Lisää kysymyksiä Euroopan unionin ilmoittajia suojaavasta direktiivistä

WhistleB tekee yhteistyötä lakiyritysten ja muiden tahojen kanssa auttaakseen asiakkaita selvittämään käytännön kysymykset, jotka liittyvät EU:n ilmoittajia suojaavaan direktiiviin ja sen oikeudellisiin seurauksiin. Olemme pyrkineet tekemään uusien lakien noudattamisesta mahdollisimman yksinkertaista yrityksille, ja sen myötä olemme järjestäneet viime kuukausina webinaareja lakialan kumppaneidemme kanssa. Saimme osallistujilta erilaisia oikeudellisia ja käytännön kysymyksiä, jotka jaamme nyt myös teille. 

Tässä viestissä esittelemme vastauksia kysymyksiin, joita saimme ruotsalaisen Advokatfirman Delphi -asianajotoimiston kanssa järjestetyn webinaarin aikana. Tässä tapauksessa osa vastauksista liittyy Ruotsin markkinoihin, mutta niistä voi olla hyötyä myös muissa maissa toimiville yrityksille. Delphin osakas Rebecka Thörn antoi kysymyksiin oikeudellisia ohjeita ja WhistleB:n johtaja Karin Henriksson kertoi käytännön vinkkejä EU:n ilmoittajia suojaavasta direktiivistä.


Ilmoituksen vastaanottajan riippumattomuuteen tai luonteeseen liittyvät kysymykset.

Kysymykset: Mitä ilmoitusta tutkivan henkilön riippumattomuus tarkoittaa? Onko hänen oltava organisaation ulkopuolinen henkilö? Voidaanko organisaation tai yrityksen työntekijää todella pitää puolueettomana?

Henkilön ei tarvitse olla organisaation ulkopuolinen. Ehdotetun lain mukaisesti (Ruotsissa) vaatimuksena on, että henkilö on ”riippumaton”, mutta hän voi olla organisaation työntekijä. Valitun henkilön tulee olla asemassa, joka mahdollistaa tietynlaisen itsenäisyyden ja riippumattomuuden erityisesti ylempään johtoon nähden. Tätä voi verrata nykyiseen tietosuojavaltuutetun asemaan, eikä kyseisellä henkilöllä tarvitse olla valtuuksia työntekijöiden palkkaamiseen tai erottamiseen. Whistleblowing-ilmoituksia vastaanottavat yleensä seuraavien osastojen työntekijät: laki-, vaatimustenmukaisuus, henkilöstöresurssi- tai talousosasto.

Jotkut organisaatiot ovat myös ulkoistaneet tapauksien vastaanoton ja hallinnan luotetuille kolmansien osapuolten palveluntarjoajille.  


Kysymykset palautteen antamisesta nimettömälle ilmoittajalle.

Kysymys: Miten voimme käytännössä antaa palautetta nimettömälle ilmoittajalle? Tapahtuuko se avoimen kanavan kautta vai suoraan? Jos palaute annetaan suoraan henkilölle, miten tavoitamme hänet, jos ilmoitus on lähetetty nimettömästi?

Direktiivissä määrätään, että ilmoituksen lähettävän henkilön (ilmoittajan) on saatava asianmukaista palautetta. Tämä tarkoittaa, että työnantajan on vastattava ilmoitukseen jollakin tavalla määrätyssä ajassa.  Käytännön toteutus riippuu organisaatiossa käytettävästä whistleblowing-kanavasta. Esimerkiksi WhistleB:n järjestelmässä ilmoittajalle voi lähettää palautetta ja esittää hänelle kysymyksiä. Tätä varten ilmoittajan on kuitenkin kirjauduttava whistleblowing-kanavalle (edelleen nimettömästi), jotta hän voi lukea palautteen.

Jos ilmoitus on vastaanotettu esimerkiksi nimettömänä sähköpostin kautta, palaute on lähetettävä ilmoittajan käyttämään sähköpostiosoitteeseen. Nimettömälle ilmoittajalle ei kuitenkaan ole pakko antaa palautetta, jos häneen ei voi saada yhteyttä. 

Kysymys: Miten tapaus voidaan tutkia lain mukaisesti ja suojatusti, jos ilmoittaja on nimetön?

Ruotsissa lakiin ehdotetaan lisättäväksi joitakin toimenpiteitä laillisen suojauksen varmistamiseksi. Niitä ovat esimerkiksi ilmoituskanavien kautta ilmoitettujen asioiden seurantaan liittyvät vaatimukset. Seurannan saavat suorittaa riippumattomat ja puolueettomat henkilöt, minkä pitäisi taata lainmukainen suojaus. Jos henkilöä kohtaan esitetään tahallisesti virheellisiä syytteitä, hänen on voitava ilmoittaa vääristä tiedoista poliisille esimerkiksi silloin, jos hän on mielestään joutunut solvauksen kohteeksi.   


Ulkoiseen ilmoittamiseen liittyvät kysymykset.

Kysymys: Voisitteko kertoa tarkemmin ulkoisesta ilmoittamisesta? Voivatko useammat paikalliset viranomaiset/kunnat käyttää yhteistä ulkopuolista tutkijaa?

