Linee guida sulle segnalazioni per i consigli d’amministrazione

Considerate le numerose leggi sulla protezione dei segnalanti anonimi che coinvolgono svariate aziende in tutta Europa, sempre più spesso i consigli di amministrazione ci chiedono delucidazioni sulla gestione delle segnalazioni Quali sono gli  obblighi di legge? Quanto dovrebbero essere attivi i membri del consiglio d’amministrazione? Quali richieste può avanzare il consiglio d’amministrazione nei confronti della dirigenza in termini di sistemi di segnalazione?  I membri del consiglio d’amministrazione sono tenuti a garantire una governance solida. Un sistema di segnalazione è uno strumento prezioso per tutti coloro che si stanno occupando di mitigazione del rischio, conformità, etica aziendale, trasparenza o anticorruzione. Continuate dunque a leggere per le nostre linee guida sulle segnalazioni per i consigli d’amministrazione.

“L’introduzione di una soluzione per le segnalazioni dovrebbe essere un passo semplice per un’azienda, pur contribuendo al bene di tutti. Perché aspettare di trovarsi in situazioni tragiche quando si hanno a disposizione i mezzi in grado di avvisare preventivamente dirigenti e membri del consiglio d’amministrazione?” Gunilla Hadders, co-fondatrice di WhistleB, citazione tratta dal Manuale WhistleB 2020. 

1. Non dimenticate che la protezione dei segnalanti anonimi diventerà presto una questione di conformità

Entro la fine del 2021, tutte le imprese europee con almeno 50 dipendenti dovranno essere conformi alla versione nazionale della Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower. In questo articolo non entreremo nei dettagli dei requisit di legge previsti, ma se siete interessati potete visitare il nostro centro risorse sulla Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower. Ci preme sottolineare tre aspetti che i consigli d’amministrazione devono considerare:

• Le aziende interessate sono tenute per legge a implementare un canale di segnalazione sicuro, che mantenga riservata l’identità dei segnalanti anonimi. 
• Questo sistema deve essere conforme al GDPR europeo.
• Le aziende interessate devono incaricare personale competente della gestione del servizio e stabilire processi specifici, specificando anche i tempi di risposta e il feedback da fornire ai segnalanti anonimi.

Come membri del consiglio d’amministrazione, dovete assicurarvi che la direzione si stia già occupando di questa nuova legge.

2. Un membro del consiglio d’amministrazione dovrebbe far parte della squadra di gestione delle segnalazioni?

La squadra di gestione delle segnalazioni riceve, gestisce e segue i rapporti ricevuti tramite il sistema. Nelle aziende che già dispongono di un sistema di segnalazione, questa squadra fornisce al consiglio d’amministrazione tutte le informazioni inerenti ai risultati aggregati ottenuti dal sistema e alle questioni più critiche. Tuttavia, dal nostro lavoro con i clienti è emerso che sempre più membri del consiglio d’amministrazione fanno parte della squadra di gestione delle segnalazioni. Visto che il consiglio d’amministrazione è responsabile della gestione del rischio, della conformità e della trasparenza, riteniamo sia una cosa positiva. I membri del consiglio d’amministrazione presenti nella squadra si occupano concretamente del monitoraggio del sistema di segnalazione e possono accedere a informazioni che normalmente non arrivano nel CdA.

3. Chiedete alla vostra squadra dedicata alle segnalazioni di indicare regolarmente i parametri principali delle segnalazioni

Il monitoraggio dei rapporti ricevuti tramite il sistema di segnalazione fornisce ai membri del consiglio d’amministrazione informazioni fondamentali sull’impresa e consente di verificarne lo stato di salute. A tal scopo, se non ci sono membri del consiglio d’amministrazione attivi nella squadra di gestione delle segnalazioni, chiedete a tale squadra di comunicare regolarmente:

• Il numero di rapporti ricevuti tramite il sistema
• Se sono verificati o no
• I tipi di problemi segnalati più di frequente
• Lo stato delle analisi, quelle in corso e quelle completate
• Gli esiti delle analisi

Ad esempio, i rapporti potrebbero far parte di un resoconto trimestrale da presentare al consiglio d’amministrazione.

