Premiera podręcznika WhistleB poświęconego zagadnieniom whistleblowingu dla kierownictwa i zarządów firm

W tym miesiącu będzie miała miejsce premiera nowego podręcznika poświęconego zagadnieniom whistleblowingu dla kierownictwa i zarządów firm: przewodnika po kolejnych etapach wdrażania rozwiązania do obsługi zgłoszeń w ramach whistleblowingu z myślą o zwiększaniu poziomu zadowolenia klientów i pracowników. Podręcznik poświęcony zagadnieniom whistleblowingu dostarczy kierownictwu i zarządom firm praktycznych wskazówek dotyczących prawidłowego i efektywnego konfigurowania i korzystania z rozwiązania do obsługi zgłoszeń w ramach whistleblowingu – usługi wspierającej zrównoważoną rentowność oraz zwiększającej poziom zaufania klientów.

W poniższej rozmowie współzałożycielki i współautorki sukcesu firmy WhistleB – Gunilla Hadders i Karin Henriksson – wspominają o niektórych najistotniejszych kwestiach opisanych w podręczniku poświęconym zagadnieniom whistleblowingu z punktu widzenia potrzeb członków kierownictwa i zarządów.

Podręcznik uprzedza nową dyrektywę UE, która wprowadzi wielkie zmiany: wszystkie europejskie firmy zatrudniające ponad 50 osób będą musiały wdrożyć system whistleblowingu. Publikacja zawiera proste i praktyczne porady dotyczące bezpiecznego i sprawnego wdrażania. Jak jednak zarządy i kierownictwo firm mogą zagwarantować sobie wykorzystanie kanału oraz otrzymywanie zgłoszeń nieprawidłowości?

„Moim zdaniem najlepiej sprawdza się wyjaśnienie celu wprowadzenia rozwiązania do obsługi zgłoszeń w ramach whistleblowingu. Należy podkreślić znaczenie przestrzegania zasad – także z perspektywy biznesowej. Kluczową sprawą jest ustalenie odpowiedniego tonu przekazu na górze w celu zbudowania zaufania do systemu whistleblowingu. Zaufanie ma fundamentalne znaczenie z punktu widzenia gotowości do zgłaszania nieprawidłowości krytycznych dla funkcjonowania firmy. System należy uczynić możliwie najbardziej dostępnym, wygodnym i prostym w użyciu dla osób zgłaszających nieprawidłowości” – wyjaśnia Gunilla Hadders.

„Należy także podkreślić, że osoby informujące o nieprawidłowościach mogą pozostać anonimowe, a jeśli zdecydują się ujawnić swoją tożsamość, nie muszą obawiać się żadnych konsekwencji” – dodaje Karin Henriksson. „Pewność tego, że system whistleblowingu gwarantuje bezpieczeństwo, a proces jest dobrze przemyślany, ma istotny wpływ na gotowość do zgłaszania nieprawidłowości w kwestiach kluczowych dla firmy”.

Wszyscy znamy z mediów sprawy, które trafiły do publicznej wiadomości, mimo że firmy, których one dotyczą, dysponują systemem whistleblowingu. Jak można temu zaradzić?

„Wracamy tutaj do kwestii zaufania. Użytkownicy powinni ufać systemowi oraz procesowi obsługi zgłoszeń. Okazuje się, że najistotniejsze jest wyznaczenie wykwalifikowanego zespołu do odbierania zgłoszeń. Zespół ten powinien składać się z prawdziwych profesjonalistów – osób uczciwych, godnych zaufania oraz umiejących zarządzać bardzo wrażliwymi sprawami. Zasadniczo powinien on być niewielki, ale muszą się w nim znaleźć osoby o różnych kompetencjach. Wprowadzenie rozmaitych ról pozwala wzmocnić rzetelność zespołu” – mówi Karin Henriksson. „Nie ma przecież nic ważniejszego niż bezpieczne zarządzanie poufnymi informacjami. Bezpieczeństwo jest sprawą kluczową”.

„Kolejnym ważnym aspektem jest cyfryzacja” – dodaje Gunilla Hadders. „Cyfrowy system whistleblowingu znacząco zmniejsza ryzyko związane z bezpieczeństwem informacji. Co istotne, minimalizacja ryzyka jest możliwa wtedy, gdy dane dotyczące całego procesu zarządzania sprawami są przechowywane w cyfrowej postaci w rozwiązaniu do obsługi zgłoszeń w ramach whistleblowingu, a nie w skrzynce odbiorczej lub na prywatnym komputerze jednej osoby. Kolejną korzyścią płynącą z dostępu do cyfrowego systemu zgłaszania nieprawidłowości i zarządzania nimi są ustrukturyzowane i zautomatyzowane procesy, które wspierają bezpieczeństwo oraz skracają czas oczekiwania na obsługę zgłoszeń, przez co wszystko przebiega sprawniej”.

W podręczniku poświęconym zagadnieniom whistleblowingu odwołujecie się do wartości rynkowej. Przekonujecie, że rozwiązanie do obsługi zgłoszeń w ramach whistleblowingu przynosi wzmocnienie zrównoważonej działalności firmy oraz zaufania ze strony pracowników i klientów. Są to korzyści, które firmy nie zawsze biorą pod uwagę w kontekście whistleblowingu. Jakie są Wasze doświadczenia w tej materii?

„Przede wszystkim firmy minimalizują ryzyko biznesowe, ponieważ posiadanie rozwiązania do obsługi zgłoszeń w ramach whistleblowingu ma działanie prewencyjne. A jeśli mimo wszystko dojdzie do niepożądanego zdarzenia, firma może podjąć błyskawiczne działania. Jednak prawdą jest również to, że zaufanie do firmy może wzrosnąć, jeśli zarząd potrafi jasno wskazać środki podjęte w ramach dążenia do prowadzenia zrównoważonej i etycznej działalności. Wpływa to pozytywnie na poziom zadowolenia zarówno klientów, jak i pracowników” – zapewnia Gunilla Hadders.

„Jednak wymaga to zapewnienia stałego przepływu informacji na temat rozwiązania do obsługi zgłoszeń w ramach whistleblowingu oraz na temat swojego zobowiązania do przestrzegania zasad. O zakończeniu wdrażania rozwiązania do obsługi zgłoszeń w ramach whistleblowingu należy poinformować klientów. Są oni w tej samej sytuacji co my – chcą mieć pewność, że ich łańcuch wartości funkcjonuje w zrównoważony sposób” – dodaje Gunilla Hadders.

„Kluczowe jest także zaangażowanie zarządu w śledzenie wyników. Muszą one być analizowane i monitorowane przez zarząd. W ten sposób system whistleblowingu pomaga w uzyskaniu kluczowych informacji na temat działalności. Oprócz powiadomień o poważnych zdarzeniach wymagających pilnego działania system whistleblowingu zapewnia efektywną kontrolę stanu organizacji” – podsumowuje Karin Henriksson.

Wersja elektroniczna dostępna jest do pobrania, a wersję papierową można zamówić w serwisach Amazon lub Bokus