Kyllä. Ruotsin tietojen perusteella kunnat / paikalliset viranomaiset voivat tehdä yhteistyötä. 

Kysymys: Mihin ulkopuolisiin viranomaisiin ilmoittaja voi ottaa yhteyttä? 

Direktiivi edellyttää, että yritykset antavat tietoja ulkopuolisista ilmoituskanavista. Useimmat maat eivät kuitenkaan ole vielä ilmoittaneet, mitkä viranomaiset vastaavat toiminnasta. Ruotsissa nykyinen ehdotus on, että noin kymmenen valtion viranomaisen, kuten Ruotsin veroviranomaisen ja Ruotsin talousrikosviraston, pitäisi toteuttaa ulkopuoliset ilmoituskanavat. Kun uusi laki on voimassa, tiedämme, miltä viranomaisilta tällaisia kanavia vaaditaan.


Kysymykset oikeudellisista rikkomuksista / väärinkäytöksistä, joista voi tehdä ilmoituksen.

Kysymys: Voiko ilmoituksen tehdä vain tietyntyyppisistä oikeudellisista rikkomuksista vai voiko ilmoittaa myös sisäisten käytäntöjen jne. rikkomuksista?

EU:n ilmoittajia suojaava direktiivi suojaa ilmoittajia, jotka tekevät ilmoituksen EU-lakien rikkomisesta. Kukin EU:n jäsenvaltio määrittää muut alueet, joilla ilmoittajia suojellaan. Ruotsin tapauksessa ehdotettu kansallinen laki suojaisi myös heitä, jotka ilmoittavat Ruotsin lakien rikkomuksista sekä väärinkäytöksistä, joissa ei ole rikottu lakia, mutta joiden tutkiminen on yleisen edun mukaista. Sisäisten käytäntöjen rikkomukset saattavat kuulua jälkimmäiseen luokkaan, mutta ilmoitukset täytyy arvioida tapauskohtaisesti.

Kysymys: Voiko organisaatio rajoittaa ilmoitettavien väärinkäytöksien tyyppejä? Jos ilmoitus tehdään esimerkiksi kiusaamisesta, voiko sen ohittaa, jos asiasta pitäisi todellisuudessa ilmoittaa normaalin valitusprosessin kautta?

Direktiivin taustalla oleva perusidea on, että uudet lait suojaavat henkilöitä, jotka ilmoittavat EU-lakien ja kansallisten lakien rikkomuksista sekä vakavista väärinkäytöksistä ilmoittavia henkilöitä. Jos ilmoitus ei sisällä näihin alueisiin liittyviä tietoja, sitä ei lain mukaan pidetä whistleblowing-asiana eikä sitä pitäisi käsitellä whistleblowing-järjestelmän kautta. Näissä tapauksissa kannattaa ilmoittaa asiasta ilmoituksen lähettäneelle henkilölle ja ohjata hänet oikean esimiehen, henkilöstöosaston tai vastaavan tahon puheille.

Kysymys: Onko tarkoituksena, että välikohtauksiin ja tapaturmiin liittyvistä asioista ilmoitetaan whistleblowing-järjestelmän kautta vai pitäisikö ne käsitellä erillisessä ilmoitusjärjestelmässä?

Ei, tämäntyyppiset ilmoitukset pitäisi käsitellä whistleblowing-järjestelmän ulkopuolella voimassa olevien prosessien mukaisesti. Voit esimerkiksi tehdä valituksen kansalliselle työympäristöstä vastaavalle viranomaiselle.


Muiden lakien vaatimuksiin liittyvät kysymykset.

Kysymys: Ovatko nykyiset tietosuojalakien rajoitukset voimassa myös uusien whistleblowing-lakien myötä?

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rajoitukset ja säännöt ovat edelleen voimassa, kuten myös muut tietosuojalait.

Kysymys: Miten valtion viranomaiset tai muut julkiset organisaatiot voivat varmistaa ilmoittajan nimettömyyden tai tutkimuksien ja ilmoituksien luottamuksellisuuden, kun valmiista tapauksesta tulee julkista tietoa? Eikö virallisten asiakirjojen julkisuusperiaate koske myös tällaisia tietoja?

Ruotsissa on ehdotettu merkittäviä muutoksia salassapitolainsäädäntöön ja tietojen julkisuuteen. On esimerkiksi ehdotettu, että ilmoittajille pitäisi taata täydellinen luottamuksellisuus ja että tiettyyn henkilöön yhdistettävissä olevia tietoja ei saisi julkaista.

Kysymys: Onko nykyiseen kostolta suojaamiseen tulossa muutoksia?

Ehdotuksena on, että Ruotsin lain (2016:749) nykyinen kostotoimenpiteiden kielto siirrettäisiin uuteen ilmoittajia suojaavaan lakiin. Kielto suojaa kostolta työntekijöitä, jotka tekevät ilmoituksen vakavasta väärinkäytöksestä. Sen seurauksena suuria muutoksia ei ole odotettavissa.

Jos sinulla on kysyttävää EU:n ilmoittajia suojaavasta direktiivistä, voit ottaa meihin yhteyttä tai käydä verkkosivuillamme.