Uuden whistleblowing-järjestelmän käyttöönotto – viestintä

Tervetuloa lyhyeen sarjaan, jossa kerromme whistleblowing-järjestelmän käyttöönotosta. Itse järjestelmän käyttöönotto voi olla helppoa, kun käytät WhistleB:n digitaalista toteutus- ja käyttöönottoprosessia. Sinun on kuitenkin pohdittava myös muita asioita, jotta organisaatiosi voi hyödyntää whistleblowing-järjestelmäänsä parhaalla tavalla. Niitä ovat viestiintä, resurssit tapausten hallintaan, oikeudellisten asioiden käsittely, ulkopuolisten tahojen mukaan ottaminen ja niin edelleen. 

Tässä sarjan ensimmäisessä artikkelissa käsittelemme whistleblowing-järjestelmään liittyvää viestintää. 

Kenen on tiedettävä whistleblowing-kanavastasi?

Organisaatioiden on harkittava laajasti ryhmät, joiden on tiedettävä whistleblowing-kanavasta – usein laajemmin  kuin he uskovatkaan. Tieto on tärkeä lähes kaikille sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille.  

EU:ssa toimiville organisaatioille laaja yleisövaatimus johtuu siitä, että uusi direktiivi suojaa pian sekä sisäisiä että ulkoisia sidosryhmiä, jotka tekevät ilmoituksen organisaation epäillystä laittomasta toiminnasta. Uusi laki pitää sisällään työntekijät, entiset työntekijät, urakoitsijat, harjoittelijat, osakkeenomistajat, vapaaehtoiset, toimittajat ja asiakkaat, jotka havaitsevat laitonta toimintaa työnsä yhteydessä. Lisäksi laki suojaa henkilöitä, jotka auttavat väärinkäytöksistä ilmoittamisessa sekä ilmoituksen tekemiseen yhteydessä olevia kolmansia osapuolia, kuten kollegoita tai sukulaisia, jotka saattavat kokea kostotoimia työasioissa.

Luettelo on todennäköisesti paljon kattavampi kuin monet organisaatiot luulevat.

Miksi whistleblowing-järjestelmästä kannattaa tiedottaa?

Laillisten velvoitteiden lisäksi whistleblowing-järjestelmästä tiedottamisella on paljon muitakin hyötyjä. 

Aloitetaan viestinnästä sisäisille sidosryhmille, joita ovat ensisijaisesti organisaation työntekijät. Tutkimuksissa on huomattu, että monet ihmiset eivät uskalla tehdä ilmoitusta, koska he pelkäävät kostotoimia tai eivät usko, että ilmoitus johtaa mihinkään. Sen vuoksi organisaatiot eivät saa arkaluonteisia tietoja, joiden avulla he voisivat pysäyttää väärinkäytökset ja vähentää riskejä. Suurin osa työntekijöille suunnattua viestintää pyrkiikin luomaan luottamusta whistleblowing-järjestelmään ja -prosessiin sekä organisaatioon eettisenä työntekijänä avoimen kulttuurin luomiseksi.  

Toteuttaessaan whistleblowing-järjestelmää ensimmäistä kertaa monet organisaatiot kysyvät, saavatko he paljon epäolennaisia ilmoituksia. WhistleB:n omissa asiakastutkimuksissa on havaittu, että näin ei yleensä tapahdu. Viestintä ilmoitettavista aiheista (katso alta) varmistaa kuitenkin, että organisaatio saa oikeanlaisia ilmoituksia eikä esimerkiksi valituksia, jotka olisi pitänyt tehdä muiden kanavien kautta.

Kun palataan laillisiin velvoitteisiin, EU:n uudet ilmoittajia suojaavat lait velvoittavat organisaatioita viestimään tietyistä ilmoittamiseen liittyvistä asioista (katso alta). Asianmukainen viestintä vähentää siis myös vaatimustenmukaisuusriskejä.

Ulkoisten sidosryhmien, kuten toimittajien, asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja sijoittajien, osalta haluamme korostaa kahta suurta hyötyä. Ensimmäinen liittyy yllä mainittuun luottamukseen. Whistleblowing-järjestelmän toteuttaminen osoittaa kaikille osapuolille, että suhtaudutte yritysetiikkaan vakavasti ja haluatte olla avoin yritys. Tästä on etua organisaation kestävyysprofiilille ja erityisesti sijoittavat ovat yhä kiinnostuneempia asiasta.

