Uuden whistleblowing-järjestelmän käyttöönotto – tapausten hallinta

Whistleblowing-järjestelmän käyttöönottoa koskevan artikkelisarjan kolmannessa osassa tarkastelemme whistleblowing-tapausten hallinnan erityisiä elementtejä. Ensimmäisessä artikkelissa annoimme ohjeita whistleblowing-viestinnästä, jonka avulla voit saada aikaan luottamusta, viestiä ilmoittamisen turvallisuudesta ja opettaa heille tärkeimmät periaatteet. Toisessa artikkelissa käsiteltiin organisointia (lukuun ottamatta järjestelmää) oikeiden tiimien valinnan, tärkeimpien prosessien ja oikeudellisten asioiden osalta.

Kun whistleblowing-ilmoituksia sitten alkaa tulla, miten ne käsitellään? 

1. Ilmoituksen vastaanottaminen

Vahvista, että ilmoitus on tullut perille
Kun tiimi on vastaanottanut ilmoituksen, heidän pitäisi pyrkiä tarkistamaan se mahdollisimman pian. Vastaamalla ilmoituksiin voit parantaa luottamusta whistleblowing-tapauksien hallintaprosessia kohtaan. Ilmoittajan on saatava nopeasti vahvistus ilmoituksensa vastaanottamisesta. EU:n ilmoittajia suojaavassa direktiivissä määritetään määräaika vastaamiselle, mikä tarkoittaa, että ilmoittajalle on lähetettävä kuittaus ilmoituksen vastaanottamisesta seitsemän päivän kuluessa. Tämä voi tapahtua automaattisesti digitaalisen ratkaisun avulla.

Arvioi, onko ilmoitus todella whistleblowing-asia
Seuraavaksi whistleblowing-tiimin on arvioitava ilmoituksen sisältö ja päätettävä, hyväksytäänkö se whistleblowing-asiaksi. Mikäki ilmoitusta ei hyväksytä, asiasta on tiedotettava ilmoittajalle ja ohjattava ilmoitus oikeaan paikkaan. (Linkki sarjan aiempaan blogiin). Whistleblowing-tiimi voi päättää hylätä viestin seuraavissa tapauksissa:

• Väitettyä syytöstä ei voi ilmoittaa organisaation whistleblowing-ohjeiden mukaisesti.
• Viestiä ei ole lähetetty vilpittömin mielin tai se on pahantahtoinen.
• Tietoja ei ole riittävästi tutkinnan jatkamiseksi.

Delegoi ilmoitus ja valvo sitä tapausten hallinnan kautta
Jos ilmoitus käsitellään whistleblowing-tapauksena, se on luokiteltava ja delegoitava turvallisesti oikealle henkikölle tai tapaustenhallintatiimille, joka vastaa jatkotoimista. Tapauksia on myös valvottava, jotta voidaan varmistaa niiden asianmukainen edistyminen delegoinnin jälkeen.

2. Whistleblowing-ilmoituksen tutkiminen 

Jokainen tapaus on tutkittava asianmukaisesti tilanteen mukaan. Whistleblowing-järjestelmän toimintojen pitäisi kuitenkin mahdollistaa seuraavat seikat:

Täyden suojauksen varmistaminen
Kaikessa tapaukseen liittyvässä viestinnässä on noudatettava tiukkoja tietosuojalakeja ja säilytettävä ilmoittajan luottamuksellisuus ja/tai nimettömyys. Tätä varten kannattaa valita whistleblowing-järjestelmä, joka mahdollistaa suojatun keskustelun valtuutettujen henkilöiden välillä, tapauksien turvallisen uudelleenmäärityksen ja turvallisen vuoropuhelun ilmoittajan kanssa. Siirrettävien ja tallennettavien tietojen salaus sekä IP-osoitteiden jäljityksen esto ovat vain muutamia vaadituista suojausominaisuuksista.

Pyydä lisätietoja ilmoittajalta 
Whistleblowing-raportit sisältävät harvoin täydellisiä tietoja tutkintaa varten. Siksi whistleblowing-prosessin pitäisikin mahdollistaa keskustelu ilmoittajan kanssa joko teknologiaratkaisun tai muun vankan palauteprosessin avulla. Vuoropuhelu saa aikaan luottamusta ja auttaa sinua selvittämään ilmoituksen ydinasian. Järjestelmän tulisikin tukea suojattuja tiedostolatauksia, jos tiimisi tarvitsee lisämateriaaleja ilmoittajalta. 

Nimeä oikeat asiantuntijat
Koska whistleblowing-ilmoituksien aiheet voivat vaihdella laajasti, usein tapauksen tutkintaan voidaan tarvita lisää asiantuntijoita. He voivat olla eri alojen ammattilaisia, kuten työsuhdelakimiehiä tai talousrikostutkijoita, ja he voivat olla organisaation sisäisiä tai ulkopuolisia henkilöitä. Kun tapaus on luokiteltu, järjestelmässä pitäisi olla mahdollisuus lisätä asiantuntijoita tiimiin turvallisesti ja tapauskohtaisesti.

Anna lisää palautetta ilmoittajalle
EU:n ilmoittajia suojaavan direktiivin mukaisesti organisaatioiden on annettava ilmoittajalle palautetta ilmoituksen seurannasta kolmen kuukauden sisällä. Riippumatta siitä, koskeeko tämä laki omaa yritystäsi, palautteen antaminen lisää luottamusta. On kuitenkin löydettävä oikea tasapaino ilmoittajan, yrityksen ja muiden osallisten (esim. syytetyn) oikeuksien ja velvollisuuksien välillä. Etene siis tilanteessa varovasti. Älä jaa arkaluonteisia tietoja ilmoittajalle, koska siitä voi olla haittaa tutkimusprosessille ja väärinkäytösten ratkaisemiselle. Jos ilmoittaja on nimetön, molemminpuolisen luottamuksen muodostamiseksi voidaan vaatia lisää työtä. Teknologia voi auttaa käymään vuoropuhelua ja säilyttämään samalla ilmoittajan nimettömyyden. 

3. Tallenna, poista ja arkistoi ilmoitus oikein

Tallentaminen: Varmista aina, että tallennat asianmukaiset tietueet ja käsittelet kaikkia tietoja voimassa olevien lakien mukaisesti. Sinun on pidettävä kirjaa kaikista saaduista ilmoituksista sekä kaikkien tapauksenhallintatiimin suorittamista toimenpiteistä.

Poistaminen: Ilmoituksien ja tutkintamateriaalin sisältämät henkilökohtaiset tiedot pitäisi poistaa, kun tutkinta on valmis. Poikkeuksen muodostavat henkilökohtaiset tiedot, joita on säilytettävä oikeudellisia tarkoituksia varten. 

Arkistointi: Joissakin laeissa edellytetään, että arkistoidut tutkinta-asiakirjat ja ilmoitukset on anonymisoitava. Toisin sanoen ne eivät saa sisältää henkilökohtaisia tietoja, joiden avulla henkilön voi tunnistaa suoraan tai epäsuorasti. 

Jos haluat lisää käytännön ohjeita whistleblowing-järjestelmän käyttöönotosta, suosittelemme tutustumaan helppotajuiseen käsikirjaamme: The ABC guide for establishing a whistleblowing solution that increases customer and employee satisfaction. Lataa e-kirja tai tilaa painettu versio Amazonista tai osoitteesta Bokus.