Vuosi jäljellä ennen EU:n ilmoittajia suojaavan direktiivin voimaantuloa: 3 vinkkiä avoimen kulttuurin luomiseen

EU:n ilmoittajia suojaavan direktiivin ensimmäiseen määräaikaan on jäljellä alle vuosi. Se tarkoittaa, että yritysjohtajien ja hallitusten jäsenten on korkea aika pohtia yrityksen toimintaa. Onko yrityksessäsi avoin kulttuuri, jossa ihmisiä rohkaistaan ilmoittamaan huolistaan sisäisesti?

17. joulukuuta 2021 lähtien työntekijöitä ja muita yritykseen yhteydessä olevia ryhmiä suojellaan, jos he ilmoittavat epäilemistään laittomista tai epäeettisistä tapahtumista yrityksessä. Organisaatioiden puolestaan on tarjottava tätä varten turvalliset ilmoituskanavat. Suoja ulottuu ilmoittajiin, jotka tekevät ilmoituksen yrityksen ulkopuolella, esimerkiksi valtuutetuille viranomaisille tai tiedotusvälineille. 

Mikään laillinen suojaustaso ei saa henkilöä ilmoittamaan asiasta sisäisesti, jos yrityskulttuurissa on aiemmin suosittu hiljaisuutta asioista puhumisen sijaan. Avoin kulttuuri perustuu luottamukseen, ja sen muodostaminen vie aikaa. Jos organisaatiosi työllistää vähintään 250 henkilöä, sinulla on vuosi aikaa ennen EU:n ilmoittajia suojaavan direktiivin voimaanastumista. Toimi seuraavasti, jotta työntekijäsi uskaltavat kertoa asioista sisäisesti, vaikka laki suojaa heitä myös ulkopuolisen ilmoituksen yhteydessä. 

1. Valitse oikea äänensävy ylhäältä alkaen ja kehu ilmoittajia. 

Muodosta perusta tiedottamalla yrityksen sitoutumisesta eettiseen liiketoimintaan. Voit ilmaista sen ydinarvoina ja eettisinä toimintaohjeina. On tärkeää valita oikea äänensävy ylhäältä alkaen, jotta voit saada aikaan luottamusta. Ylemmän johdon ja hallituksen on kannustettava ilmoittamiseen ja korostettava sen arvoa eettisten toimintatapojen varmistamisessa. Korosta, että turvallisen ja eettisen ympäristön luominen on kaikkien vastuulla. Tee myös selväksi, että ihmisiä kannustetaan ilmoittamaan väärinkäytöksiä koskevista huolenaiheistaan vilpittömin mielin. Selitä, että ilmoituskanavan tarkoituksena on mahdollistaa ilmoittaminen turvallisesti, jotta yritys voi käsitellä asiaa ja minimoida vahingot. Anna tunnustusta ilmoittajien rohkeudesta.

2. Selitä, miten ilmoittaminen toimii ja anna työntekijöiden tehdä ilmoitus nimettömänä. 

Kerro, miten ilmoituksen voi tehdä, mitä ilmoitukselle tapahtuu ja millaista palautetta he voivat odottaa ja millä aikataululla. Vakuuta ihmisille, että kaikkiin ilmoituksiin suhtaudutaan vakavasti ja että pätevät ammattilaiset käsittelevät ne asianmukaisesti. Lain mukaan nämä ammattilaiset on nimettävä ennen EU:n ilmoittajia suojaavan direktiivin määräaikaa joulukuussa 2021.

Selvennä, mikä on whistleblowing-tapaus ja mikä ei. Muistuta kuitenkin selvästi, että määritelmä ei ole tärkein asia. Jos jokin asia ei tunnu henkilöstä oikealta, siitä kannattaa kertoa. Myös muut kuin whistleblowing-ilmoitukset käsitellään kunnioittavasti ja asianmukaisesti. 

Anna työntekijöiden tehdä ilmoitus nimettömästi. Kokemuksemme mukaan monet henkilöt haluavat tehdä ilmoituksen nimettömästi. Johtajien tuleekin miettiä, miten taataan sekä direktiivissä vaadittu luottamuksellisuus että täysi nimettömyys. Tällä voi olla suurin vaikutus turvallisen ja avoimen kulttuurin luomiseen.

Priorisoi järjestelmän turvallisuutta.EU:n ilmoittajia suojaavassa direktiivissä määrätään tietyistä järjestelmän turvallisuuden, luotettavuuden ja tietosuojan elementeistä. Johtajat voivat kuitenkin lisätä luottamusta järjestelmää kohtaan toteuttamalla mahdollisimman vankan ja turvallisen järjestelmän ja kertomalla teknisestä turvallisuudesta työntekijöille. 

3. Estä kostotoimenpiteet. 

Ihmisten on voitava luottaa siihen, että heitä suojellaan kaikenlaisilta kostotoimenpiteiltä ja negatiivisilta seuraamuksilta, jos he ilmoittavat asiasta sisäisesti. Tämä on otettu huomioon myös uudessa direktiivissä, ja määräajan jälkeen kaikenlaiset kostotoimenpiteet ovat laittomia ja rangaistavia. Työntekijät eivät kuitenkaan välttämättä ole tietoisia tästä, joten johtajien täytyy tiedottaa siitä heille. Heidän täytyy myös määritellä kostotoimenpiteet, jotta jokainen osaa tunnistaa ne ja vastustaa niitä.

Kun työntekijä voi valita, ilmoittaako hän asiasta sisäisesti vai ulkoisesti, yritysjohtajien ja hallitusten jäsenten kannattaa pyrkiä kaikin keinoin siihen, että työntekijät tuntevat olonsa turvalliseksi ja uskaltavat kertoa asioista ensin sisäisesti. Hyvä uutinen on, että EU:n ilmoittajia suojaavan direktiivin ensimmäiseen määräaikaan on vielä vuosi. Muutoksen tekemiseen ja avoimen kulttuurin luomiseen on siis runsaasti aikaa.