4. Cercate informazioni significative a sostegno della governance 

Stiamo notando che i membri del consiglio d’amministrazione si occupano sempre più attivamente dell’analisi dei rapporti sulle segnalazioni. Il sistema di segnalazione dovrebbe fornire loro informazioni preziose su questioni fondamentali come:

• Cosa indica il numero dei casi?
• I dipendenti stanno per lo più rispettando il codice di condotta aziendale?
• L’azienda ha fatto abbastanza per definire e comunicare la sua politica sui problemi segnalati più di frequente?
• Dai rapporti emerge che un dipartimento, un’unità o un Paese dell’azienda presenta un elevato livello di rischio?
• I rapporti indicano una debolezza del sistema di controllo interno? Come la si può affrontare?

Queste informazioni consentono al consiglio d’amministrazione e alla direzione di individuare dove è necessario adottare misure che promuovano una maggiore etica aziendale.

5. Rivedete la procedura di escalation delle segnalazioni

All’azienda non dovrebbero mai sfuggire possibili casi da analizzare. In questo senso, i membri del consiglio d’amministrazione possono assicurarsi che i rapporti vengano ricevuti e gestiti nel modo migliore per l’azienda. Consigliamo ai nostri clienti di seguire questa procedura di escalation:

• Se un membro della squadra di gestione delle segnalazioni viene accusato, dovrà essere immediatamente escluso dall’analisi.
• Se è il CEO ad essere accusato, segnalarlo al presidente del consiglio d’amministrazione.
• Se è il presidente del consiglio d’amministrazione ad essere accusato, segnalarlo agli altri membri o al proprietario, a seconda dei casi.

6. Affidatevi ai sistemi digitali per ottenere le informazioni migliori sulle segnalazioni utili ai consigli d’amministrazione

“Un sistema di segnalazione digitale riduce notevolmente i rischi nella sicurezza delle informazioni. È importante ricordare che i rischi sono ridotti al minimo se i dati restano nella soluzione digitale per le segnalazioni per tutto il periodo in cui viene gestito il caso, senza lasciarli nella posta in arrivo o nel computer di qualcuno.” Citazione tratta dal Manuale WhistleB 2020.

Ad oggi, il modo più efficiente e sicuro per i consigli d’amministrazione per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno per monitorare l’azienda è usufruire di un sistema di segnalazione digitale. Un sistema digitale offre una maggiore trasparenza. Tutto viene registrato; ogni segnalazione fatta, ogni azione intrapresa per il caso, chi accede e gestisce le analisi… niente può essere nascosto o rimosso. Ciò aumenta la fiducia nel sistema e non può essere garantito dai canali non digitali.

Oltre a proteggere i dati personali, i servizi di segnalazione digitale possono offrire statistiche aggiornate che consentono di analizzare, ad esempio, tendenze, tipi di cattiva condotta, lacune, aree ad alto rischio ecc. 

Infine, i sistemi di gestione digitali garantiscono ai consigli d’amministrazione anche la conformità con i requisiti di legge. Considerata la severità dell’attuale contesto giuridico, il rischio di non risultare conformi è infatti molto elevato. Poiché il complesso di leggi e regolamenti può essere integrato e configurato all’interno delle migliori pratiche aziendali nelle soluzioni di segnalazione digitale, è possibile ridurre i rischi di mancata conformità e prevenire la divulgazione delle informazioni.

Cosa fare dunque?

“Soddisfare i clienti e ridurre al minimo i rischi aziendali mostrando e comunicando quanto si prenda sul serio l’etica aziendale: solo così sarà possibile incoraggiare i singoli individui a lanciare l’allarme su possibili cattive condotte senza correre il rischio di rappresaglie.” Karin Henriksson, co-fondatrice di WhistleB, citazione tratta dal Manuale WhistleB 2020.

Speriamo che le nostre linee guida sulle segnalazioni per consigli d’amministrazione vi abbia già fornito alcune idee concrete. Assicuratevi che le segnalazioni siano sempre un punto fermo dei vostri ordini del giorno e, in particolare, sottolineate alla direzione l’importanza che rivestono le nuove leggi europee. 

Contatti:

Gunilla Hadders, co-autrice e Senior Advisor presso WhistleB, Whistleblowing Centre
+46  70 214 88 73, gunilla.hadders@whistleb.com