Najlepsze praktyki whistleblowingu

W związku z globalnym stanowieniem regulacji prawnych dotyczących whistleblowingu oraz początkiem nowej ery,w której odpowiedzialność i transparentność zbiega się z trendami elastycznej pracy, coraz więcej przedstawicieli kadry zarządczej pyta o najlepsze praktyki dotyczące whistleblowingu. Tym zagadnieniom poświęcone było ostatnie webinarium pod egidą NAVEX Global, macierzystej spółki WhistleB, w którym jednym z prelegentów był Jan Stappers z WhistleB.

W webinarium zatytułowanym „Whistleblowing w miejscu pracy: O czym musi wiedzieć kierownictwo” wzięło udział ponad 500 uczestników, a zadawane przez nich pytania stały się kanwą dla tego artykułu podsumowującego. Pytania dotyczyły różnych zagadnień, począwszy od identyfikowania odpowiednich kanałów whistleblowingu, po postępowanie ze zgłoszeniami niekwalifikowanymi jako whistleblowing i budowanie kultury otwartego zgłaszania wątpliwości. W tym artykule pogrupowaliśmy pytania w ramach popularnych kategorii i odpowiedzieliśmy na nie, formułując najlepsze praktyki dotyczące whistleblowingu, które będą cenne dla każdej organizacji zamierzającej zbudować efektywny program whistleblowingu.

Tworzenie kultury zaufania sprzyjającej zgłoszeniom sygnalistów

• Co może zrobić organizacja, aby otrzymywać więcej zgłoszeń jawnych niż anonimowych? Co może być przyczyną przewagi zgłoszeń anonimowych w danej organizacji?

Głównym powodem, dla którego ludzie decydują się składać zgłoszenia anonimowo, wydaje się obawa przed działaniami odwetowymi. Z naszych obserwacji wynika, że w organizacjach, którym udało się zbudować kulturę opartą na zaufaniu i transparentności, rośnie liczba zgłoszeń ze znanych źródeł, co czyni je bardziej wiarygodnymi. Kultura organizacyjna, w której zachęca się do zgłaszania wątpliwości, a zgłoszenie nie wiąże się z negatywnymi konsekwencjami, niesie ogromne korzyści.

Najwyższe kierownictwo musi wcielać w życie głoszone postulaty: utrzymywać efektywny system whistleblowingu, akceptować otwarte mówienie o nieprawidłowościach i nieustannie podtrzymywać świadomość tego tematu. 

Dodatkowo, na środowiska whistleblowingu korzystnie wpłyną bieżące szkolenia oraz budowanie świadomości firmowych wartości. Do tego można wykorzystać programy internetowych szkoleń na żądanie oraz komunikację w ramach standardowych procesów HR (wprowadzenie, rozmowy bezpośrednie, spotkania zespołu).

• Czy korzystanie z kanału whistleblowingu jest odbiciem braku zaufania do protokołów hierarchii służbowej?

Nie, wręcz przeciwnie: wewnętrzny whistleblowing to dowód zaufania ludzi w możliwość właściwego załatwienia sprawy przez organizację. Może to być świadectwo większej otwartości organizacji i zdrowszej kultury organizacyjnej — w przeciwnym razie pracownicy wybieraliby zgłoszenia zewnętrzne lub publiczne ujawnienie nieprawidłowości.

• Czy trzeba się martwić, że mamy niewiele zgłoszeń? 

Być może w Waszej organizacji udało się zbudować środowisko, w którym na potencjalne ryzyko lub nieprawidłowości reaguje się już na wczesnym etapie. Niezależnie od tego, warto rozważyć działania podnoszące świadomość, szkolenia i ocenę efektywności systemu whistleblowingu przez niezależny podmiot.

• Czy organizacje powinny premiować sygnalistów?

Tak, chociaż takie zachęty mogą przybierać różne formy, z których ważne jest także uznanie. Podziękowanie sygnaliście za cenny wkład to gest, o którym często się zapomina.

• Czy macie pomysły na promowanie whistleblowingu wśród personelu jako pozytywnego działania?

Organizacje o większej transparentności i wyższym poziomie etyki są miejscami, w których lepiej się pracuje i rozwija. To z pewnością jest atrakcyjne dla większości personelu.

Można także rozważyć udostępnienie pracownikom wyników rozpatrzenia zgłoszenia sygnalisty. To ważny element budowy zaangażowania i demonstrowania odpowiedzialności. Można to zrobić, objaśniając ogólne środki podjęte w wyniku zgłoszenia lub publikując zanonimizowane statystyki.

Odpowiednie systemy i procedury zgłaszania nieprawidłowości

• Czy w przypadku globalnej infolinii dla sygnalistów tradycyjna poczta jest kanałem, który warto brać pod uwagę?

