos näin ei olisi, oikeustoimet voisivat todellakin olla vaihtoehto. Organisaatioiden olisi kuitenkin otettava huomioon organisaatiolle aiheutuvat riskit: ilmoittajan haastaminen oikeuteen on arkaluonteinen asia.

• Miten navigoitte eri lainkäyttöalueiden erilaisissa määritelmissä sekä erilaisissa standardeissa?

Valitse ratkaisuja, joiden avulla voit noudattaa erilaisia kansallisia oikeudellisia puitteita. Päällekkäisten velvoitteiden tapauksessa suosittelemme tiukimpien puitteiden noudattamista. Näin varmistat, että noudatat kaikkia sovellettavia lakeja ja organisaatiosi osoittaa omistautumisensa etiikalle.

Jos haluat katsella webinaaritallenteen, voit katsoa sen täällä. Voit myös ladata infografiikan, johon webinaarissa viitataan. Jos haluat lisää parhaita whistleblowing-käytäntöjä, suosittelemme lataamaan helppolukuisen käsikirjamme: The ABC guide for establishing a whistleblowing solution that increases customer and employee satisfaction. 


Lisätietoja:

Jan Tadeusz Stappers, LL.M.

Senior Manager, Partnerships

jan.stappers@whistleb.com