Lisäksi whistleblowing-järjestelmä voi edustaa johtoa tehokkaasti arvoketjun reuna-alueilla, kuten kansainvälisissä organisaatioissa, joiden toimitusketjut ovat globaaleja. Tässä ulkoiset osapuolet voivat olla arvokkaita ilmoittajia. Kun whistleblowing-järjestelmän ilmoitusosio on avoinna myös ulkoisille osapuolille, olet paremmin tavoitettavissa ja viestit, että olet erittäin kiinnostunut tietämään, jos asiakas tai toimittaja epäilee väärinkäytöksiä.

Mitä whistleblowing-kanavasta pitäisi kertoa?

Yllä olevien tietojen pohjalta viestinnän tavoitteet ovat seuraavat:


Luottamuksen rakentaminen organisaatiota ja järjestelmää kohtaan

• Korosta whistleblowing-järjestelmän arvoa ja tarkoitusta avoimuuden lisäämisessä, riskien ja menetysten vähentämisessä sekä laittomien toimien estämisessä mahdollisimman nopeasti.
• Mainitse, että ilmoittaminen vahvistaa organisaation ydinarvoja ja eettisiä toimintaohjeita.
• Kehu ilmoittajia ja kerro, että vilpittömin mielin toimivia henkilöitä pidetään uskollisina ja rohkeina.

Auta ihmisiä tuntemaan olonsa turvalliseksi 

• Jos mahdollista, anna ihmisten tehdä ilmoitus nimettömästi. Kerro, että he voivat pysyä nimettöminä koko seuranta- ja tutkintaprosessin ajan.
• Korosta järjestelmän turvallisuusnäkökohtia, kuten tietojen salausta ja tietosuojaa, salasanoja, ilmoittajan henkilöllisyyden salaamista ja niin edelleen.
• Kerro ihmisille, että he voivat tehdä ilmoituksen milloin tahansa, mistä tahansa ja valitsemallaan laitteella.
• Korosta, että kostotoimenpiteitä ei aiheudu henkilöille, jotka tekevät ilmoituksen vilpittömin mielin. Kerro, että EU:ssa toimiville yrityksille kostotoimet ovat pian laittomia ja niistä seuraa rangaistuksia.

Tarjoa koulutusta, jotta saat oikeanlaisia ilmoituksia

• Selitä, mitkä asiat ovat whistleblowing-tapauksia lain ja sisäisten organisaatiokäytäntöjen mukaan. Kerro myös, mistä asioista tulee ilmoittaa muiden prosessien tai kanavien kautta.
• Kuvaa, millaisia tietoja ilmoituksessa on annettava.

Tiedota, että tapaukset käsitellään huolellisesti

• Kuvaa, mitä ilmoituksille tapahtuu niiden vastaanottamisen jälkeen.
• Kerro, kuinka pian ilmoittaja voi odottaa saavansa tietoja ja palautetta. Määräajoista säädetään EU:n uudessa ilmoittajia suojaavassa direktiivissä.
• Kerro tarkemmin ilmoituksien käsittelyyn nimettyjen henkilöiden rooleista.

Noudata lain mukaisia vaatimuksia

• EU:n direktiivin mukaisesti organisaatioiden velvollisuutena on viestiä, että ilmoittajat voivat käyttää ulkopuolisia kanavia, kuten asianmukaisia viranomaisia, ja heitä suojellaan silti.
• Muissa kansallisissa laeissa voidaan vaatia organisaatioita viestimään muistakin aiheista eri maissa.

Vinkkejä viestintäkanaviin

Miten saat whistleblowing-kanavaan liittyvät viestisi perille? Tavallisten viestintäkanavien, kuten yrityksen Internet-sivujen ja intranetin, lisäksi organisaatioiden pitäisi kertoa ilmoittamisen tärkeydestä myös yrityksen työntekijöiden eettisissä ohjeissa, perehdytysmateriaaleissa sekä muissa koulutusohjelmissa. Organisaation pitäisi myös julkaista erillinen whistleblowing-käytäntö, ja digitaalisilla kanavilla tiedot voidaan julkaista itse whistleblowing-järjestelmässä käyttäjien kirjautuessa sisään.  

Ulkoiset sidosryhmät voi tavoittaa esimerkiksi organisaation verkkosivujen, toimittajien eettisten ohjeiden, asiakkaiden uutiskirjeiden, vastuullisuusraporttien, sijoittajapäivityksien ja vuosittaisten raporttien kautta.

Jos haluat lisää käytännön ohjeita whistleblowing-järjestelmän käyttöönotosta, suosittelemme tutustumaan helppotajuiseen käsikirjaamme: The ABC guide for establishing a whistleblowing solution that increases customer and employee satisfaction. Lataa e-kirja tai tilaa painettu versio Amazonista tai osoitteesta Bokus.