Biorąc pod uwagę niski poziom bezpieczeństwa, ryzyko zwłoki i zagubienia oraz uwzględniając fakt, że obsługa zgłoszeń o nieprawidłowościach podlega przepisom o ochronie danych osobowych, należy stwierdzić, że maleje obszar zastosowania mniej bezpiecznych systemów zgłaszania. 

Tam gdzie pozwala na to lokalizacja miejsca pracy, zgłoszenia mogą być także składane osobiście. Można je następnie przesłać do systemu obsługi zgłoszeń, w którym będą prowadzone w taki sam sposób jak zgłoszenia z innych kanałów.

• A co z systemami dla małych organizacji liczących około 20 pracowników?

Bliska praca w tak niewielkim gronie powoduje, że wyzwaniem staje się zagwarantowanie poufności i anonimowości. Rozwiązaniem może być wyznaczenie niezależnego podmiotu, który będzie oceniał przychodzące zgłoszenia. Dostępne są także systemy cyfrowe z praktycznie gotowymi do użycia funkcjami ochrony danych zgodnymi z obowiązującymi przepisami. 

• Czy za dobrą praktykę uznaje się zachęcanie pracowników, aby w pierwszej kolejności otwarcie zgłaszali wątpliwości do kierownictwa, czy raczej powinno się koncentrować na zgłaszaniu przez kanał whistleblowingu?

Sygnalista nie powinien być kierowany do określonego kanału zgłaszania, tylko powinien móc swobodnie wybrać kanał, który mu najbardziej odpowiada.

• Jakie są argumenty za poszerzeniem grupy osób, które będą mogły składać zgłoszenia?

Rozszerzenie grupy potencjalnych sygnalistów, na przykład na klientów, dostawców i byłych pracowników, zwiększa prawdopodobieństwo otrzymywania wartościowych zgłoszeń. Osobom spoza organizacji jest czasami łatwiej złożyć zgłoszenie dotyczące wrażliwych kwestii w porównaniu z osobami pozostającymi wewnątrz organizacji. Co więcej, otwarcie na dodatkowych interesariuszy to także metoda zademonstrowania, że dana organizacja poważnie podchodzi do etycznego i transparentnego prowadzenia działalności oraz wyeliminowania nieprawidłowości z całego łańcucha wartości.

Najlepsze praktyki w zakresie zarządzania przypadkami i procesów zespołowych w whistleblowingu

• Czy organizacja jest zobowiązana ujawnić wynik sygnaliście? 

W kontekście zgłoszeń wewnętrznych przekazanie osobie zgłaszającej wyczerpujących informacji o postępowaniu w sprawie zgłoszenia, w zakresie dopuszczonym przez prawo, ma kluczowe znaczenie dla budowy zaufania w aspekcie efektywności ogólnego systemu ochrony sygnalistów. Ponadto obniża to prawdopodobieństwo dalszych, niepotrzebnych zgłoszeń lub publicznego ujawnienia przedmiotu zgłoszenia. 

Osoba zgłaszająca powinna zostać poinformowana we właściwym terminie o wszelkich działaniach planowanych lub podjętych w wyniku zgłoszenia oraz o podstawach takiego wyboru. Takie działania mogą obejmować przekierowanie sprawy do innych kanałów lub procedur, np. w związku z brakiem wystarczających dowodów, wszczęcie postępowania wewnętrznego, a także środki podjęte w związku ze zgłoszeniem lub przekazanie sprawy do organów zewnętrznych w celu dodatkowego zbadania. 

We wszystkich przypadkach osoba zgłaszająca powinna być informowana o postępie i wynikach postępowania wyjaśniającego. W toku postępowania powinno być możliwe zadawanie osobie zgłaszającej pytań o dodatkowe informacje, jednak bez obowiązku podawania takich informacji.

(W przypadku organizacji z siedzibą na terenie UE, ten obszar będzie regulowany po przeniesieniu unijnej dyrektywy w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach do prawa krajowego, najpóźniej do końca grudnia 2021 r.).

• Ale czy informowanie sygnalisty o postępie rozstrzygania jego zgłoszenia nie wiąże się z ryzykiem?

Rzeczywiście, konieczne jest zbilansowanie praw i obowiązków sygnalisty, organizacji i osób, których dotyczy zgłoszenie (np. oskarżonych). Jeśli zgłoszenie zostało złożone anonimowo, można skorzystać z rozwiązań technologicznych, które umożliwią komunikację z sygnalistą, zachowując przy tym jego anonimowość. Z pewnością, sygnaliście nie należy przekazywać żadnych wrażliwych informacji, ponieważ to mogłoby być niekorzystne dla postępowania wyjaśniającego i wyeliminowania nieprawidłowości.

• Czy ciągle konieczne jest niezwłoczne badanie anonimowych zgłoszeń, które nie zawierają szczegółowych informacji?

