¿Necesitas implantar un sistema de denuncias? Echa un vistazo a nuestros tres mejores consejos

¿Es tu empresa una de las miles que deben afrontar la implementación de un sistema de denuncias en los próximos años? De ser así, el nuevo manual sobre denuncias de WhistleB podría ser justo lo que necesitas. La Guía definitiva para implantar una solución de denuncias que aumente el grado de satisfacción de clientes y empleados ha sido concebida para ayudar a las empresas europeas a cumplir con la nueva legislación de protección al denunciante, y también para sacar el máximo partido de la propia implementación del sistema de denuncias.

En esta serie de artículos veraniegos de nuestro blog, publicaremos fragmentos del nuevo manual de denuncias, que cubrirán temas como la seguridad de la informaci´ón, recursos útiles, gestión de casos, aspectos legales, cultura corporativa y mucho más. Así que ponte cómodo/a y disfruta ya de la primera entrega de esta serie: Las tres principales recomendaciones de WhistleB – Nuestros mejores consejos para implementar un sistema de denuncias eficaz basado en la confianza.

1. Localiza casos críticos para tu negocio, fomentando y proporcionando canales de notificación de fácil acceso en los que tus trabajadores confíen

Informa sobre el propósito de la solución de denuncias. La comunicación debe ser fluida para ayudar a que los individuos se involucren y se decidan a dar la voz de alarma. Esto implica aprender a transmitir los valores fundamentales de la organización y su filosofía empresarial, siempre acorde al código de conducta.

Primero. Es esencial marcar el tono adecuado desde arriba para generar confianza. Segundo. Es probable que sea la primera vez en su vida que la persona denuncia, de manera que la situación puede resultarle extremadamente estresante. Trata de desdramatizar el hecho de denunciar mientras conversáis y simplifica el proceso todo lo que esté en tu mano. Recuerda que la seguridad es muy importante; infórmale sobre tus soluciones de seguridad para generar más confianza.

Reduce el miedo a represalias. Todo cuanto necesitas para acceder a información relevante sobre tu negocio es el informe de un denunciante anónimo. Al implementar canales de comunicación realmente anónimos, aumentas las probabilidades de obtener notificaciones sobre irregularidades graves y, por tanto, tienes la oportunidad de minimizar riesgos y daños. La gente necesita saber que estará protegida frente a cualquier tipo de represalia.

Haz que denunciar resulte fácil. Elimina toda limitación. El denunciante debe poder enviar su informe cuando quiera, donde quiera y desde cualquier dispositivo. Permíteles realizar la denuncia en cualquier idioma. Y no compliques el proceso con cuestionarios difíciles. El canal de comunicación con el denunciante debe ser tan fácil de usar como sea posible.

2. Mantén la confianza proporcionando un sistema con un elevado nivel de seguridad de la información y haciendo que tu equipo de profesionales se comprometan a gestionar las denuncias con integridad

Asigna siempre la recepción de informes a un equipo profesional. Tu equipo debe estar compuesto por profesionales: individuos que destaquen por su integridad y compromiso, en los que puedas confiar y que sepan cómo manejar situaciones difíciles. Por norma, ese equipo debería ser reducido, aunque también debería incluir expertos con distintas competencias. La diversidad de cargos refuerza la integridad del equipo.

Responde a todos los mensajes. Trata todos los casos con la mayor confidencialidad posible para proteger la identidad tanto del denunciante como de la persona acusada. Cuando respondas, hazlo rápido y sé muy respetuoso. La respuesta es una parte fundamental para generar confianza en el proceso de gestión de casos. Sin embargo, deberás ser cauto y conciso con la información que das, especialmente si el denunciante es anónimo.

Garantiza procesos fiables y seguros. La seguridad importa. Tienes la responsabilidad de proteger al denunciante anónimo, además de otros datos sensibles recibidos e investigados. En primer lugar, asegúrate de que tu solución posee las mejores prestaciones de seguridad de datos del mercado y monitorízala constantemente.

En segundo lugar, tus procesos deberán cumplir con la normativa nacional sobre protección de datos y los reglamentos de denuncias, incluyendo registros seguros de las actividades realizadas por los gestores de casos y adecuadas medidas de seguridad durante la investigación para poder proteger a los individuos involucrados. En tercer lugar, cuando se cierre un caso, la información directa o indirectamente vinculada deberá eliminarse de forma permanente de cualquier organización que controle los datos dentro de la UE.

3. Reafirma tu compromiso y analiza los resultados

Transmite a los clientes tu compromiso firme de que siempre harás lo correcto. Todo cuanto hagas deberá repercutir en un mayor grado de satisfacción para tus clientes habituales o, en su defecto, atraer a nuevos clientes. Una vez que hayas puesto en marcha tu servicio de denuncias, házselo saber a tus clientes. Tus clientes se encuentran en tu misma posición. Es decir, ellos también necesitan asegurarse de que su cadena de valor funciona de modo sostenible.

Transmite tu compromiso con un entorno de trabajo seguro y sostenible para atraer al talento. Trabajadores comprometidos y responsables son tu mejor baza para mantener elevados niveles de satisfacción en tus clientes y beneficios sostenibles. Este tipo de personas traerán lo mejor de sí a tu negocio, independientemente de mecanismos como códigos de conducta. Así que ¡atráelos a tu empresa! Las generaciones jóvenes son más propensas a elegir una empresa con una gestión responsable, elevados valores éticos y códigos de conducta ya afianzados.

Analiza los resultados y asegúrate de que los consejeros llevan a cabo una supervisión constante de los mismos. Así, tu sistema de denuncias podrá ayudarte a obtener información vital sobre tu propia organización. El consejo deberá tener acceso ilimitado al sistema: a los informes recibidos, a las estadísticas acumuladas e incluso hasta a cómo se ha gestionado cada caso. Además de alertar ante incidentes graves que deben gestionarse de inmediato, tu sistema se encargará de realizar un «chequeo» eficaz a la salud general de tu empresa.

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Contacto:

Gunilla Hadders, coautora y asesora sénior en WhistleB, Whistleblowing Centre
+46  70 214 88 73, gunilla.hadders@whistleb.com