Lancement du guide WhistleB sur les alertes professionnelles à destination des chefs d’entreprise et membres des conseils d’administration

Ce mois-ci, nous lançons un nouveau guide sur les alertes professionnelles à destination des chefs d’entreprise et membres des conseils d’administration : Le guide pratique pour mettre en œuvre un dispositif d’alertes professionnelles qui améliore la satisfaction des clients et des collaborateurs. Le guide sur les alertes professionnelles aide les chefs d’entreprise et membres des conseils d’administration à mettre en place et gérer correctement et efficacement une solution d’alertes professionnelles : un dispositif qui génère des bénéfices durables et renforce la confiance des clients.

Dans cette interview, les co-autrices et cofondatrices de WhistleB, Gunilla Hadders et Karin Henriksson, partagent certaines des informations clefs tirées du guide sur les alertes professionnelles qui peuvent aider les chefs d’entreprise et membres des conseils d’administration.

La création de ce guide répond à la mise en vigueur prochaine d’une nouvelle directive de l’UE qui implique des changements majeurs sur le marché. En effet, toutes les entreprises européennes de plus de 50 employés vont devoir mettre en œuvre un dispositif d’alertes professionnelles. Ce guide fournit des conseils simples et pratiques pour réaliser un déploiement réussi et sécurisé. Mais comment les membres des conseils d’administration et les chefs d’entreprise peuvent-ils faire pour s’assurer que le canal de signalement mis à disposition est utilisé ? Et comment doivent-ils faire pour vérifier qu’ils reçoivent bien les rapports critiques qui leur sont adressés ?

« Je vous conseille d’être transparent sur l’objectif du dispositif d’alertes professionnelles et de bien expliquer son caractère indispensable. Expliquez combien il est important de bien faire les choses, et ce aussi d’un point de vue commercial. Il est essentiel que les bonnes pratiques soient enseignées aux dirigeants pour susciter la confiance envers le dispositif d’alertes professionnelles. Cette étape est fondamentale à la bonne réception des rapports qui sont primordiaux pour la réussite de votre entreprise. Et n’oubliez pas de faire en sorte que le dispositif de signalement soit le plus accessible, disponible et simple possible », explique Gunilla Hadders.

« Oui, et expliquez clairement que tout lanceur d’alerte peut rester anonyme et que les lanceurs d’alerte qui dévoilent leur identité ne risquent pas de subir de représailles », poursuit Karin Henriksson. « Les utilisateurs doivent savoir que le dispositif d’alertes professionnelles est sécurisé et que la procédure proposée a été bien pensée pour permettre à votre entreprise de recevoir des rapports critiques. »

Nous avons déjà tous lu dans les médias que certains incidents sont devenus des affaires publiques, et ce même lorsque les entreprises en question disposaient d’un dispositif d’alertes professionnelles. Qu’en pensez-vous ?

« On en revient toujours au problème de confiance. Vos clients et collaborateurs doivent avoir confiance dans le dispositif ainsi que dans la procédure de traitement des rapports. Nous avons constaté qu’il était primordial d’assigner une équipe qualifiée à la réception des rapports. Cette équipe doit être composée de professionnels, c’est-à-dire des individus d’une grande intégrité, de confiance et dotés des compétences requises au traitement de cas très sensibles. En règle générale, nous vous conseillons de former une petite équipe composée de personnes aux aptitudes diverses et variées. Quand une équipe est constituée de profils très différents, cela renforce son intégrité », explique Karin Henriksson. « Et nous ne saurions trop insister sur l’importance d’assurer une gestion sécurisée des informations sensibles. Il ne faut jamais sous-estimer la sécurité. »

« Autre aspect important : la révolution numérique », ajoute Gunilla Hadders. « Un dispositif d’alertes professionnelles numérique réduit de manière significative les risques liés à la sécurité de l’information. Les risques sont considérablement réduits quand les données sont disponibles dans le dispositif d’alertes professionnelles numérique, et ce tout au long de la procédure de traitement d’un cas, et qu’elles ne restent pas dans l’ordinateur ou la boîte de réception d’un collaborateur. L’utilisation d’un dispositif de signalement et de gestion des cas numérique offre un autre avantage : la structure et les procédures automatisées renforcent la sécurité et réduisent le temps de latence inhérent au traitement d’un rapport, ce qui permet d’améliorer l’efficacité de la procédure. »

Dans le guide sur les alertes professionnelles, vous définissez la valeur de ce dispositif du point de vue du marché. Vous affirmez que mettre en œuvre une solution d’alertes professionnelles permet d’améliorer le profil de durabilité de l’entreprise et renforce le rapport de confiance que les collaborateurs et clients entretiennent avec celle-ci. Il s’agit donc de retombées positives auxquelles les entreprises ne pensent pas nécessairement concernant les alertes professionnelles. Que vous dit votre expérience ?

« Tout d’abord, en mettant en place une solution d’alertes professionnelles, les entreprises réduisent les risques commerciaux qu’elles encourent. Et si un incident se produit, l’entreprise est alors en mesure de réagir rapidement. Mais il est également vrai que la confiance au sein d’une entreprise peut croître lorsque les membres de son conseil d’administration prennent des mesures claires en faveur d’un développement durable et éthique. Cette situation a un impact positif aussi bien sur la satisfaction des collaborateurs que sur celle des clients », explique Gunilla Hadders.

« Mais pour ce faire, vous devez communiquer au sujet de votre solution d’alertes professionnelles. Exprimez votre engagement à faire ce qui est juste. Une fois que votre solution d’alertes professionnelles est mise en place, informez-en vos clients. Ils sont dans la même situation que vous : ils doivent s’assurer que leur chaîne de valeur fonctionne de façon durable », ajoute Gunilla Hadders.

« Enfin, les membres de votre conseil d’administration doivent impérativement être engagés dans ce processus et recevoir les résultats. Vous devez analyser les résultats et assurer un suivi continu par les membres du conseil d’administration. Votre dispositif d’alertes professionnelles peut vous permettre de collecter des informations essentielles sur votre entreprise. En plus de vous alerter des incidents graves que vous devez gérer immédiatement, votre dispositif d’alertes professionnelles vous permet de vérifier rapidement la santé de votre entreprise », conclut Karin Henriksson.

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