Wdrożony proces whistleblowingu powinien ułatwiać nawiązanie kontaktu z osobą zgłaszającą, w ramach rozwiązania technologicznego lub w innym niezawodnym procesie przekazywania informacji zwrotnych. Dialog buduje zaufanie i pozwala dotrzeć do sedna zgłoszenia. Jednak nie zawsze zgłaszający chce podać dodatkowe informacje. Strategia prowadzenia postępowań wyjaśniających powinna uwzględniać sytuacje, w których niemożliwe będzie uzyskanie informacji uzupełniających od osoby zgłaszającej. 

(W przypadku organizacji z siedzibą na terenie UE, ten obszar będzie regulowany po przeniesieniu unijnej dyrektywy w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach do prawa krajowego, najpóźniej do końca grudnia 2021 r.).

• Jaki jest „rekomendowany” termin reakcji na zgłoszenie? 

Szybkość z jaką podejmowane jest zgłoszenie zależy od każdej organizacji. Zalecany czas reakcji zależy od przedmiotu i pilności zgłoszonej nieprawidłowości, a także poziomu złożoności niezbędnego postępowania wyjaśniającego. W każdym przypadku zaleca się poinformowanie sygnalisty o przyjęciu zgłoszenia i podjęciu odpowiednich działań. 

(W przypadku organizacji z siedzibą na terenie UE, ten obszar będzie regulowany po przeniesieniu unijnej dyrektywy w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach do prawa krajowego, najpóźniej do końca grudnia 2021 r.).

• Wielu sygnalistów nie podaje żadnych danych potwierdzających ich oskarżenia. Jak postępować z takimi zgłoszeniami?

Rzadko zdarza się, aby składane zgłoszenia nieprawidłowości były wyczerpujące. Zaleca się opracowanie solidnej procedury wstępnej kwalifikacji i postępowania wyjaśniającego, która umożliwi komunikację z osobą zgłaszającą. Obowiązek badania zgłoszeń i określania ich zasadności spoczywa na organizacji, a nie na zgłaszającym. Trzeba mieć na uwadze, że osoby zgłaszające często zachowują ostrożność i obawiają się reperkusji, dlatego mogą wstrzymać się z ujawnieniem szczegółowych informacji do czasu uzyskania gwarancji bezpieczeństwa.

• Jak chronić tożsamość sygnalisty w postępowaniu wyjaśniającym zgłoszenie? 

Najlepiej zapewnić anonimowość sygnalisty lub poufność jego danych, np. uruchamiając kanały bezpiecznej komunikacji lub angażując do obsługi zgłoszenia doświadczone, bezstronne osoby. 

• W jaki sposób sprawić, aby niekiedy odizolowane zespoły rozpatrywały sprawy w każdym aspekcie?

Zgłoszenia sygnalistów mogą obejmować niezwykle zróżnicowane kwestie i wymagać eksperckiej wiedzy z wielu dziedzin. Dobrym pomysłem będzie wyznaczenie osób, które będą nadzorować cały proces. Rozpatrywanie niektórych zagadnień można także zlecić niezależnym podmiotom, na przykład kancelariom prawnym. W większych organizacjach przydatne może być także powołanie zespołu ds. whistleblowingu, w którym znajdą się przedstawiciele różnych działów, w tym prawnego, zapewnienia zgodności, kadr, księgowości, etyki i tym podobnych. 

• Co w sytuacji, kiedy firma wyznaczy do przyjmowania zgłoszeń osobę, która nie będzie wiarygodna?

Jedna osoba, może rzeczywiście stanowić „wąskie gardło” systemu. Wówczas również użyteczny staje się zespół ludzi (jak wspomniany wcześniej), który zapewni właściwą i niezależną ocenę zgłoszeń. Szeroki przekrój stanowisk i działów zwiększy rzetelność zespołu. Dobrą praktyką jest również opracowanie procedury eskalacji podczas tworzenia programu. Taka procedura zapewni gotowość zespołu w przypadkach wymagających szybkiego działania. 

• W jakim dziale należy umiejscowić proces whistleblowingu? 

Optymalne będzie połączenie działu prawnego, compliance i być może również audytu. Należy również rozważyć powołanie rady nadzorczej i komisji etyki.

Najlepsze praktyki w zakresie obsługi przypadków niebędących zgłoszeniami nieprawidłowości i zgłoszeń w złej wierze

• Czy procedury zgłaszania skarg należy zintegrować z procedurą whistleblowingu, czy obsługiwać osobno?

To zależy od charakterystyki każdej organizacji. Zaleca się jednak, aby kwestią kwalifikacji zgłoszenia nie obciążać sygnalisty, ale powierzyć to ekspertom, którzy odbiorą zgłoszenie.

Proponujemy wyjście poza ścisłe definicje prawne dotyczące informowania o nieprawidłowościach. Na przykład zgłoszenia dotyczące kwestii kadrowych mogą być dobrym wskaźnikiem niepożądanej kultury pracy, przy której bardziej prawdopodobne jest występowanie nieprawidłowości. W przypadkach otrzymywania tego rodzaju zgłoszeń najlepiej jest powiadomić osobę, która przesłała zgłoszenie, i skierować ją do odpowiedniego menedżera, działu HR lub innej komórki.

• W jaki sposób kierownictwo może rozróżnić faktyczne informacje o nieprawidłowościach od zgłoszeń składanych w złej wierze przez anonimowych członków personelu?

Zgłoszenie w złej wierze ma miejsce wtedy, gdy osoba zgłaszająca świadomie i celowo podaje nieprawdziwe lub wprowadzające w błąd informacje. Stwierdzenie tego w przypadku anonimowych zgłaszających jest trudne. Rozmowa z osobą zgłaszającą może pomóc w ustaleniu, czy zgłoszenie zostało złożone w dobrej wierze, czy nie.

Zapobieganie działaniom odwetowym wobec sygnalistów

• Dlaczego czasami sygnaliści są źle traktowani za podejmowanie bardzo trudnych decyzji w nieprzyjemnych okolicznościach i jak możemy ich przed tym skutecznie chronić?

Niektóre osoby mogą poczuć się zagrożone w związku ze zgłoszeniem i dlatego podejmować działania odwetowe wobec sygnalistów.

Jednym ze sposobów ograniczania działań odwetowych może być otwarte traktowanie sygnalistów jako bohaterów; na przykład sieć odzieżowa H&M zatrudniła sygnalistę z firmy Cambridge Analytica na stanowisku dyrektora działu badań.

• Jak wyeliminować ryzyko potencjalnych działań odwetowych wobec sygnalistów?

Takie działania muszą zostać zabronione i należy zapobiegać próbom ich podejmowania, ponieważ to zniechęca do informowania o nieprawidłowościach. Ryzyko działań odwetowych lub wszelkich negatywnych konsekwencji dla sygnalisty można zminimalizować, zapewniając poufność wszystkich podanych informacji.

(W przypadku organizacji z siedzibą na terenie UE, ten obszar będzie regulowany po przeniesieniu unijnej dyrektywy w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach do prawa krajowego, najpóźniej do końca grudnia 2021 r.).

Na koniec pytania dotyczące unijnej dyrektywy w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach

• Czy informowanie o nieprawidłowościach dotyczy tylko oszustw i korupcji? 

Nie, dyrektywa dotyczy naruszeń prawa Unii Europejskiej. Oczekuje się, że co najmniej niektóre kraje członkowskie rozszerzą zakres zgłoszeń objętych ochroną. Zalecamy uznanie za istotne wszelkich przypadków niewłaściwego postępowania w miejscu pracy. Mogą to być oszustwa, korupcja, naruszenia praw człowieka, naruszenia związane z ochroną danych osobowych itp.

• Czy w przypadku, gdy sygnalista nie postąpi zgodnie z dyrektywą, tylko ujawni nieprawidłowości publicznie, można podjąć przeciwko niemu kroki prawne?

Dyrektywa wprost zapewnia ochronę sygnalistów w takich przypadkach. Sygnalista może informować o nieprawidłowościach publicznie, jeśli ma uzasadnione przesłanki dla takiej decyzji, na przykład jeśli nie ufa wewnętrznemu systemowi w organizacji. W innych przypadkach podjęcie działań prawnych może być brane pod uwagę. Jednak organizacje powinny rozważyć ryzyko takiego kroku — pozwanie sygnalisty to delikatna kwestia.

• Jak radzić sobie z różnymi definicjami występującymi w różnych systemach prawnych, a także z różnymi normami?

Należy wybierać rozwiązania, które umożliwią uzyskanie zgodności z systemami prawnymi różnych krajów. W przypadku nachodzących na siebie zakresów obowiązków, radzimy zastosować się do systemu z najbardziej rygorystycznymi przepisami, co zapewni zgodność z przepisami obowiązującymi w pozostałych systemach, a także zademonstruje zaangażowanie organizacji w kwestie etyki.

Nagranie z webinarium możesz obejrzeć tutaj. Możesz także pobrać infografiki prezentowane podczas webinarium. Więcej informacji na temat najlepszych praktyk dotyczących whistleblowing zawiera nasz podręcznik: Przewodnik budowy rozwiązania whistleblowingu, które zwiększy zadowolenie klientów i pracowników. 


W celu uzyskania dodatkowych informacji prosimy o kontakt:

Jan Tadeusz Stappers, LL.M.

Senior Manager, Partner

jan.stappers@whistleb.com